前言

大概10多年前，我买了一本书《演示之禅》，深深地被内容所打动。之后，深入深地掉进了PPT这个坑里，无法爬出来。尽管没有成为大神，但里面的原则深深地影响了我。作者是：Garr Reynolds，一个生活在日本的美国人。

期间，曾经有一段时间经常浏览他的网站，www.presentationzen.com。在这个网站里面，学习了不少关于演示与制作PPT的知识，姑且当自己有学习吧。可能称为浏览更合适些，但多多少少还是被影响了。今天，登陆这个网站时竟然无法访问，不知是不是在维护的缘故。

后来，在百度快照中找到了作者的另外一个站点（http://www.garrreynolds.com）。正好今天开始开启了一个翻译的栏目，不如就把上面的内容翻译一下，说不定是一种更好地学习方式呢。而且，这也是一件一举多得的好事哈。实则怕这么好的内容会随时因为各种原因无法访问而失去了，那就太可惜了。

文章内容

1.以终为始

在打开Powerpoint软件前，坐下来并且真正地思考一下演示的那一天（的情景）。你演讲的真正目的是什么?你为什么被要求发言?观众期望获得什么?比如，一个50分钟的演示，你的观念里面，什么是你想要观众从你的主题中带走的最重要的部分?记住，即使你已经被请求发言，从观众的角度来看，仅仅精彩的信息传递才是唯一令人满意的目标。毕竟，如果一场会议、研讨会和正式演示的唯一目的只是信息的传递，观众总是可以仅仅阅读你的书（或文章，讲义等）就可以了。

2.尽可能多了解你的观众

在你开始组织你的演示的内容之前，你要用着眼于成为特定观众最好的演示者的角度，问自己多个基本问题。至少，你需要问这些“W问题”。

观众是谁?

他们的背景是什么?你认为关于你的演讲主题，他们会带来多少相关的背景信息?

事件的目的是什么?

是要激励吗?他们在寻找具体实用的信息吗?他们想要更多的概念和原理而不是建议吗?

你为什么被请求发言?

他们对你的期望是什么?

地点在哪里?

尽你所能找到所有关于场地的地点和组织结构的所有信息。

什么时候演讲?

你有足够的时间准备吗?什么时间?如果有其他的演讲者，顺序是什么?（顺便说一句，志愿者总是最先或最后走的。）是星期几?所有的这些都很重要。

3.内容，内容，内容

不管你的讲演多么地优秀，或者支持你的视频资料多么专业或漂亮，如果你的讲演不是基于坚实的内容，你不可以成功。还要误解我的意思，我不是说只要伟大的内容就能实现这一目标。这几乎不可能。伟大的内容只是一个必要的条件，但不是充分条件。但是你必须要从一个坚实的内容开始准备你的讲演，你要用这些坚实的内容建立一个胜利的故事，这个能帮助你跟观众建立联系。一句提醒的话：尽管我强调内容是多么的重要，我也恳求你不要给你的观众一个“数据存储”。一个数据存储 —— 不幸地是太常见了 —— 是一个演讲者在演讲中带来了大量的信息，却没有努力让这些信息或数据对观众们有用。当数据和信息似乎不是建立在演讲早期带来的信息基础上的时候，数据存储也会发生。有时，演讲者似乎是在炫耀，或者更可能的是，只是害怕如果不是给出所有的数据来讲述整个故事，观众不会理解他的意思。

不要掉进这样的想法陷阱：为了为观众理解所有事情，我们必须告诉他们一切。这给我们带来了简单的概念。

4.保持简单

简单并不意味着愚蠢。坦率地说，认为简单化是愚蠢的概念只是简单的，“愚蠢的”。简单对演讲者来说是困难的，但对观众来说是满意的。简单需要在你的部分更多的构思和规划，因为你要去努力思考哪些要包括在里面，哪些可以省略。你信息的本质是什么?这是你在准备演讲时要问自己的最后一个问题。这里在一个简单的练习：

练习
关于你的演讲，如果你的观众只能记住三件事情，你希望是什么?
(1).
(2).
(3).

