有目的、有意识的行为和自动的、无意识的行为——关于时间管理

对于这本《每天最重要的2小时》最近是反复看反复读,发现它引起了我深深的共鸣,这也就是如此喜欢这本书的缘由。

由于日常工作越来越精细化,每天8小时的工作状态逐渐演变成了8小时当10小时甚至12小时来用的高负荷运转,近半年以来无论从工作状态还是工作效率来讲,都深感力不从心,但又苦于找不到好的解决办法。平日里本职工作基本是成了课后作业,上班以后几乎是天天都在“救火”,真正属于自己的本职工作往往被拖沓到了后面。作为一名女性,感觉肩上的担子比男人承受得都要多,有种透不过气来的感觉。

因此,几乎每天都在反思,到底是什么令工作陷入如此被动的局面?什么令工作提不上效率?又是什么让自己如此焦虑?我想光闭门造车是解决不掉问题的,跟朋友聚会也不适合在大家休闲时间再谈工作,于是将目标转移到书上、大咖的经验上,常言道:“书中自有颜如玉,书中自有黄金屋。”书还有什么无所不能及呢?我想除了借鉴别人的宝贵经验外,书本一定也是能给出完美答案的法宝。于是,从多种渠道搜集职场案例,找寻经典的时间管理书籍,目前手上这本便是此时出现的“救世主”。书中多次提到“意识”这个词,细细读来,发现人做事有意识和无意识状态下走出的工作曲线却有着天壤之别!原本以为自己马不停蹄的赶工作,是再正常不过也是唯一一条正确办法,却不曾想被时间管理这面镜子照过之后,感觉自己是多么的愚蠢——只会低头走路而且是不假思索,就认为是做好工作的唯一途径。其实,两个工作间隙之间稍加思考的几十秒钟或者几分钟才是至关重要的!事实往往是计划赶不上变化快,出门之前计划好了首要工作,却到了单位被其他看似更加紧急看似非常重要的其他工作打断了,迫使自己不得不放弃计划改变思路赶紧去着手完成另外一个意外穿插进来的工作,这样便很容易产生一种情绪——被打扰和无法集中注意力去做事的情绪。因为你不得不心里想着一个任务手上再重新考虑下手完成另外一个任务。然后,中间若再被接连不断的电话打断,也就不难怪时值中午的时候自己会懊恼不已了。忙忙碌碌、浑浑噩噩半天时间,真正高质量完成的工作几乎是一个也没有;成就感也就无从谈起,连自己都不满意交出的工作怎么会获得他人的认可?

每每此时,做出最恰当的选择显得就尤为重要。这也是在本书中领悟到的很重要的一个技能之一,但是往往抉择点通常出现在矛盾的时刻,所以也时常伴随着令人感觉不快。比如,想专心致志完成一个工作后,再好好考虑一下下一个工作的思路,如果这两件事情先后分开进行,大概都很乐意去做;但是如果让我们二者选其一,甚至经常处在这种被迫迅速选择中,一两次以后就很容易感觉厌烦,并且感觉抉择点会令人感到不快,接下来便想趋利避害的逃避抉择点,将之忽略过去,继续机器一样的在不同工作任务中穿梭。如果我们此时选择Skip  it,那么这就意味着事情搞砸的开始。比如说,在做工作汇报准备的时候,却又脑袋里惦记邮箱里还有什么新的通知和任务需要回复和完成;到底是专心考虑下汇报中需要解决的问题好呢?还是快速看一眼邮箱新邮件好呢?虽然汇报很重要,但是相对于回复邮件也不会耗费太多时间,便鬼使神差般的点开一封又一封邮件,不看则以,这一看发现比预计的还要棘手——居然有一个有紧急时限的工作通知来了,这时一回头却猛然发现已经到汇报时间了,于是匆忙向领导汇报工作。本来之前遇到的几个该汇报出去的工作和待协调解决问题也因没有充分准备而未表达确切,一个解决工作难点的好机会就这么悄悄溜走了,来不及消化汇报后的工作指示,着手赶紧处理紧急任务,不禁想起原本是要准备在汇报中提几个近期遇到的问题的,结果最后却是懊恼的发觉一事无成。

