构建时间管理核心系统：
种子——找到时间黑洞，找到职业价值观。
树苗——学习四象限法则、衣柜整理法。
枝叶——战胜拖延，要事优先，处理临时突发事件。
开花——养成一个好习惯。
结果——让想法落地。
收获——建立高效办公区，逐渐走向高效率、慢生活。
结果比过程更重要，只要能将任务完成，省下来的时间都是自己的。
被“时间黑洞”吞噬的时间
“时间黑洞”会提供很多相互关联的信息吸引我们的注意力，最终使得消耗的时间在不知不觉中膨胀。
测试①——看看你浪费了多少时间 ：
1. 在纸上写下自己认为分别花费在“集中精力工作”、“无意义浪费时间”、“真正的休息”上的比例，比如：50％、30％、20％。
2. 写下自己对“集中精力工作”、“无意义浪费时间”、“真正的休息”的描述。
a）集中精力工作：心无杂念；进入忘我状态；效率很高。
b）无意义浪费时间：打开浏览器漫无目的地乱逛；各种纠结；办公室侃大山；无法集中精力；烦躁不安。
c）真正的休息：打个小盹；到楼下散步。
3. 连续5个工作日，每隔1小时记录下自己所处的状态，从早晨8点开始到晚上21点结束。
4. 在周六统计过去70个小时里，三种状态所占的时间比例（用下表统计更方便）。
测试②——记录自己一天的工作情况：
1. 每隔一小时写出下一个小时计划做的事情。
2. 一个小时结束后记录下结果。
3. 坚持一整天，持续一周。
记录和分析时间日志
时间的运用分为“主动时间”和“被动时间”。做事之前有预期，并且追求预期的结果，这是主动运用时间，反之是被动运用时间。时间黑洞是指被动时间的集合。通过记录工作情况，找到自己每天的“高效时段”。
找到高效时间段的法宝——时间日志
记录时间日志的好处：提醒自己珍惜时间；分析自己时间的投入与产出；找到自己最高效的时间段。
如示例，分析结果：
1. 高效时段在早晨8点-10点之间，大部分产出都在该时段；
2. 很多时间花在收邮件、聊天还有弥补周一的工作失误上；
3. 虽然有在写代码、写文档、做项目汇报，但仍被投诉训斥，说明没有抓住重点，对客户的问题不重视；
4. 在写Bolg和上网聊天的过程中很多事情被拖延了。
梳理时间日志后，对自己每日时间段整理规划：
处理日常事务的方法：
第一步：将所有任务统统放入“工作篮”，无论是谁在什么时候交待的任务。
第二步：将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或必须转交别人处理的任务拿出来；将可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
第三步：将需要在特定日期处理的事情写进日程表；将需要别人处理的事情立即转交并设置到期提醒；将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
第四步：在自己最高效的时间段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排。
提高工作效率的技巧：
1. 找出重要的事情在高效时段内完成。一早上班别着急投入工作，先检视当日工作重点，找出重要并且紧迫的事情，将这些事情安排在自己的高效时段完成。
2. 回顾要发布或呈给上司的资料。我们不可能一次就做到尽善尽美，自己编写的材料就是自己的名片，这上面不要吝啬时间，它们能让人对你刮目相看。
3. 减少邮件检查次数。每天两次足够了，往往无所事事时会“习惯性”检查邮件，注意找事做来分散自己的注意力。
4. 能休息时尽量休息。有午休时间的人是幸运的，设定半小时的闹铃，好好放松，非常有利于精力恢复。
当注意力被打断之后，想要重新集中注意力至少需要15分钟，因此要尽可能去避开“时间黑洞”。
如何找到自己的价值观？
所谓价值观是指一个人对周围的客观事物（包括人、事、物）的意义、重要性的总评价和总看法。
价值观没有对错之分，每个人都有自己的人生路走法。
第一种人，拿着地图走路，喜欢做一件事情之前先做好详细计划，然后按照计划去办事。
第二种人，看着路牌走路，喜欢走一步看一步，每到一个十字路口选择一次方向，自己并不知道最终走向。
