我有两家供应商,A为我们做一个网站,B为我们开发一款系统。
他们都是乙方,但服务观念和做事方式完全不同,合作起来的感受也是天壤之别。
1. 沟通工具:QQ和邮箱
A公司希望我把资料用QQ传给他们。
B和客户的沟通,所有数据往来都是用邮件来发送和接收。
用邮件沟通有什么好处呢?
一是邮箱显得正式,内容完整。一封邮箱会尽量把事情的方方面面都介绍清楚,而QQ微信等工具我们养成了“说短话”的习惯,一句话常常拆成好几句。你见过一件事发好几封邮箱,每封邮件都不写完吗?
二是留下证据,防止推卸责任和甩锅。
三是资料可以随时在任何设备上反复找到。如果是微信,假如清理缓存或删除文件,日后就找不到了。
A公司不习惯用邮箱,于是我分别用QQ和邮箱中各发了一遍。
果不其然,有一天A说,他手机上找不到资料了,请我再发一遍。我直接告诉他:去你的邮箱里翻。
而B公司,重要的文件,篇幅较长、比较确定的内容他们都是通过邮件沟通。遇到那些比较即时的,需要反复讨论的细节我们先通过电话或者QQ讨论,完之后B会将讨论结果整理为文档,再通过邮件给双方确认和备份。
2. 分点和说明
有一天,A突然在QQ上连着发来5个问题要我确认,你怎么知道我回答的是哪一条,麻烦给每条问题分点好吗?问题前标上1、2、3……。
所有的表达都可以这样,首先,自己明确自己的逻辑,这些问题是怎样的关系,分点列好;然后,将这个逻辑展示给对方,这样对方才能看明白这些问题。
当内容较多时候,应该写成文档或者列个表格,问题描述、说明、备注都写好,你清楚,还得让别人看明白啊!
B给客户发东西的时候,重要的内容会整理成文档,分点列好,1234分别是什么,怕客户不理解,有地地方会加上必要的说明和解释。这样B的内容很少被误解,沟通起来很舒服。
3. 及时反馈
跟A约定了3天完成一个小功能上线,3天过去了,没有任何音讯。直到我来问,才告诉我各种“原因”,比如负责的人员离职了,对接的人亲人去世了,公司活动了,完成到什么进度一概不知。
为什么事情变故发生的时候不告诉我?难道你们没估计过是否能按计划完成吗,当和原先约定的有变故不该和我商量吗?
A一句话回敬我:“等我做好了,自然会给你呀”。无语了。
事前说是协商,事中说是解释,事后说就是找借口。
4. 记住客户的话
比如我们提了10点需求,整理成文档发给A。A告诉我完成了,一检查,只完成了5点。问:还有5点呢?A回答说不知道啊。“明明有文档啊,为什么不看。"”哦,做着做着就忘记了“。
B呢,对于客户提出的问题都会非常认真的对待。B自己团队先评估、讨论,明确客户真正想实现的需求是什么,不明确的问题去确认,然后给客户提供解决方案,征询其意见。当客户要求不合理或者无法完成时,给出依据和理由,双方协商可行的方案。
同样是乙方,差距咋就这么大呢!