一篇文章了解番茄工作法

题图:绿色草地上的红色时钟
图片摄影:Alexas_Fotos
授权基于:CC0协议



本周,我读了《番茄工作法图解》这本书,并开始实践,使用番茄工作法学习、工作(其实就是写公众号文章啦),事实上,在写这篇文章的时候,我就已经在使用番茄钟计时了。

番茄工作法其实很简单,真的很简单,只要很简单的工具(纸、笔、人)就能开始。

但书中介绍的番茄工作法是一个很低端的版本,每个人都可以继续升级,形成有自己独特风格的、适应自身的新番茄工作法。

这样说可能不好理解,举个例子。

现在的智能手机,除了苹果以外,都是使用的安卓系统,而安卓系统是Google研发出来的一个开源的手机系统,任何人都可以拿到Google提供的安卓系统,然后自己研发,开发出更适合自己的手机使用的系统,像小米、华为、乐视等品牌的手机的系统,都是基于安卓系统再研发的。

而书中提到的番茄工作法,就好像是这个安卓系统,而每个人都可以基于这个版本,再继续改进,使之更适合自身情况,这就是再研发的过程。

不过,在研发之前,还是要先了解番茄工作法滴,我在读了书后,整理了部分内容,加上一些思考,形成了下面这篇文章。


一、番茄工作法是什么?

番茄工作法是一种时间管理手段,但更准确的说法是,自我管理手段。

时间这玩意,看不见、摸不着,而且,你又不能强行改变它,让它静止或是逆流,可以说,我们普通人对时间,就是一点办法也没有,因此,时间实际上是不可管理的,真正能管理的,只有我们自己而已。

番茄工作法会设定一个番茄钟时间(具体时长任意,但要保持一致,不可随意更改),在番茄钟时间内,你要做的,就是集中注意力,排除障碍,完成当下任务。待番茄钟时间结束后,立即放下任务,休息一小会,然后开启下一个番茄钟时间。

在早上,你需要安排今日待办事项,并安排番茄钟时间,一个任务需要几个番茄钟时间完成;白天的时候,就是完成今日待办清单的任务;到了晚上,工作结束了,整理数据,回顾一天。

番茄工作法是为了更好地管理自身,让我们能集中注意力完成最重要的事,而不是将时间、注意力浪费在无聊且无意义的事上。


二、该如何使用番茄工作法?

很简单,只需要三张白纸或横格纸,以及一只笔,纸最好大一点。

第一张纸,作为《活动清单》,记录着你想到的、需要在今天乃至未来完成的工作、学习任务、家务劳动等。

活动清单理论上是可以无限长的,你可以随时随地向其中添加任务。

如果是确定在某个时间做,可以加上时间,如:打扫房间,12.6 PM7:00;如果任务有时间限制,也可以写上deadline,如:完成展览馆设计方案,2016.12.15。

第二张纸,作为《今日待办》,每天早上,取一张新的纸,记录下今天需要完成的任务,并安排番茄钟时间,记住,这是承诺今天完成的,不要违背诺言哦。

在早上安排任务时,需要统筹全局,既考虑到自己一天注意力有限,必须要在精力最好的时间段完成最重要的事,也要关注有deadline的项目,不把这个项目拖到快结束才完成。

面对一个大项目,可以将之分解为一个个小任务,然后根据小任务安排具体的完成时间,记得一个任务不要超过5个番茄钟时间。

第三张纸,作为《记录》,在晚上记录相关数据,例如中断次数、每个项目所花费的番茄时间数等,然后根绝这些数据,来改进自己的工作效率,工作流程等,这个可以自己慢慢探索,以及和其他使用番茄工作法的人交流。


三、如何应对中断

书中介绍,中断分为两种,一种是内部中断,一种是外部中断。

内部中断:这种中断来自自身,可能你想要喝咖啡了,可能你突然想到一个新的任务需要完成,或者是其它理由,让你放弃自己的行动。

对于劝阻你放弃行动的理由,不要过于关注,而是要注意到这些理由的背后,真正阻拦自己行动的原因,不然,你解决了一个理由,还有千千万万个理由会阻拦你的,每个人拖延的原因都不尽相同,但总有一些是大部分人都有的,例如:

1、想要做到完美,让自己产生巨大心理压力。

解决方案:如果是创意类的,那我告诉你,就一个方法,直接开始,开始前,可以告诉自己,我现在做的就是一个“垃圾作品”,不过我可以慢慢修改,改到完美。我现在写作就是这样,写之前都告诉,我就是在写一个“垃圾”,但我可以改好的。

