你知道如何正确使用邮件工作吗?(菜鸟职场系列四)

文/白小末

现在职场工作沟通,邮件是很重要的方式,虽然没有电话或面对面沟通来的直接,但是邮件在职场的各项沟通中能更全面的阐述问题,同时一些数字或者图片类的工作,采用邮件的方式更加方便,利于查询,也能起到在未来做为佐证资料的作用。

因此做为职场新人,如何正确的使用邮件工作是非常重要的。(对有些职场老鸟同样适用)

及时查看邮件

邮件一定要及时查看,当然也不是要时时刻刻关注着,以生产工厂为例,生产部门,生技部门,每天的邮件比较少,可以每天分3次查看,早中晚各看一次,这样的频率应该差不多了;像业务、采购、生管等部门相对来说邮件就是这些部门的主要工作方式,需要长时间高频率的查看邮件,以便及时了解订单,原材料状况等变化,并及时进行处理。

及时回复邮件

邮件查看过后要及时进行回复,说起来很简单,但是实际工作中你会发现很多人回邮件非常拖沓,这些人的理由也通常是太忙了没时间。其实可以想想仅仅回一封邮件而已,又能耽误多长时间。从我工作这么长时间来看,对每一个及时回复邮件的人,对这个人肯定是会有好的印象的。有时未及时回复邮件还会导致不好的后果,比如前几天因为一封邮件同事未及时进行回复,因为那封邮件有只会到公司的大老板,公司大老板亲自过问,为何未及时回复邮件,要知道做的好别人不一定知道,但是没做好肯定会被记住。所以,职场新人一定要养成尽可能回复邮件的习惯。

邮件内容直奔主题

看到这张诱惑的图片,应该明白邮件内容直奔主题的重要性了,平时工作的沟通中,经常会碰到的一个现象就是,说了半天或者看了半天,完全不了解对方想表达什么意思,或者是直到最后才知道对方想要表达的意思。所以职场新人要注意一般邮件避免长篇大论,更要注意不要让别人到最后才了解你想表达的意思。所以,在写邮件的时候,特别是长邮件的时候,一定要把自己想表达的意思,及你发邮件的目的,简单明了的表达清楚。刚开始工作的时候,我写邮件习惯会长篇大论,将自己希望对方回应的问题放到最后,因为求人办事,一般都不好意思开口,尤其是做为新人的时候,更是这样,这一点也可以理解,但是要明白,做为邮件的阅读者更希望能够清楚明了的知道你的意思。突出重点,在邮件的最后向对方表式感谢,即可。

注意邮件礼仪

首先是称呼,主要是给上级主管的邮件,一般对主管上司发邮件要注意尊称,前两年有位同事发邮件给厂长,直接称呼其名(台资企业一般不称呼全名,通常称呼英文,或者名字不带姓的称呼),做为厂长他回复了邮件,但是接着这位同事的主管被厂长喊了过去,挨了训斥。所以邮件礼节很重要。称呼一般是X经理,X总,台资企业会称呼X先,或者X’R(男上司)X‘S(女上司);其次邮件内容尽量少用“我”、“你”这样的称呼,会给人感觉太生硬,不太友善,比如“请你在明天下班前回复我”和“请帮忙在明天下班前回复”听起来感觉完全不一样的。邮件的最后要对对方表示谢意,“谢谢”、“感谢”、“非常感谢”等等,都是可以的。

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白小末,一个在三线城市的普通上班族,闲暇时与大家分享生活工作的点点滴滴,如果喜欢这些文字,请收藏,点赞,也欢迎与我讨论。谢谢!

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