PMBOK中,前面三章讲述项目管理的概要,60多页呢,初次一看,让人头晕眼花,其实总结下来,无非以下几个方面:
1.什么是项目?项目、项目集、项目组合三者关系?
2.项目重要干系人:项目经理、项目团队、项目管理办公室、项目干系人的概念
3.影响项目的两大因素:组织过程资产和事业环境因素
4.项目管理过程组、项目的生命周期和十大知识领域
用图文的方式(自己纯手绘,看着有质感),慢慢地跟大家分析哈,拿智慧邮政项目举例吧:
1.什么是项目?项目、项目集、项目组合三者关系?
项目,在开始篇说了,无论多小,都可以称之为项目。联通和邮政合作做的智慧邮政,也叫一个项目,相对而言,资源投入多、项目团队庞大、社会效应较大,称之为大项目。
项目、项目集和项目组合三者的关系呢,用下图简单粗暴进行归纳,好理解,书本上的虽然很复杂,但是也很严谨。
智慧邮政项目,包含很多模块,比如智慧信报箱、4g邮政营业厅、投递通等,其中每一个模块都可以称之为项目,这些项目集合起来,可以称之为项目集,处于同样的项目目标和利益。
除了做智慧邮政项目,联通还做了智慧公安、智慧消防这些项目,这些项目组合到一起呢,可以称之为项目组合。跟项目集的差别是,虽然这些项目共用了联通的资源,但是项目与项目之间的目标是不一样的,并且项目组合还有可能包含了运营工作。
ps:运营工作可以这样理解,比如我为其他公司设计了一套软件,软件交付,确认无误,项目完成。公司的财务要和对方对接,收帐、对账等,运维部后期对软件的运行维护等,都属于运营的范畴。
2.项目重要干系人:项目经理、项目团队、项目管理办公室、项目干系人的概念
项目的干系人,就是凡是跟项目相关的人,积极和消极的干系人都有,比如说老板是积极的干系人,支持做这个项目,给你钱、给你人。比如说竞争对手是消极的干系人,挖墙脚、刺探消息。再小的干系人,你也要想到哈,比如你们约了周六开个会,结果你没有跟公司保安提前打招呼,周六一早被关在大门外,就只有呵呵哒了……
项目经理,可以说是项目的灵魂,一个项目的头儿,安排下面团队成员干事情的,又要向项目发起人、项目管理者要资源的,还要跟公司其他部门,比如人力、财务、市场沟(si)通(bi)。
项目经理最重要的能力是什么?沟通!沟通!沟通!垂直和水平的沟通能力,见人说人话,见鬼说鬼话,对专业严谨的人周到职业,对江湖气息重的人称兄道弟,对耳软善良的人撒娇卖萌。
项目团队,可以是来自不同部门的,销售、技术、维护、市场等,也可以集中办公,也可以分开办公。有的公司是项目经理求爷爷告奶奶,求来的项目团队,也有公司,项目经理旗下,都有固定的几个项目团队成员,依公司的组织结构而定,后面讲事业环境因素会提到。
项目管理办公室,简称PMO,它的主要功能就是为项目经理提供支持,类政府对创业公司的支持,构建创业环境啊、管理共享资源啊、提供指导、监督、培训、政策等。
3.影响项目的两大因素:组织过程资产和事业环境因素
考试的时候经常有人搞不清楚,也不少人问我这个问题,两个怎么区分。以人打比方:
一个人长什么样子,高度,家庭,学历等,你无法去改变的东西,就称之为事业环境因素(一个公司的组织文化、组织结构(职能型、矩阵型、项目型)、市场条件、政治氛围、行业标准等,是你无法去改变的,却又时刻影响你项目的。)
但是这个人人生经历、沉淀积累、感悟心得等,随着年岁增长,慢慢积累下的,形成文字性记录的,就称之为组织过程资产(一个公司执行项目时候的流程、标准、指南、经验、知识库等。)
4.项目管理过程组、项目的生命周期和十大知识领域
以坐标轴来表现三者的关系,x轴为项目的生命周期,y轴为项目的10个知识领域,z轴为项目的5个过程组。如下图:
项目的生命周期:识别需求、提出解决方案、执行项目、结束项目。典型的项目生命周期,《人人都是产品经理》的作者苏杰常提到的敏捷性开发。多说一点,随着项目时间往后推移,项目的风险和不确定性不断下降。
比如智慧邮政项目的投递通产品,一期功能针对邮政快递,主管把货物派单给快递员,快递员送货后,进行电子签收,实时更新快递状态。二期功能真对投递员,实时定位投递员位置,考勤、管控等。这就是敏捷性开发的例子。
项目管理的十大知识领域:项目的整合管理、项目的范围管理、项目的时间管理、项目的成本管理、项目的质量管理、项目的人力资源管理、项目的沟通管理、项目的风险管理、项目的采购管理、项目的干系人管理。这些知识领域,拟一篇文章写一个知识领域。
项目管理的五个过程组:启动过程组、规划过程组、执行过程组、监控过程组和收尾过程组。
比如联通与邮政合作,经过商业分析和前期沟通,两位boss,一拍即合,当众宣布,智慧邮政项目开始,双方指定对口人等。这个过程,就叫启动过程组,一般花7%的时间。
对口人组建项目团队,制定项目计划书,确立所需资源、项目执行时间、达到效果,输出各种规划文件。这个过程,就叫规划过程组,一般花20%的时间。
老板说规划没问题,好,项目团队立马行动,干得热火朝天,开会、外包、执行等,这个过程,就叫执行过程组,一般花45%的时间。
从项目一开始,到项目结束(唯有这个过程组是贯穿项目始终的),有个角色是专门做监督的,比如纪检监察室监督有没有不合规的行为,也有监控项目是否有拖延工期、成本超支等,这个过程,就叫监控过程组,一般花20%的时间。
项目终于完成了,交付给对方,档案入库,整理组织过程资产,请团队成员吃个庆功饭,这个过程,就叫收尾过程组,一般花8%的时间。
从下一篇开始,要一篇一篇的讲项目管理的十大知识领域了,先来介绍下项目管理铁三角。
如果把项目的时间、成本和质量,看作三角形的三条边,这三条边围成的三角形面积就是项目的范围。铁三角的四个方面,是相互影响的。
比如开发一个新产品,前期投入100万元,时间3个月。此时投资人说,客户要求时间缩短为2个月。作为项目经理,你有三种选择:
1.项目团队可以选择多投入资源、增加团队成员,本来一个人干的活,派2个人干以完成项目,成本提升了,但是可以保证项目的质量和范围;
2.项目团队还可以跟投资人讨价还价,时间缩短了,新产品先做重要的2/3的功能,这叫压缩范围,同时保证了质量和缩减了成本。
3.项目团队在无法争取到更多的成本、压缩项目范围的情况下,只有选择降低产品的质量了。
最后一点,好的项目经理会在确保项目范围的情况下,找到时间、成本和质量的平衡点。