2、没有头绪,不知道该怎么开始。

解决方案:找老司机带路啊,自己不知道,那就问人呗,问完后,可以将自己的理解再复述一遍,以防自己理解错了。然后,再将大任务拆解成一个个简单、易执行的小任务,逐一完成。

3、感觉这事不重要。

解决方案:第一种情况,这事真的不重要,但是需要做,那你还是做吧。

第二种情况,这事真的很重要,但大脑告诉你不重要,例如学英语,你的大脑(潜意识里)真的认为很重要吗?那你为什么一直学不好?面对这种情况,一定要给自己洗脑,告诉大脑这事很重要,以及养成习惯。

3、其它原因

请自行寻找原因及解决方案。

外部中断:很显然,这是来自其它人随时随地的打扰,但你又不能简单、粗暴地拒绝,否则谁还愿意和你做朋友,但让对方很随意地打断了番茄钟时间是一件更糟糕的事,所以,你需要一个策略。

对于电子邮件或短信、QQ、微信等,可以在休息时统一回复。QQ、微信、短信等都不是一种即时聊天工具,因为你不确定对方会不会随时在线,所以,若是有事,最好能一次性将事情讲清楚,这样对方就能在看到时第一时间了解并作出相应安排。

若是电话、面谈,可以采取以下四步:

1、告知:我手头有事,正忙

2、协商:我周五再帮你做,可以吗? or 我15分钟后(一个番茄钟时间结束后)再回你电话,可以吗?

3、计划:再活动清单内加入这一项,并标记时间(周五 or 15分钟后)

4、答复:按承诺答复对方,诚信是互相信任的基础。

若是非常紧急,急需现在解决,那就放弃这个番茄钟时间吧,先把问题解决了,再重新开始新的番茄钟时间。

使用番茄工作法时一定要牢记:番茄钟时间已经是最小化的时间单位了,不可再分割,所以,一旦被打断,那这个番茄钟时间就作废了,只能再安排新的番茄钟时间。

如果在番茄时间内,突然想到某件事还未做,那也不必中断这个番茄钟时间,特地去做,除非真的非常紧急。

在今日待办清单下方还可以加一个表格:计划外紧急。

这个表格专门记录突发事件,不在计划的,突然想到的,或是突然得知的,而且是今天必须要做的。如果这件事不打算今天做,那就加入活动清单中,在左边加上一个U,表示计划外(Unplanned)。

记录下突发事件后,在当前番茄钟时间所在任务的右边加上一个撇号',这是内部中断的标记,或者加上一个减号 —,那是外部中断的标记。


四、番茄工作法原则

1、番茄钟时间神圣不可侵犯

不要让其他人随意中断番茄钟时间,更不要自己随意中断,因为你这样做,是在向大脑和其他人释放一个信号:番茄工作法不重要。在得到这个信号后,其他人和你的大脑都不会再尊重番茄工作法,日后被打断地次数就会越来越多,直至你完全放弃。

2、番茄钟时间是最小的,不可再分割

3、一个任务达到5~7个番茄钟时间,就需要再一次拆解

五个番茄钟时间是一个任务的最大限度,不要超过了这个界限,如果超过了,那就好好思考一下,为什么会出现这种情况。

4、某活动不足一个番茄钟时间,则需要其它活动凑足

还记得第2条吗?番茄钟时间是最小的,不可再分割,所以,任务完成了,可以继续用其它任务来填补空白,直至番茄钟时间结束。

5、番茄工作法必须包含休息

人又不是机器,当然需要休息了,别让自己长期处于压力中。 每一个番茄时间结束后,休息3~5分钟,每四个番茄时间结束后,进行一次大休息,约15~20分钟。

6、番茄工作法不可用于休闲活动

难道,你认为休闲娱乐活动,也是一种任务吗?

7、番茄时间要固定,不可随意更改,不然无法分析

如果你将番茄时间定为25分钟,那至少一天内都是这个标准,若第二天将番茄时间改为了40分钟,那第二天就不可以和第一天放一起进行分析。

这就是我对番茄工作法的理解,当然,书中的内容比我这篇文章要丰富多了,还有很多内容,有兴趣的可以自己去读。

在微信读书上,《番茄工作法图解》这本书我已经买了,可以赠送一本,想要的,可以在我的公众号文章下留言,我会赠送给第一个留言的读者。

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