项目管理之启动--项目描述

上一期我大概的介绍了项目管理的5个阶段:启动,计划,执行,监控,结案,以及每个阶段易犯的错误,详细请见《项目管理流程与易犯的错误》,其中启动阶段常犯的错误是项目目标不明确,大家的期望各不相同。

一、为什么项目的目标不明确?大家的期望不相同?

一个项目开始时,大家自然会从项目的名字和各自的立场来理解这个项目做什么,解决什么问题,哪些东西不在范围之内。

比如:我们有一个全球争霸项目,但没有具体的描述,所以大家都不知道要做什么,什么算是达到了目标。有人会认为,全球争霸就是全球第一,所以我们要制造最多的衬衫,全球第一,称霸服装领域第一;有人会认为,得出口第一;有人会认为,得人口第一;反正各方对于目标都没有统一认识。

即使我们有个目标明确的项目,如:我们要建立一个24小时打遍全球的项目,不同的团队成员会有不同的理解,空军部门认为24小时能飞遍全球,所以需要研制高超音速飞机;对于海军来说,24小时打遍全球,必须发展航母,必须做到全球布置;对于陆军,必须要在全球有分布式的军事基地;对于战略导弹部队,需要有地地洲际导弹;快递公司认为可能做不到,我们只能24小时覆盖全国大中城市。因此,对于这样的一个项目必须要有清晰的项目描述,以使得大家都保持统一的认识。

二、什么是项目描述?

项目描述是详细阐述为什么要启动这个项目,为什么要在现在启动,如果不现在启动会有什么后果,项目的目标与范围是什么等信息。

如:我们有一个24小时打遍全球的项目,项目的背景是美国经常干涉我国的内政,企图阻止我们的和平崛起,并对我们的战略目标进行威胁打击,如果我们没有相应的反制能力,则会使得我们的目标暴露在巨大的风险下,所以我们必须要在现有资源的前提下,提升抗打击能力,并能在24小时内,对美国目标实施精确打击。

三、如何做好项目描述?

一个好的项目描述,要能说明当前面临的问题,重要性与严重性,为什么要现在开始,如果不开始会有什么问题,项目主要解决的目标是什么,是否有清楚的指标来定义。

怎么来做呢?当然不能自己闭门造车,我经常在面试时问过一些项目经理,他们会自豪的说,他们都清楚目标,自己直接写下来然后通知所有的项目成员,按着这目标来实施。这样的项目描述会带来什么问题的,就是大家都不认可,项目经理只能自娱自乐。

正确的方法:

1. 询问出资人的目标和期望,然后与其它干系人进行协调了解他们的痛点,汇总收集到的信息。

2. 将收集到的信息,如项目的背景,目标与重要性等信息与各利益相关方进行沟通,争取达成一致。

3. 当总体达成一致后,开项目准备会议并和项目团队进行讨论,在更大的范围内收集反馈与想法。

4. 再次向出资人汇报,并获得同意,最后在启动大会上达成最后的一致并签字。

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