有效的沟通必须有条理，讯息量越大，越需要有清楚的结构来支撑，像是盖房子一样，有了骨架，就能创造出具体的方向感与空间感。研究显示，同样的内容，人们对有结构的讯息记忆度多40%。职场作家Thai Nguyen认为，明确的沟通结构对自己来说有两种好处：其一是可以让自己组织并记住想法，其二是使听众更容易遵循并保持专注。以下是三种讯息结构，可视沟通场合、类型，选择应用。
3Ｉ法则：issue（抛议题）、illustration（给画面）、invitation（提出邀请）
此方法追求更多意见回馈，属于发散式的言谈，偏向面的概念。
首先，概要的提点一下想法或主题，给大家一个出发点思考，接下来就是用一个故事、笑话或比喻去具体化方才的想法。在大家听完后，再主动用抛出相关问题，邀请大家加入讨论并给予其他回应。哈佛大学的研究显示，人们喜欢用图像或具体的事例辅佐说明，不但更能精确地传达意思，也更有记忆点。例如，要讲述如何拥有国际化视野，便能用自身出国考察体验到的事例与他人说明，最后带回提升视野水平的主题，并邀请有相同经验或有其他想法的人发表，藉此获得更多回馈。
适用情境：建立新的关系、主题性对话、寻求意见、邀请他人分享观点
3个W：What（什么事）、So What（影响谁）、Now What（该怎么做）
此方法较为引导性、步骤性的沟通。
同时，这是一个更加以讲者为中心的方法。首先，简要地定义你的主要观点或论证，最好能把它浓缩到一句话，至多两句话，让概念能够清晰的印在他人脑中。接下来，提出「为什么」，让自己回答这个问题，藉由探讨主要概念将听众带入情境中，同时也能让他们明白后引发更多讨论。而要让他人应该听取自己的见解，则应利用研究或证据，进一步让听众明白主题与讨论的连结，另一方面，让听众明白，若对此问题没有会应将受到什么样的影响，引导他们持续思考该主题。最后，「现在是如何」将是最后给予听众的提问式问题，此时给予他人一个具体的方法，如何迈出下一步，给出确切要点，完整讲述整个议题。
适用情境：教学环境、商议辩论、澄清意见、说服性谈话
三、PSB架构：problem（问题）、solution（解方）、benefit（优势）
此方法较为聚焦，著重在单一事件的解决，偏向点的概念。
这种结构不太依赖说服力，因主要目标不是争论或提出证据来证明观点，通常用于讨论事实或明确遇到的难题，重点在于「解决方案」。因此首先要介绍一明确的问题点，用最快的时间让他人理解讨论主题。接著，介绍自己深思熟虑后的解决方案。若处于投资者的正式场合，解决方案需要非常详细且全面，同时应该要有自信能够回应任何问题和批评。最后，用「优势」巧妙的收尾，衬托出解决方案的重要性，不用特别强调，因听众回应会因为好的解决方案而同意相关的优势。同时，他们的回应和对于优势的回应将等同于解决方案的优劣。
