这么忙,也要抽时间谈谈如何做时间管理...(中)

动手做,胜过任何完美的想象。

老土的心得:关于这点,老土强烈赞同。其实老祖宗们也说过类似的话,曰“学而不思则罔,思而不学则殆”。与本条内容相比,老土觉得还是老祖宗讲的更加全面。前半句在说,盲目的埋头苦干是不可取的,还是要所规划;后半句在说,一味的计划,就成了臆想,徒劳无功。而作为一个老师,作为一个项目管理者,老土非常想告诉学生,告诉团队成员的是,任何时候,有执行力,可以“搞定”事情的人都让人更喜欢。

工作时间越长,并不等于效率越高。将约束视作机会

老土的心得:关于这点可以说的内容非常多。首先老土承认更长的时间绝对不是更高的效率。但“工作时长”和“工作效率”本来就没有太多的因果关系,不但不能说“工作时间越长工作效率就越低”,也不能说“工作时间越短工作效率就越高”。但从老土的个人经验看,虽然“超时”劳作会降低 效率,但是因为“工作产出=工作效率*工作时间”,所以往往结果是随着工作时间的增加,工作效率虽然降低了,但是工作产出还是增加了的。这点是“毋庸讳言”的。在这个结论下可以进一步得出,超时工作的确在很多时候是解决超大工作量的一种有效的方式。但老土一直认为“超时工作”在不得已的时候偶尔为之尚可,但是将“超时工作”作为提高自己的产出的常规做法是不可取的。最后再说说“将约束视作机会”,不知道各位看官是否有这种经历“在一个月之前,老板或是老师安排了一个报告,要求一个月后完成 ,虽然这个报告的写作根本不需要一个月,但实际上这份报告总是在这个月的最后几天通过加班的方式完成的”。这个经历中“一个月的时间要求”就是上图中的“contraint”,而这个约束也的确成为了促使这个工作被完成的机会。实际上这种事情非常普遍,有人将其归因于“拖延症”,老土不认可这个观点,但也提出不让自己信服的具体原因...

将“无需脑力”的工作和“烧脑”的工作相分离 ,以提高效率

老土的心得:在排定自己的待办事项的时候,可以考虑将不同类型(简单重复,对思考要求不高的“无需脑力”的工作;需要高度集中精力,非常烧脑的工作)的工作交替进行。这里老土还要分享一个个人的小技巧,就是“奖励”。在一个人一天的工作列表中,肯定有某些工作是非常“不愿意面对”的,可能是因为“过度烧脑”,也可能是因为“过于繁琐”,但总归是需要面对的,所以老土会在完成一项“不愿面对”的工作之后给自己一点儿奖励,比如:吃一块巧克力。记得去年老土的硕士生毕业前夕,老土要一遍遍的给各个学生审阅论文,这种活儿对老土来说是“不愿面对”的,所以每看完一个学生的一个版本后,老土就奖励自己一块巧克力,结果是在几天内老土的确保质保量的看完了全部学生的论文,但是一大袋巧克力就这样被消灭了。(现在很多人应该开始偷笑了,因为这些人可能意识到老土是怎么胖起来的)

有会议就尽早安排,用于准备会议的时间往往都浪费掉了。

老土的心得:其实这条不是在说“会议”,其核心内容是后半句“一个事件之前的时间往往被浪费了”。这点说的非常好,如果各位看官对这条无感,可以回忆一下在小长假的前半天的工作效率,或是留意一下二十天后,十一长假前自己的工作效率...因此将“事件”安排在某一个时间块的起始部分实际上是非常合理的!关于这点的进一步展开还可以看看下一条!下一条对这条的“原理”介绍的很清楚,如果将“事件”安排在一个时间块的中间部分,这个事件将把这个时间块分割为两个较小的部分。而更小的时间块的利用往往更难。而如果将“事件”安排在一个时间块的起始部分,这个事件并没有进一步分割这个时间块!

一个小会,也会毁了一个下午,因为它会把下午撕成两个较小的时间段,以至于啥也干不成。

老土的心得:关于时间块的分割的内容与上条一起看吧,这里具体说说邮件和电话的事情。当前在工作中往往可以有多种沟通方式:面谈、电子邮件、即时消息、短信和电话。原则上,不同的沟通方式有不同的关于响应时延的潜台词。对老土来说,这些沟通方式的响应时延排序如下:(面谈<电话)<(短信<即时消息)<电子邮件。这个排序中的括号的意思是,“面谈”与“电话”相差不多,“短信”与“即时消息”差不多;但这三类之间还是有明显的差异的。不过这只是老土对不同沟通方式的认识,并不是社会共知(就老土所知,某些企业中老板建了一个微信群,并时不时在群中安排工作,并要求员工“实时响应”。虽然老土对这种做法非常不认可,但如果真的遇到这样的领导,老土一时也想不到更好的办法...),因此在具体操作中需要根据情况调整。

一整天保持相同的工作环境。在项目/客户之间切换,会效率低

老土的心得:当你拥有选择权的时候,自然是要按照这张图片中说的办,但绝大部分人并没有这种选择权...

工作—放松—工作=高效(番茄工作法)

番茄工作法是弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

老土的心得:关于番茄工作法,老土看到如下情况:
1、目前已经有了一批相当不错的“番茄工作法”工具;
2、试过的人都觉得工作效率得到了提升;
3、几乎没有什么人能够长期坚持使用。
至于为什么会出现上面的情况,老土也想不清楚,只是觉得可能还是因为实施的繁琐性吧!感兴趣的看官可以试一试番茄工作法...但愿你们觉得有用,且可以长期使用下去。

把不切实际的任务分割成合理的小任务,只要每天都完成小任务,你就会越来越接近那个大目标了。

老土的心得:从过程管理的角度,这种“问题/目标分解”的思路相当重要。原则上,任何大的,甚至是不切实际的目标,都可以被分解为多个“可实施”的任务。不过这个原则说起来简单,操作起来还是非常要水平的。对大型任务(目标)的分解方式将极大的影响实施的成本,甚至是成败!因此“不断提高任务分解和实施的能力对一个人的成长非常重要”。

[未完待续]


今天看了最新上映的《蜘蛛侠》(Spider-Man:Homecoming),觉得非常好看,五星推荐!

Spider-Man:Homecoming

不过在网上有人说“这是最棒的一集《蜘蛛侠》,没有之一”,老土是不赞同的。因为老土个人觉得托比版的《蜘蛛侠1》也很不错!只是那时的蜘蛛侠太“孤独”...

托比版《蜘蛛侠》
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