出于漫步人生践行者的需求,我花了一周上下班途中的碎片时间阅读了《番茄工作法图解》这本书,才发现原先使用的番茄工作法仍停留在最初级的“25+5”,未能充分发挥出番茄工作法的全部功力,读了这本书,深受启发,迫不及待和大家分享。
一、序言和目录
序一
番茄工作法发明人弗朗西斯科.西里洛描述了番茄工作法的发明的意义,旨在让人们驻足、观察、醒悟,并在此过程中改进自我。
目录
一次只做一件事(这是本书的绝对核心和内涵)
背景:可能是介绍使用的背景或者说展示人们的困境;
方法:如何使用番茄钟;
中断:如何应对使用时出现的状况;
预估:评价与设置时间;
应变:如何进行调整;
团队:如何在团队中使用这个番茄钟(未分享)。
二、正文
第一章:一次只做一件事
1、番茄工作法:在25分钟之内只做一件事,然后短暂休息,再与其他事情对比,只做最重要的事情。
开始之前,要想做到专注,你就得坚决抛开各种杂念。
目标单一而明确,但是收获巨大。
番茄工作法完整定义:列出你当天要做的事情、设置25分钟闹钟、从第一件事情开始、此外每日回顾、每日承诺、控制中断、预估花费时间。
什么占用(浪费)了我们的时间:面对复杂,望而却步;无聊琐事,越拖越久;小事忙活,大事没办;最后期限,步步紧逼;休息工作,切换不能;一错再错,不长记性;完美主义,碍手碍脚。
记住重点:一次只做一件事
第二章:背景
番茄工作法是让你顺应自己的天性去工作,因势利导,而不是与之对抗。
番茄工作法是科学的,每个步骤都是必要的。
第三章:方法
番茄工作者的一天包含以下五个阶段:
计划:将活动清单填写到今日待办,也就是当天自我承诺。
跟踪:扭启25分钟番茄钟,当天活动第一个开始,收集中断次数等过程指标。
记录:收集数据归档。
处理:原始数据中提取有用信息,如25分钟中平均遇到几个中断。
可视化:组织信息,找出改进流程思路。
戴明循环:PDCA,其实番茄工作法也算是戴明循环。
工具:
计时器、笔、三张纸
其中三张纸的用途分别为:
今日待办:每天进行的活动,每天换新
活动清单:最近进行的活动,用很多天,增加新活动,划掉旧活动
记录表格:记录流程指标,可以用很多天,比较每天跟踪记录
寻找起点:将最重要的活动安排到第一位,并全力以赴,现在就做。
早晨起来的时候就做一个番茄钟的今日待办与活动清单以及记录的模板。
今日待办其实就是承诺,但是光有承诺才不够呢,需要自己去筛并制作合适的活动清单。
工作需要即时的反馈,因此25分钟作为一个周期,完成了即是最好的奖励。
当下清单:
冯.雷斯托夫效应实现“当下清单”,可将此刻正在做的活动明确写下,放在眼前,或者在今日待办上标注,并不是真实表格。
休息与放下:
执行完一个番茄钟之后,需要休息5分钟,最低标准为站起来,从办公椅走开。
休息期间,思考上一个或者下一个番茄钟的工作是不允许的。
4个番茄钟为一组后,应安排阶段性休息,15-30分钟。
不要为了完成活动,在响铃之后又多花5分钟继续工作,因为会影响你番茄钟的节奏。
如果让压力系统一直工作,而不借助心智休闲进行调节,一些症状会找上门来。脑干的思考系统会受到影响,包括边缘系统的感知能力,甚至破坏你的生物节奏。例如会造成失眠。
长期的精神紧张,会导致工作记忆能力和集中力下降。从而使工作的快乐变成焦虑,灵感变成敏感,还更容易发怒。
如何在休息的5分钟内打个盹
1、坐好,闭上眼睛,身体找到最能放松的姿势。让脖子、手臂、腿完全放松
2、想象一束光从头到脚、从上到下扫描身体,集中注意力以及光带所及之处的全部肌肉,让他们进步一放松。尤其注意眼睛,仔细地消除眼部的紧张。
3、想象有一个白色巨大的矩形轻轻的漂浮在空中,如果它消失了,没关系。这只是一个引子,让你放下对之前番茄钟工作的思考。
