其实PPT和书面相似,也有一部分文字内容,但不同于书面表达的是,PPT演讲的是用视觉演示的方式来呈现作者思想的。
为了吸引观众的注意力,展示PPT的重点应该在于如何取悦观众,这就要求PPT演示要像其他娱乐形式一样,需要一定的艺术性。针对这些特点,我们可以采用以下两个方法在PPT中呈现“金字塔”。
第一个方法是视觉化写作。
什么叫视觉化写作呢?就是从“看”的角度,而不是从“读”的角度,来制作PPT。由于PPT一般要靠真人在大屏幕上演示,其视觉性和互动性更强。因此要特别注意通过PPT吸引和引导观众的注意力。
具体来说,这有三个技巧:
第一个技巧是:每张PPT只展示一个论点。PPT看起来很大,但实际上,我们可展示的内容却很少。
因为对大多数人来说,PPT是“辅助工具”。大家都很少会聚精会神地阅读PPT,反而更认真地听汇报人讲解,因此,PPT的篇幅应该尽量减少,每一张最多讲一个论点,甚至几张PPT讲一个论点。
第二个技巧是,减少文字、尽量用图表。刚才说到,比起PPT,人们会更多地关注演讲者,这就需要我们减少文字内容,尽量用图表去呈现,辅助口头的文字讲解。
那么,这个文字与图片的比例最好是多少呢?金字塔原理给出了一个大概的比例:图表90%,文字10%。也就是说,PPT的主要内容应该是图表,而文字只是辅助性的讲解和说明。
第三个技巧是:公式化表达。所谓公式化表达,就是将自己的观点,在PPT中转化成容易记忆的公式,令观众形成记忆点。
比如:“努力+机遇=成功”,“欲望+激励=行动”,这些公式能最大限度地减少人的阅读障碍,帮助他们理解。
PPT呈现金字塔的第二个方法:问题链。
用一个个问题,形成一个“问题链条”去引导观众,让他们的注意力和思路跟着汇报人往前走。
比如苹果公司的创始人乔布斯,其PPT的制作和演示能力也是世界顶级的,其中的关键就在于他善于问问题。
1983年,乔布斯正是用人之急,当他接触到百事可乐的总裁约翰·斯卡利时,就一下子被其吸引。
当斯卡利收到乔布斯伸出的橄榄枝时,他思考良久,觉得此时还不太适合放弃现在的事业,于是就委婉地谢绝了乔布斯的好意。
而乔布斯并没有因为被拒绝而感到心灰意冷,相反,他用上了提问的技巧,说出了至今仍然被视为“最好的销售广告词”的话:你究竟是想一辈子卖糖水,还是希望获得改变世界的机会?
这句问话一下子就触动到了斯卡利的心,最终促使他果断离开了百事可乐,成为苹果的首席执行官。
所以说,提问能力对我们也非常重要。尤其在面对面用PPT交流时,问题能否触动对方,就决定了对方是否会认真听取你的想法。
至于提问的思路,可以遵照我们前面提到的界定问题“四要素”:背景、现状、目标和困扰,选择其中一点或几点进行提问。