第三种人，顺着方向走路，选择一个大方向，然后朝着这个方向努力，靠信念坚定走下去。
哪种走法都没错。建筑设计师是第一种人，科研人员是第二种人，创业者是第三种人。问题是，你是哪种人？你愿意做哪种人？
找到自己的职业价值观
找出自己的价值观之后，将它们写在卡片上，放于抬眼可见的位置，这样就可以不断地巩固、修正它。今后在挑选自己的伙伴或者合作者时，不妨先考虑一下对方的价值观是否和自己相符。
《职业价值观》自测结果：
重要排序：人际关系、成就感、安全感；
不重要排序：社会交际、美感、变异性。
价值观可能由于经验积累、环境变更而不断调整。比如此阶段自己的重要程度排序为：管理-成就感-社会交际，当有两件事情同时扑来：一件是解决一个公司所有人都没办法搞定的技术难题，另一件是主持一个新项目的管理工作。那么按照价值观来看，管理在第一位，因此就选择主持新项目；如果放10年前，那时候的价值观和现在不一样，更加注重成就感，因此就充满激情地投入到技术攻关中去。
无压工作术——四象限法则
把事情按照重要和紧急程度划分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。
评估一件事情的重要程度和紧迫程度，职业价值观就是评估的标准，而紧迫程度则是任务的时间底线。大部分低效管理者会被迫选择将工作精力放在第一和第三象限上。
改造“待办事项清单”：先“轻重”，给所有任务以职业价值观为标准标出“重要”或者“不重要”。再“缓急”，以截止日期为标准标出“紧急”或者“不紧急”。最后按照自己意意愿标出“高”“中”“低”三种优先级。
四象限处理原则：
第一象限：重要而且紧急。立即去做！工作中主要的压力危机都来自第一象限，进入这个象限的次数越少越好。第一象限80％的事务大多来自第二象限没处理好的事务。思考：真的有那么多重要而且紧急的事情吗？
第二象限：重要但不紧急。有计划去做！这类事虽然看起来不紧急，却会因为一时不重视，而发展成第一象限的事。我们最应该将时间投资于第二象限，在第一时间对它进行任务分解，并且制定时间表，持续推进。 每次投入很少的时间，完成一项庞大的任务。思考：如何避免更多的事情进入第一象限？
第三象限：不重要但紧急。交给别人去做！ “紧急”和“重要”一点关系都没有，这里是我们忙碌而且盲目的源头。遇到这类事情不用立即去做，而是评估这件事相对于手头其他事情的重要程度，再做决定。这个象限里的事务最好能放权交给别人去做，如果自己就是基层的执行者，尽量委婉拒绝！思考：如何尽量减少第三象限的事务？
第四象限：不重要而且不紧急。 尽量别去做！这个象限的事情都是用来打发时间的，如果过多沉迷，产出就会大打折扣。当疲惫的时候，可以做一些缓冲调整的事情来调整心态身体，但不能在这里投入太多精力，否则就是在浪费生命了。思考：在工作中是否有必要进入这个象限？
应用“猴子法则”走出第三象限
主管人员之所以时间不够用，重要原因在于没做好授权分责，将太多本该下属去做的工作招揽到自己身上，以至于永远在追赶工作进度。将并非自己职责的事情做得很有效率，这可不值得沾沾自喜，你自己的事情完成得怎么样呢？应用猴子法则的前提是要明确自己的责任边界。
使用“猴子法则”有两个重点：
1. 明确职责，确定这只猴子不是你的；
2. 注意沟通方式，明确、坚决、不生硬。
老板问：关于水利系统软件的那个项目，想和你谈一谈。
回答：好的老板，不过能否请你先发给我一份关于水利系统软件的资料？
下属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？
回答：你有什么想法？能不能先请你做一个删减成本的计划案？
同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？
回答：我已经让××去做了，他会直接发给你。
老婆问：明天下午能否和我一起逛街？
回答：老婆，下个月结婚纪念日的时候我陪你逛一整天，好吗？
朋友问：这周六咱们一起去打羽毛球吧？
回答：好啊，到时候你给我打电话，有时间我一定去。
