复盘除了可以用在自我提升领域,更可以用在工作项目上。学会对项目进行复盘,复盘一个项目,顶你做十个项目。
在项目复盘领域,已经有很多牛逼的公司,做得非常到位,比如美军、谷歌、英国石油公司,等等。特别是英国石油公司,不仅充分使用复盘这个工具,对项目复盘,提升组织能力,还将这些复盘的经验进行总结提炼,形成12条“秘诀”。
这12条“秘诀”非常宝贵,基本上将项目复盘的方法及注意事项总结的很清楚,我将这12条“秘诀”,结合我的项目经验,进行了内化,内化内容如下。
1,召集会议
召开面对的会议,而不是视频会议或者电话会议,这样项目复盘的效果才能得到保证。
对于召集会议的时间,理想状态是,在项目结束后两周。
同样,对于项目复盘的地点,尽可能靠近项目进行的地方,这样可以在项目复盘会议上,重启大家的记忆,有助提升项目复盘效果。
如果可以,把项目复盘会议当成一次庆祝活动。
对于会议的发言时间,建议每个至少20分钟。
2,邀请合适的人
邀请一个客户参加,这样可以将讨论出来的结论,马上传递给客户。
同时,项目负责人一定要参加,项目主要成员也要参加。
如果能把高层领导也请到,会大大提高利益各方的重视程度。
3,任命联络人
指定一名独立的联络人,这个人是和项目干系不大的第三方人员,不能是领导,也不必是业务专家,只要能引导大家讨论、开好项目复盘会。
4,重温项目的目标和交付成果
项目复盘从明确最初的目标开始,询问“我们预期的目标是什么?”“我们取得的真正成果是什么?”“我们是否达成了预期目标?”
5,重温项目的计划或过程
项目复盘,需要重新审查项目计划,将它实际情况进行对比,找出差距。如果可以,描绘出项目的全貌。
联络人可以和会议成员一起,画出项目的流程、关键任务,这样可以知道项目哪些是延迟,哪些是达成。
6,询问“什么做得很成功”
项目复盘要从好的地方开始,不要一上来就自我反省、开批斗会。
联络人可以问“在目标达成过程中,我们取得成功的有哪几步?项目中做得最棒的是什么地方?”
同时多问几个“为什么”,它会让你很快找到问题的根源。
7,分析成功的原因,并将结论转换成对未来工作的建议
这个部分,可以采用团队共创(行动学习的一种形式)的方法,让大家创畅所欲言,自由探讨,不打击、不压抑大家的声音,将冲突引导为建设性的对话,逐步达成共识。
8,询问“哪些可以做得更好”
记住一点:没有完美的项目!所以,项目复盘要多问”哪些地方可以做得更好?“”还有哪些缺憾和遗憾?“
同时,要巧用”5why“法,多问几个为什么,探寻项目未能做到做好的原因。
9,找出困难和改进建议
项目复盘,应该着眼未来,不要纠缠于过去错误。
可以从以下几个问题去提问:”在当时的条件下,我们能做得更好吗?“”在现有的条件下,我们怎么把这些项目做得不一样,才能保证我们的成功?”“如果有同样的机会做这样的项目,你会在哪些方面采取不同的方法?”
10,确保没有遗漏,每个人都畅所欲言
也就是说,在项目复盘会结束时,你不能让离场的人觉得还有事情没有说清楚。
所以,我们可以用打分和评价的方式,来确认是否有遗漏的事项。
你可以问大家“你对这个项目的满意程度如何?,如果10分为满分,你会打多少分?“
如果有人打了不满10分的,你可以问”你觉得怎么样才能达到10分呢?“
用这个方法,能知道它们没有表达出来的。
11,询问”接下来做什么”
也就是把项目复盘的经验,用在新项目中。
询问“接下来我们经可以做什么呢?”“大家有什么新项目可以把这次的项目复盘经验用上?”
12,整理并分发会议记录
用结构清晰、简明扼要的方式记录项目复盘会议,在会议结束后,邮件发给大家,让大家从这些项目经验中受益。
以上是英国石油公司12条关于项目复盘的“秘诀”,表面看,要运作一次项目复盘,需要各方项目干系人高度参与,但其实,个人也可以从这些“秘诀”中,自己进行项目复盘。
比如,我本周就用到这12条“秘诀”中几条,对去年的一个获奖培训项目,进行了项目复盘,从中发现了很多新的角度、经验,我从这个项目复盘中,对培训项目对设计和开发有了新对认知。
从这些经验中举一反三,虽然只是复盘了一个项目,但是却顶得上你做了十个项目。