5.列出大纲

我建议你从“模拟模式”开始你的计划。也就是说，最好的演讲者总是用纸和得笔来表达它的想法和目标，而不是一开始就直接打开Powerpoint(或者keynote)。就我个人而言，我在办公室用一块大白板来草拟我的想法（当我在苹果公司的时候，我把一整面墙变成一块大白板！）。白板会让我更无拘无束，更自由，更有创意。我还可以从我的草图里面回溯，并且当稍后添加幻灯版的时候，我可以想象它如何能够更有逻辑地展开。此外，当我写下要点和组织大纲和结构的时候，我可以为以后在PowerPoint中出现的图表或照片等视觉效果快速绘制思路。虽然你可能在演讲时要使用数字技术，但是演说和连接观众的行为 —— 说服、推销或者通知 —— 是非常类似的。Cliff Atkinson在他2005年的“超越要点”一书中，巧妙地说，在你掌握你的要点和逻辑流程之前，先在PowerPoint中创建你的演示文稿（在纸上或我的白板上）就像一个电影导演在有剧本之前就雇佣演员，并且开始拍电影一样。

关于“模拟计划”的更多建议
我通常使用一本标准的便签本和一支笔（或者空间足够的话用一块白板）来创建一个粗略的故事板。正如我所说的一样，我发现模拟的方法更能激发我的创意。没有软件能挡住我的路，我可以看到创意是如何流淌的。我画出可以支持一个特定观点的图象，比如，这里一个饼图，那里一幅图片，可能这一部分画一个线图等等。你可能认为那是浪费时间：为什么不直接进入PowerPoint并在那里创建你的图片，这样你就不必做两遍呢？嗯，事实是，如果我试着在PowerPoint里面创建故事，它实际上需要更上的时间，因为我不得不经常从普通视图切换到浏览视图，以便看到“整个故事”。模拟方法（纸或白板）勾勒出我的想法和创建一个粗糙的故事真的有助于在我的大脑中巩固和简化我的信息。然后我就可以轻松地在PowerPoint中排列组织那些想法。当在用PowerPoint时，我通常甚至都不再需要去看白板或便签本，因为模拟过程已经给出了一个清晰的视觉图像，让我知道内容是如何组织的。在某个要点，我思考要使用什么图象效果的时候，我只需看一眼我的笔记来提醒我。然后我去 iStockphoto.com或者我自己的高质量图片扩展图象库去找完美的图像。

6.组织一个清晰的结构

在麦肯锡报告手册中列出一个页面：演示结构是最重要的。没有它，你精彩的风格，讲演和伟大的视觉支持效果将发挥不出效果。如果你在第一步花了时间来概括你的想法，并把它们用合乎逻辑的方式上组织，那么你的想法就会变得非常清晰。你可以把你内容的逻辑和讲演的流程可视化。如果你的想法开始时不清晰，当你创建图象和/或者把持文档时，之后你不可能创建正确的结构。你的观众需要看清你想要去哪里。在开始的时候，仅仅有一个“议程”或“路线图”说明你谈话的组织结构，那是不足够的。如果你确实没有一条坚实的逻辑和结构之路，那么大纲幻灯片是没有用的。事实上，自从你开始就作出了有组织的承诺，但后来却以一种混乱而缺乏重点的陈述方式演讲以致无法兑现诺言，那么甚至会让观众更加愤怒。

7.那又怎样

我经常用日本话对自己说，“dakara nani?” 或者"sore de ...?" 直接翻译就是“那又如何”或者“你的观点是......?” 当我在准备材料时，我经常这样说。当搭建你演讲的内容时，经常站在观众的角度并且问“那又如何?”在整个计划过程中，真正地问自己这些困难的问题。例如，你的观点是相关的吗?它可能很cool，但它是重要的还是用一个非常重要的方式帮助你的故事......或者它很肤浅?肯定地你曾经作为一个观众并且想要知道演讲者正在谈论的东西是怎样建立相关性的或怎样支持他的观点的。“那又如何?”你可能对自己说。“那又如何” —— 总是问自己这个非常重要、简单的问题。如果你不能真正地回答这个问题，那么把这部分内容从你的演讲中删掉。

8.你可以通过电梯测试吗?