父母问：家里的空调坏了，换一个新的吧？
回答：行啊，你们选好喜欢的品牌和款式，到时候我去买。
如何走入第二象限？
第二象限工作是四象限的核心和最终目的，我们要紧紧围绕第二象限开展工作，以消除时间管理的三大杀手——信息不够、拖延、预期结果不明确。
对第二象限事务进行目标描述和任务分解：
1. 迫使我们将精力花在第二象限，这在一开始是非常重要的。
2. 有利于将一个项目做细，做得有计划，时刻知道下一步该做什么，也更加有行动力。
3. 明确任务完成的标准，当达到标准的时候就可以放下心中的大石，减轻压力。
4. 分成小的任务后有利于进度控制，可以明确知道该任务是否造成了拖延，并立即调整后面任务的时间规划。
四象限法小结：
· 根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。
· 根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。
· 将自己所有的日常事务放到四象限中分析。
· 对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。
· 将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。
· 平时制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的。
时间管理的绝招——衣柜整理法
做事靠系统，不是靠感觉。
衣柜整理步骤：
1. 将衣柜里的东西全部取出来，放在床上。
2. 将散落在床上的衣物进行整理，比如，哪些是再也穿不了的衣服，哪些是秋冬季穿的衣服，哪些是最近就要穿的衣服，把它们在床上整理好。
3. 规划好衣柜的空间，哪个地方放内衣，哪个地方挂西服，哪个地方放运动衣，等等。
4. 按照规划，将要穿的衣物全部各就各位，不再穿的衣服和其他季节的衣服单独存储。
5. 每周对衣柜进行整理，检查是否放置整齐。
6. 在正确的场合穿合适的衣服。
整理衣柜的步骤对应时间管理的五个流程：捕捉、 明确意义、组织整理、深思、行动，这是一个开放式循环的流程。
捕捉：清空衣柜
把所有任务都写到ToDo List里面。把“一切引起我们注意的事情”都收集下来，放到头脑以外的地方。对每一件事情都立即去处理，很容易陷入盲目的陷阱，分不清主次。
明确意义：为衣物分类
当前任务完成后，再去整理“收集篮”，明确每一件杂事的意义，哪些是“可以行动”的，哪些是“不能行动”的。判断是否可以执行，以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作。
处理收集篮的几大原则
从最上面一项开始处理：这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。“明确意义”这个词并不意味着“立即去执行”，它仅仅是“判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后放到相应的地方去”。必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
三类“不能行动”的任务：
1.垃圾：这类事情千万别去做，浪费时间，浪费生命。在捕捉的时候就自动过滤掉。
2.将来某时：比如说“哪天有空去打羽毛球”，这是一件当某些条件成熟之后才会做的事情。
3.参考资料：比如“上个月市场推广费用明细报表”，会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情，或许今后的某个时候会用得上，对待这类事情的正确方法是分类归档。
六类“可以行动”的任务：
1. 2分钟行动：比如，打个电话。对于这些繁琐小事，应采取的行动是——立即去做。
2. 项目：需要多个步骤，并且需要多部门协调的事情。例如，“周五前拿出新产品销售策略”，这不是一个人能搞定的事，需要和多个部门沟通、协调、开会。