带着情绪做事,往往也是自己日常做事的短板,被情绪影响效率,导致注意力无法集中,工作拖延,情绪更焦躁,陷入恶性循环。在我们毫无察觉的情况下,时间就这样在左右为难、举棋不定中白白耗费了。这便是忽略抉择点的弊端。

那么如何才能抓住起关键性作用的几个抉择点呢?首先,选择抉择点的环境和状态非常关键,我们通常在放松状态下比较容易做出更合理更准确的判断,但当一旦面对一箩筐的紧急任务和亚历山大时,往往很容易忘记什么事才是最重要的。有意识的发现自己何时正处在一个抉择点上,学会与眼下最关注的事保持一定的“距离”,冷静思考,珍惜每一个抉择点能让自己做出更具策略性、更有意识的选择,也就是心理学上通常所说的距离会带来更高层次的思考。其次,提前为抉择点做好相应的计划,这种提前计划其实有一个学名叫做“执行意向”。关于“执行意向”如此专业的词汇我也是第一次了解到,它指的是当某种情况发生时,人就会按照计划执行某个与之相关的特定行为。也就是一种假设条件:如果……就……的处理方式。用意志去抵抗某种冲动,或向自己保证绝对不会再重蹈覆辙是一定不会起作用的“计划”。“计划不去做某件事”往往会失败,计划一项新的活动往往会更容易成功,这也就是为什么要设定肯定意向和摒弃否定意向的根本区别所在。“执行意向”这个概念会创造出更多的抉择点,也就意味着,我们可以多几个对于可能出现场景的应对计划。一旦那些打断人的场景出现,就停下来利用此时出现的抉择点。这些打扰可以令自己从忘我的工作状态中转回到有意识思考的当下来,让自己重新评估一下自己,是否需要切换任务。就像自己有时候会陷入一些不必要大费周折的工作中,外界的打断反而能提供机会,让自己反思该如何利用时间才更加理智。如此按照尊重抉择点的办法实验后,得出结论是:自己可以不被“打断”影响情绪,理智的考虑是否要继续手头的工作还是停下来切换到另外一个更加重要+紧急的工作中去才是上上策。就好比跳脱出一个工作圈去看待同时出现的几个工作一样,高度有了,决定才会理智,工作质量上去了自己的满意度也就相应提升了,这便是良性循环^_^关于第三个诀窍便是不要随便开始一项新任务,除非已经有意识的决定了它确实值得做。本书反复强调“意识”而且是“有意识”,这到底是个什么概念?个人认为就是通常我们所说的动脑筋思考,且这个思考的时间点是在事前。一旦完成一项任务,不要接着去考虑接下来自己可以继续去做什么轻松的工作,而是有意的在脑海里对自己说:“这就是一个抉择点。”然后起身活动一下,喝点水或者咖啡提提神。在大脑高速运转一个小时甚至更久之后,最先需要做的便是让大脑暂时放空一下,尘埃落定才会更有能力决定下面该开始做什么,哪项工作才最值得花时间。那什么事是最值得花时间的呢?只要自己退后一步思考下,就能轻松的告诉自己当天最重要的任务是什么了。甚至于再进一步考虑下自己当下的状态,现在的疲惫等级,足不足以有更多的心理能量去完成下一项工作,以及自己将会在何种环境下继续进行工作。

读完以上章节,忽然有种开悟的感觉,呵呵。于是今天便成了将所学归所用的第一天,进入办公室之前坚定的给自己部署了今天最重要的两项任务,考虑到中途电话的影响不可避免,告诉自己接电话要简明扼要,记到随手记上以免继续之前的工作回头忘记电话内容,让这些穿插进来的电话和工作不再占用大脑内存。其实,最终还是为了给完成最重要的工作这个终极目标保驾护航。一天下来,顺利完成计划的两项工作,而且几乎没有头脑嗡嗡的感觉,GOOD!

由于这本书的美好,遂产生一个想法——节后预购两本赠予需要的“你”。前提是,呵,容我再想想,待续……

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