《开放空间引导技术》作者 (美)哈里森·欧文。本书详细介绍了开放空间的创建方法,会议的组织流程,会议前、中、后所需要完成的工作及活动各环节的引导步骤,是一本很好实用的操作指南。
一、开放空间技术的定义。
开放空间技术(Open Space Technology),创造出一个相互讨论的平台,让与会人员勇敢地说出各自的想法,也倾听别人的意见,从而集思广益,解决冲突,达成共识,做出行动决策。
二、一项法则
双脚法则:会议进行期间,当任何人发现自己在某处没有获得学习也没有贡献时,他必须运用双脚,走到某个自己可以学习和做出贡献的地方,这个法则也称为“移动法则”。无论如何,就是不要坐在那无聊难过。
双脚法则带来的是,
1.请别人清醒(书中讲到的是约束自我,其实我觉得是约束他人比较合适)。因为每个参与的人都有走开的权力,当那些自已为是的人不顾他人感受在高谈阔论的时候,参与者的行动能让他们清醒过来。
2.让每个人对学习的质量与所做的贡献直接负起责任。每个人要对自己负责,对自己参与的时间、情绪负责。对于不感兴趣的话题,无趣,没有产能的地方,做出选择,是维持呆着,还准备出云做出改变。
对于法则的应用,产生了两种人的形象。
蜜蜂:认真看待法则所带来自由的人,他们运用双脚不停的在各个小组会议间穿梭,实现异花传粉,他们为讨论注入了丰富与多元的内容。
蝴蝶:这些人从未真正参与任何一个小组的讨论,他们创造了休止的中心,他们享受宁静,或是进行着某个新的、尚未被探索过的话题讨论(非刻意的话题讨论)。
三、四大原则
1.来的人都是对的人。不要关注有多少人来加入一个人的议题探讨,或者谁来加入(来的人的身份或职位),而要关注互的质量及通过对话创造出的新意。表达的意思是,如果议题只有自己参加,不要沮丧,气馁,痛苦或者愤。可能是议题 不好,可能是时机不对,又或者是很棒的想法,别人不认同,你要做的是自己与自己对话,利用时间集中深入的思考问题 。有多人的只要出席,就表示对这议题的关心。
2.任何发生的事情都是当下所能发生的事情。唯有当我们超越对既有议程与会议原本的期待时,才会激发起真正 的学习和进步。如果每件事情的结果都符合我们的期望,生活会是极度乏味的,也不会产生任何新的学习动力。
参与者在现场应除所有预设立场,放下应当如此,理应如此的想法,当下发生的事,就是该面对的议题。
3.不管何时开始都是对的时间。不要太在意计划表上的时间,不要想到原来2点钟我们原来计划做什么就必须做什么的想法。因为创造力和灵感活力,是不在乎时间约束的,它们会在自己喜欢的时间出现/不出现。
4.结束的时候自然就结束了。不要因为还没有结束时就不要结束。如果议题已经讨论完成了,就可以结束了,不要因为原定计划是3小时,我们只用了半小时,就拖着。结束已经结束的,去开始新的议题和挑战。
以下为流程记录。
一、准备活动
1.适当性、主题、邀请:开放空间这种形式是否适合我们的目的?大主题是什么?邀请哪些人,如何唤起受邀者的兴趣?
2.时间:一天可以有很好的讨论,两天能够进行更深入探讨,三天可以产出行动计划。全程一般由多个讨论时段构成,书中基本者最1.5小时为1个讨论时段。
3.空间:一间能够容纳所有参与者的大会议室;也要有便于分散讨论的空间,若可能,尽量保持可用空间的多样性
4.空白墙面:作为社群公布栏,用于张帖表明其兴趣的议题
5.餐饮和茶歇:恢复能量,作者认为开放空间讨论原先的期望只是组织一个最棒的“茶歇”
6.其他会议用品和设备:纸胶带、马克笔、白板架、便利贴、A4白纸、白板挂纸等
7.会议记录:一般记录议题,召集人,参与者名单,讨论内容与建议事项等。可以有准备电脑记录人员。
二、活动开始
1.致欢迎词:由这个团体觉得熟悉和有归属感的事开始,建立起让这个团体感到安全的空间,从而可以放手去做他们要做的事。一种形式是由这个团体所熟知或熟识的人来主持,并做一个简短的介绍。
2.让团体聚焦:使整个团体充满希望与期待。一种形式是大家围圈坐,引导者沿着圆圈内缘缓慢的走动一圈,同时邀请大家以眼神跟着他的身影,环顾在场的每个人。
3.陈述主题:清晰的解释会议的目的,对会议最后产出的特别期望、产出的形式以及如何运用这些产出。
4.描述流程:介绍规则、注意事项等。注意在整个过程中要激发大家期待,传递“热情”和“责任”这两个重要元素,把焦虑和不安转化为聚焦,成为推动起飞的能量。
5.创造公众公告板:设置物理可视化的议题墙,并开始张贴。
6.开放市集:每个人都受邀离开其座位,交换议题与想法,并走到墙边,在想参与讨论的议题上签名,加入话题小组。