3. 任务：由多个行动组成，和项目的区别是任务几乎都是自己要解决的事情，比如制作项目进度计划。
4. 行动： 就是可以直接去做的事。对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。
5. 指派给别人完成的事： 可以方便地把“猴子”甩到别人身上。比如“提供新版本软件的用户使用报告”，可以打电话给同事说明这件事，并告诉他，下周三之前必须完成。
6. 特定时间做的事： 这些事写进日程表，比如下周三14：00督促Steve提交用户使用报告。
一次只处理一件事情：处理完一件事后再去处理下一件。
永远不要再放回收集篮（被迫中断的事情除外）：当你第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的实质以及处理方法，争取一次就把它做好。
脑子里每次只装一件事，就可以从嘈杂的环境和重重的压力中解脱出来。若是同时开很多的线程去做不同的事情，不仅会严重影响心情，还感到压力重重。
一次只处理一件事的好处：
1. 专注。当集中注意力于某一件事的时候，大脑会努力搜索这件事相关的任何信息，将大大提高创造力。
2. 成就感。把每天要做的事写出来，标上优先级，然后选自己感兴趣的，或者已经准备得比较充分的来做。做完一件，划掉一件…这样能保持旺盛的斗志，与其每件事都做到一半，不如将一件事完全做完，会更开心，更有成就感。
3. 摆脱压力。压力都是自己给的，我们的压力来自于知道可能还有10件事在等着我们去做。
4. 更好的结果。当集中精力时候思维会很活跃，可以很清晰、有逻辑地去思考。用更好的逻辑思维和创造力，不难得到更好的结果。
脑袋里只装“下一步行动”的事
“下一步行动”是指某件事下一个可以直接去做的事情。通常造成拖延、效率低下、行动力差的原因之一就是你在做的是杂事、任务或项目，而不是下一步行动，所以总感觉无从下手。
焦点只有一个，就是下一步行动：每接手一个项目或者从第二象限取出一个任务的时候，都问自己一个问题：“下一步行动是什么？”先将任务分解成若干“行动”写下来，然后去找到“下一步行动”，最后再去执行它。执行完以后，再执行下一个“下一步行动”，直到整个任务完成。
分解行动的秘诀：
秘诀一： 动词开头。动词开头才能保证它具有可执行性。
秘诀二： 内容清晰。尽量给大脑清晰的事件相关信息。
秘诀三： 描述结果。在任务开始前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。
秘诀四： 设定开始时间、周期、最后期限。便于更加合理地安排时间，把握行动进度，照顾别人的时间。
行动、任务、项目，都要从下一步行动开始执行，但决定下一步行动的方式不同。
行动指可以直接去做的事情，决定下一步行动就是决定执行时机。不同时机去做，产生完全不同的结果。
任务和项目都是由多个行动组成，但区别是，任务下的行动基本由自己独立完成，而项目可能是由多个人共同完成，它们关注的重点不一样。做任务关注的重点是分解任务并执行，而做项目关注的重点是与人的沟通协调。
如果你是项目负责人，那么你的重点就是沟通和协调，让团队去做事，自己跟踪进度，把握全局。决定项目的下一步行动是建立框架。
组织整理构成工作中的清单系统——三张清单和一份日程表
1. 日程表： 存放特定时间要做的事情，比如开会、约会等等，需要结合提醒功能。
2. 行动清单： 这是每天的主要清单，排在最前面，在工作的时候保持打开，随时记录，当行动完成后，也随时从上面划掉。
3. 将来清单：清单上的内容可能要很长时间才会执行，把它放在最后的位置，每周回顾，看看有什么事情可以孵化成行动。
4. 项目清单：这个清单一般比较复杂，有时还需要随时补充资料什么的，所以通常用专门的区域来存放和项目相关的一切。
深思：对衣物做到心中有数
压力是因为焦虑，焦虑是因为缺乏掌控感造成的。
对清单进行深思的好处：
1. 孵化杂事。将已不感兴趣的事从清单中划掉，或将时机成熟的事从清单里挑出来做进一步思考，有利于保持清晰有序的头脑。