用电梯测试来检查你信息的清晰度。这个练习逼着你在30-45秒时间内“推销”你的信息。想象这样的局面：你已经定好时间在你的公司向产品市场的负责人提出一个新想法。你的公司是世界上技术领先的工厂之一。日程安排和预算都要很紧；如果你从执行团队成功地得到肯定，这对你来说是一个特别重要的机会。当你到达副总裁办公室外的行政办公桌时，突然她拿着外套和手提箱走出来并且大声喊，“.......对不起，有急事，我们边下大堂喧告诉我你的想法......”想象这样一个场景。在乘坐和走到停车场时，你能推销你的想法吗?当然，这种场景不太象真的，但是有可能。但最有可能的是，你没有得到事先通知就被要求从20分钟到10分钟缩短你的演讲（或者从一个小时减为30分钟），你可以完成吗?实际上，你可能永远都要不会碰到，但是练习在这样情况下可能做什么，将逼着你删减你的信息并且让你所有的内容更紧密和更清晰。
作者，Ron Hoff("我可以看透你")提醒我们，当你在计划阶段你的演讲应该能通过David Belasco测试。David Belasco是一个片人，他坚持一个核心观点，他所编制的每个成功的戏剧都能够且一个简单的句子写在一张商业卡片的背面。试一下。你能够明确你的演讲内容的精华并且把它写在一张商业卡片的背面吗?如果这个任务对你来说是不可能的，那么你可能要再思考并且把你的信息记在心里。这也是在你开始打开PowerPoint（Keynote）之前必须做的事情。

9.讲故事的艺术

好的演讲包含故事。最好的演讲者用故事来描述他们的观点，而且通常是个性化的。解释复杂思想的最容易的办法是通过例子或分享一个强调观点的故事。对你的观众来说，故事更容易被记住。如果你想要你的观众你的内容，那么找到一个跟他们相关和记忆的方法。你应该努力去拿出一个好的，短的，有趣的故事或例子去支持你的主要观点。另外，把你全部30分钟的演讲作为一个讲故事的机会是非常有用的。好故事有有趣的开头，中间有刺激的，吸引人的内容，和一个清晰的，合逻辑的结论。我曾经见过非常好（虽然不伟大）的演讲，普通的讲述和普通的视觉图象，但因为用一个清晰的，言简意赅的方式讲了一个支持他观点的故事，他的演讲比较地有效。在意识流中漫步不会达到目的，观众需要听到（和看到）你描述的观点。

10.信心 —— 怎样获得

你在你的材料的顶部越高，你就会越少焦虑。如果你已经花了时间去建立你演讲的逻辑流程，设计了专业和恰当的支持材料，没有太多担心的。并且，如果你已经实际上用电脑和投影仪（假设你使用幻灯片）排练过几次了，你的焦虑几乎都会消失。我们为我们不知道的东西而担心。如果我们非常熟悉我们的材料，并且排练了流程，知道下一张幻灯片是什么，并且有预测过问题，然后我们已经排除了许多不知道的问题（不是所有问题）。当你消除不知道并且减少紧张和焦虑，那么信心就会自然地了焦虑。

后记

很不容易，翻译了这3000多字。当然效果是不尽如人意的，但so what?从有许多错误到错误少一些，到比较满意，是一个必经阶段。不勇敢地走出那一步，不走过这段必经的路，怎么可能到达你想要去的地方?

许多的句子还是直译，因为还没有真正地理解作者的意思，没有真正或多次地践行，要真正地理解是不容易的。先做了再说，或许以后会有更多更深入的理解，那时再来修正就好了。

凡走过，必留下痕迹。