你是否有过这样的经历:
BOSS将工作交给你,一开始你认为被分配的任务小菜一碟,分分钟就能搞定,但是几乎花了2-3天的时间,还是加班加点才真正完成了这项工作。
无数次的为自己险些错过最后期限而庆幸,为错过了截止日期而后悔,悔自己不是“时间管理”大师。也许不是你的时间管理能力弱,而是我们掉进了计划谬误的陷阱。
什么是计划谬误?
简单来说,就是人们往往高估简单任务完成所需要的时间,而低估完成较长任务所需的时间。前者使我们在简单任务上预留了更多的时间,而后者则时我们在复杂任务上,迟迟不去动手。最终导致自己表现出了拖延任务的习惯和结果。
在这个世界上最大的谎言:
一个星期内看完一本书
一个月之后我要减20斤
三天内把方案做完
每天跟妈妈聊电话/每周要给家里打电话
......
为什么会出现这样的情况,其实在做计划的时候,我们都倾向于以最理想的状态来进行预期,有意无意的忽略过程中可能会发生的意外情况。哪怕是在过去经历中多次出现的情况,也会认为是外界原因导致,不会影响“这次”的计划。
“虽然昨天我因为看剧影响了进度,但是今天我一定不会看手机了。”结果和前天一样,出去聚餐,还是没有完成。
那么该如何打破计划谬误的魔咒,让自己能够掌控计划?一旦你列出了自己的“待办事项清单”,下面几条建议,也许对你有帮助:
开始
试着克服“我现在不想开始这个任务”或“我没心情完成这个任务”的心态。
任务本身,不会因为你的喜好和你的动机而发生改变,一旦有人分配给你,你就必须完成任务。因此,改变面对任务的态度,也许可以改变你的生活!
如果你和我一样,那么不论你有多不愿意开始一项工作,当你开始第一步之后,后边的事情会越来越顺利,根本停不下来。
而且开始的的越早,在截止日期之前,你才有更多的时间去“浪费”,也许还有多的时间来优化成果。
记录当下的进度表
这样你会清楚自己在完成重要任务之前,花费了多少时间去完成一些计划外的事情。每天和每周回顾一下你所记录的内容,这样你会更清楚,究竟自己以为的“意外事件”是否真的不会再发生。
一个小的技巧是:如果你设定了一项工作的最后期限,那么也同时设置一个最后期限的缓冲期。不要让两项工作在时间安排上“无缝对接”,因为如果前一项工作实在没有完成,也会影响后面安排的任务。如果一个人把最后期限定在上午10点,而缓冲期是15分钟,那么他应该计划在上午10点15分开始下一个任务。
得到朋友或同事的帮助
当有其他人了解你的计划时,你对计划的执行会更负责。如果你在拖延,这个人可以回顾你的进展或提醒你。当然,你也可以用APP或者备忘录来提醒自己。
同时,分配一定的工作给更擅长更有效完成这项工作的人,或者向他寻求帮助,能够推进你的完成进度。
抓住碎片时间
即使是很短的时间也足以开始一项任务。我们总是把这些宝贵的时间浪费在本该在奖励时间完成的事情上,结果浪费了很多时间。
例如,原本在上班的路上,可以将今天的待办事项梳理清楚,或者回复一封昨天遗留的工作邮件,却因为时间不长,而刷起了抖音和热搜。
尽善尽美
如果一项工作对你来说既重要和又紧迫,那么它应该被完成得尽善尽美,否则你将陷入无尽的赶工和复工的轮回当中。
需要注意的是,不是在做计划时,考虑得尽善尽美,而是在执行的过程中,保质保量地完成。当做计划的时间已经超过了全部时间的20%,那你很有可能无法按时完成了。
别忘了奖励自己
在紧凑的日程中计划一两次休息是很重要的。这既能提高你的工作效率,也有助于你重新振作起来,以新的活力执行下一个任务。
如果可以选,让自己保持积极的去面对下一项工作。
祝你计划愉快~
END
关注【Simon来了】,后台回复【时间管理】,送你【time-management-tips】