2. 产生灵感。重新审视过去发生的事，以及未来要做的事，很多平时觉得棘手的事情，会这时找到灵感。
3. 提升高度。通过对自己工作的审视，向自己发问：我的目标是什么？今后遇到类似的事情应该如何取舍？当站在新的高度看待现在的人和事，将会有前所未有的发现。
恰当的深思时间：
每天下班：1. 今天做了什么？2. 对哪些比较满意，哪些不满意？3. 推进了哪些重要的事？4. 明天的规划是什么？
每周回顾：1. 清空收集篮，包括：邮件收件箱、随手写下的纸张、整理办公桌；2. 检视将来清单、行动清单、项目清单，调整修改；3. 检视日程表，适当调整行动计划；4. 浏览本周收集到笔记里的内容，内化加深印象；5. 检视年度目标，刺激完成的动力。
行动：选择最佳方案
分六个高度去检视规划工作和人生：
1. 原则（五万英尺）：找时间好好去思考自己的价值观、原则和目标，这是工作的灵魂所在。比如：高效率，慢生活。
2. 愿景（四万英尺）：包含3～5年的工作目标，可以是职位，也可以是组织能力、协调能力等。这个层面需要问自己： ◎ 我想要什么？ ◎ 哪些人已经做到了？ ◎ 他们是如何做到的？ ◎ 那时候我的工作和生活会是怎样？
3. 目标（三万英尺）：目标比愿景更细化，通常在一年内就可以有阶段性的成果。比如：◎ 每周通过参加商务聚会来扩展人脉，主动给朋友们打电话来巩固人脉；◎ 参加管理培训课程或参加MBA学习来提高自己的综合能力； ◎ 每天坚持阅读40分钟，来扩充自己的知识面，并更深层次地研究自己所在的专属领域。
4. 责任范围（两万英尺）：工作上的角色，如销售、管理、产品开发等；生活中的角色，如家庭、个人财务、精神层面等。兴趣爱好上的角色，如驴友、吉他手等。要把每个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。比如：拿出自己负责的项目和产品，看看是否还有提升的可能性，因为毕竟要把自己责任范围内的事情做漂亮，才有可能升职或者有其他进一步的发展。
5. 任务（一万英尺）：包含了任务和项目，虽然已经有了“自上而下”的目标系统，但仍然要将注意力放在眼前的一个个项目上。比如“制定新产品的营销策略”等。
6. 下一步行动（跑道）：这是最为细枝末节的事件，我们要将它们全部放进行动清单，然后一一消灭。
选择执行任务的四重标准：
1. 重要性：决策行动的标准是相对重要性。比如：职业价值观、四象限。
2. 环境：按不同环境集中处理工作，提高效率。比如：打电话处理、外出处理、计算机处理。
3. 时间：考虑用多长时间来处理一项任务。磨炼利用生活中的“时间片”来迅速完成任务。
4. 精力：保持节奏，将繁琐难度大的任务用简单步骤连接起来，有效防止疲劳。
战胜拖延的方法
对精力臣服，而不直接对抗，让精力还没有透支的时候就休息、恢复。
番茄工作法：
1. 选择一个行动：一定是明确可以立即执行的行动，而不是任务。
2. 倒计时25分钟作为一个番茄时间，预估完成行动需要几个番茄，然后在番茄时间内不间断工作。
3. 每吃掉一个番茄休息5分钟，连续吃掉三个休息15分钟。
工作中想要不被打断是不可能的，高效率的人总是力求将被打断概率降到最低。打断分为两种，一种是内部打断，一种是外部打断。
当番茄时间被“打断”：
先问自己“这件事情必须现在做吗？”如果答案是“否”，就把它写到收集篮里。
来自外部不重要的打断也不要立即去做，和对方协商稍后处理，然后放到收集篮里。
如果答案是“必须现在就做”，就果断中断番茄时间，去处理那些事情。
如果番茄时间确实经常被打断，可以考虑缩短番茄钟，比如改成15分钟，这样被打断的概率就小很多。
根据自己精力灵活设置番茄时间，比如早晨刚到公司设置40分钟，中午快下班15分钟，下午上班30分钟，下午快下班15分钟。
让工作具有吸引力
1. 目标：通过沟通，明确目标。如果不能把目标明确写下来，那么就极有可能做不到。把终极目标分解为若干努力就能达到的小目标。
2. 规则：建立一两个小系统，把它们变成仪式，比如每天到公司的第一个小时，排除干扰搞定最重要的事，这就是给自己定的规则，养成习惯后就不容易分心。