4、休息完成后,睁开眼睛,启动番茄钟,专注,前进。其实这就是冥想,也可用微信“轻松冥想”5分钟休息来进行
如果完成一个番茄钟的时间剩下来了,那就用来过度学习么,千万不要从一个番茄钟强行切换到下一个番茄钟,会破坏节奏,产生干扰,且数据无法追踪。
对已完成活动打“X”的同时还要记录和处理以及改善,这样才能便于自我调节。
每天要有一个承诺:一个番茄钟,一个活动,一个目标。
第四章:中断
每次一中断都意味着注意力的丢失,想要重新找回都需要付出昂贵的代价。
美国研究表明,员工在办公室上班时,大约每3分钟就会被打断一次,人的电脑屏幕痛哦是开启的窗口数,平均为8个。从而有人创造了名词“注意缺乏特征”(ADT)。
尽量避免LIFO(后进先出),同时BPUF(大计划先行)也是不可行的,应有可持续发展的步伐。#三个帽子的例子#
中断
1、内部中断:自己造成,直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。
最佳策略:可视化、接受,然后纳入计划或删除。
如果遇到需当日办,记录在“今日待办”的”计划外紧急“事项中,在当前活动右边,标注一个(‘),代表一次内部中断,但继续当前番茄钟,避免真被打断。
一天结束后,计算撇号的数目,采取对策。
如果不需今日办,直接把它写到“活动清单”中,在左边加一个“U”(计划外事件),并且标一个最后期限。
番茄钟具有原子性,即一个番茄钟是无法被分割的,如果一旦被分割,那就意味着这个番茄钟的作废。(这一点也很重要,基本解释了为什么上一章有那么多的奇怪规定,因为番茄钟是无法分割的啊!)
2、外部中断:
首选保护番茄钟,但通常外部中断具有互动性,不能把番茄工作法作为拒绝的理由。
想要减少外部中断,首先弄清楚中断类型和数量。
每遇一次,“今日待办”添上中断所要求的活动标题,今天不处理,写入“活动清单”,标上截止时间和“U”,否则,列入“今日待办”中的”计划外紧急“,然后在“今日待办”的当前活动右边画一个减号(-)。
处理外部中断策略:告知、协商、计划、答复,特别注意,按照承诺回复,不然下次别人没法相信你。
认清界限:要注意自己计划外紧急事项的多少,如果很多,说明你的计划性很差,需要加强;其次待办事项和活动清单是有差别的,差别越明显说明番茄钟越有效和有用。
第五章:预估
每天清晨,计划当天活动之前,检查“活动清单”的每一项新活动,预估需要的番茄钟数目。
超过七个番茄钟的项目应该拆分,预估不够1个番茄钟,标0,在“活动清单”中占一行,将小于1个番茄钟的活动合并到一起,当做一个活动来对待。
早晨选择当天活动,预估总数不能超过番茄钟日流量。
预估也是承诺,第一次用 □,第二次用○,第三次用△,之后不再增加,如果进行到 △ 其实你的预估已经很失败了。
记录的时候也需要记录下上面的预估和实际番茄钟数量,以便于更好地调整。
第六章:应变
尝试坚持使用常规方法,至少两周内不要做任何改动,强烈建议一开始使用25分钟的时长。
如果不知道该怎么去判断要如何进行优先级的判断,就用两两比较法。
番茄工作法需预留一点傍晚的时间做每日回顾,形成思维导图,每月回顾一次。
番茄工作法的与众不同:
1、守则,但也有应变能力
2、重点放在执行
3、只要简单的表格
全书的一句话总结:
番茄工作法之所以简单又高效,其实是其简化了所有的问题,手把手教你用如何开始一步步地开启番茄钟,教你如何能更加专注,教你如何能有效地解决拖延症、完美主义,这就是我看完整本书最大的感受,至少对于我,拖延症没有了,比如再难的工作项目我分解成若干个番茄钟,再难,我也只需要完成当前的番茄钟,后面的工作在这个番茄钟里面根本不用考虑,再难,我也只是仅仅需要专注好当前的25分钟,所以,这一本小书我8分推荐。