3. 及时反馈：给自己建立反馈系统，完成某项任务就给自己一个小奖励，积累成就感和满足感，保持住积极的情绪。
4. 自愿参与：把任务变成自己喜欢的事情，任何事情都是在积累经验、创造机会。完成从“要我做”到“我要做”的心态调整。
游戏思维改变工作
用“单机游戏”做项目管理：
1. 制定开发计划，确认成本、周期、模块、进度、负责人，使项目明确、量化、可追踪。
2. 选出重要任务当做里程碑，设定完成里程碑之后给自己和团队的奖励反馈。
3. 当任务完成后，一定要兑现奖励。
用“局域网游戏”提高团队工作效率：
1. 用一张画布将团队所有人的任务集中在一起呈现。
2. 每周把团队成员聚集，一起将本周“重要工作”写在便利贴，贴在“本周计划”栏。用红、黄、蓝、绿分别表示最高、高、中、低优先级（最好不要超过5件）。
3. 每完成一件，就把便利贴挪到“已完成”那栏，此时方可补充另一件“重要工作”上去。
要事第一
琐事越做越多，要事就会越做越少。花足够多的精力在真正的“要事”上，“琐事”的水龙头自然会关上。
“要事第一”的原则：做完必须做的琐事，就立刻回到要事上来。
1. 简单、明确：谋定而后动（明确目的目标→搜集相关资料→行动）。
2. 即时满足：拆分任务，就能做到“断点续传”，也有利于“即时满足”。
3. 不改变：在相对固定的时间段去做最重要的事（指“重要但不紧急”的事）。
应对临时突发事件
碰到临时突发事件的时候，没有其他的办法，只能紧急应对。处理事情之前首先要处理好情绪，不论多糟糕的事情，发生的时候就代表已经过去了，你再郁闷烦躁都无法改变过去。最实用的方法就是活在当下——“下一步行动是什么？”
临时突发事件无法避免，只能尽量降低它出现的可能性和后果。时刻保持“预案系统”意识，从而化解可能出现的“临时突发状况”。
养成一个好习惯
自律即自由。培养习惯的秘诀是少、慢，而不是多、快。
培养习惯首先要找到驱动力，先问自己“为什么要养成这个习惯？”，然后写下来。驱动力＞约束力，力量来自于内心。
培养习惯要给自己奖励，再微不足道的成就都要大肆庆祝！任何东西的价值，都来自于你赋予它的意义。
培养习惯不是一个人的事！借助有相同目标的他人意志，相互鼓励进步。
让想法落地
用S.M.A.R.T法则制定目标
达成工作和生活之间的平衡，思考“除了工作外，还想做什么？”，然后将想法变成目标。
制定目标的原则：
S——Specific 目标一定要明确，不能模糊。
M——Measurable 目标的可衡量性。是否有一个实现目标的标准。
A——Attainable 目标的可实现性。目标必须是可以实现的，或者说经过努力是可以实现的。
R——Relevant 目标必须和其他目标具有相关性。完成这个目标对你的其他目标有何帮助？
T——Time-based 目标必须有明确的截止期限。一个目标只有在一定时间内达成才有意义。
用思维导图梳理计划
实现目标的关键是将目标转变成计划。建立完框架，才有行动清单。
思维导图的步骤：
1. 列出完成目标要考虑的因素，不需要太细致，理出像目录一样的框架。
2. 对每一个因素进行发散思维，记录下期间冒出的新想法。
3. 做减法，精简框架。
用甘特图掌控进度
思维导图用来发散和梳理思路，甘特图用来评估总体进度。如果是一个时间跨度比较久的项目，或者多个项目同时进行，甘特图就可以派上用场。
甘特图的步骤：
1. 设置项目的里程碑和任务。里程碑和任务不同，里程碑是关键节点，通常关键节点的进度如果滞后，就要重新调整计划；而任务在短时间内的超前、滞后都没有关系。
2. 设置里程碑和任务的时间期限。避免计划进度总是调整，否则会有挫败感。
3. 明确分工。标明谁是主要负责人。
用九宫格平衡人生
人有五大需求——心灵、健康、情感、心智、财务。这些需求的平衡满足，才是富足的人生，所以以此来制订年度目标。
九宫格的作用是让我们更加均衡地去看事情，九个格子里的内容都可以改成适合自己的。
建立高效办公区
干净整洁不等于高效办公室，对身边的所有物品做好取舍和定位。
熟练运用时间管理系统，从容应对工作，生活掌控自如~
