决定写这样一篇文章，是因为我实在受不了自己总是处于一种找不到文档的状态，这实在太令我抓狂了，好好的心情都会因为找不到需要的文档而烟消云散，于是痛定死痛，决定好好想想如何避免以后再发生这样事情。

因为工作需要，工作中总是需要保存各种各样的文档，文档数量不断增加，很多时候，时间紧，根本没有时间仔细看每个文档内容，只能大概知道文档是什么，匆匆保存，等后边需要这些文档的时候，却发现怎么也找不到。

经过我的分析，总结得出了以下找不到文档的原因：

1.没有把需要文档保存下来。收到文档的时候，因为没有对文档做判断，思考这个文档是即时文档（只需要当时看看就可以），还是未来文档（未来会用到的文档）而导致没有把需要的文档保存下来。

2.文档保存不合理。文档需要放在仅根据文件夹名就能够判断它是否在这个文件夹中。

3.文档保存太匆忙。在保存完文档后，没有花时间回想一遍这个文档放在哪里了。

4.文档名不合理。收到的文档都自带名字，但这个名字起得不一定合理，包括名字过长或不能很好概括文档内容等，因为文档命名不合理，会导致你在想要找某个内容的文档的时候，不能够想到这个文档里包含的是这个内容。

5.子文件夹太多。设置的子文件夹过多，导致找文件出现困难。

针对以上原因，我提出以下改进方案。

1.收到文档需判断。拿到文档后需要判断，这个文档是我现在看看，了解一下内容就可以了（我叫它“即时文档”），还是需要我未来再看或用的文档（我叫它“未来文档”）。如果只是即时文档，那无需保存，如果是未来文档，那就需要保存下来。

2.命名文当和文件夹要慎重。好的文档名能够帮助我们快速判断文档内容是什么，而不是看了文档名也不知道里边是什么，只能打开来看。好的文件夹名一定要和其它文件夹名有一个清晰的边界，让你很容易判断出一个文档应该是在哪个文件夹中，而不是在那纠结判断半天，或者需要都打开都看看。

3.及时回顾文档路径。保存完后，要及时回顾文档放哪里了，要在大脑里过一遍文档的打开路径，而不是保存完了就了事。

4.文件夹结构要简单。主文件夹下面不要设置超过两个级别的次级文件夹。比如主文件夹A下面的B文件夹里再有个C文件夹就好了，不要在C文件夹里再设置个D文件夹，这样文件夹太多了，会增加找文档的难度。

5.定期清理。文档有不同属性，有些文档是长期有效，有些文档是不时更新（真心希望公司不要总是不断更新文档，熟悉文档的速度都要赶不上更新的速度了）。对于前者不需要清理，而后者在有了新的文档后，旧的文档一定要及时清理掉，避免出现用旧的文档现象，影响工作。定期清理的时间和文档更新周期有关系，文档更新周期长，定期清理周期也长，文档更新周期短，定期清理周期也短。

6.定期对文件夹结构进行优化处理。文件夹总是随着工作时间增加而增多，若是任由其发展下去，会造成文件夹庞杂，不够精简，定期进行结构优化是必要的，把那些可以合并的文件夹合并，已经不适用现在的文件夹及时清理掉，增加现在工作需要的文件夹，明确不同文件夹的的职责，不要产生职责重叠，这样做能够让你的文件夹设置更加合理，更加有助于快速找到所需文档。

7.没事多看看。没事时候多看看自己都有什么文档，做到了然于胸，这样在需要用的时候也能够快速找到，避免因为找不到而影响心情，另外也可以避免重复保存，加大文档数量，过多的文档也会影响心情。

知道了为什么不能快速找到你需要文档的原因，也知道了可以在哪些方面去改进，接下来就是如何行动了。想必根据上面的介绍，你已经有了想法。

如果你是重新换设备，不管是换电脑，还是换手机，一切重新开始，那么该设备中的文档只需要按照以上所讲内容做就对了，但如果还是用旧设备，那么建议去优化你的文件夹结构和文档。

优化文件夹结构主要通过删除现在不用的文件夹、增加因为工作内容改变而需要增加的文件夹、合并可以合并的文件夹、扁平化文件夹结构，重新命名文件夹等方式来实现。

优化文档主要通过删除过时的文档，重新命名文档等方式来实现。

以后，你在接收到新文档的时候，只需要问自己：这个文档要不要保存？这个文档保存在哪里？这个文档如何命名？需不要删除一些已有的文档？。

最后就是定期清理，优化文件夹和文档了。相信通过这样步骤，你能越来越快速找到需要文档。

关于如何快速找到你需要的文档，目前只能思考到这了，不知你是不是和我一样，也有同样的困扰？如果你有更好的方法，也欢迎交流学习。

这是一个信息爆棚的时代，能从这纷繁的信息中，快速筛选出有用信息的人，会占有更多的优势，找文档这样一个看似简单的事情，却在影响着我们的工作效率，今天利用一些时间，写一篇和工作不直接相关，但又确实会影响着我们工作效率的文章，这个过程既能帮助我理清思路，也希望能帮助到有同样困惑的朋友。

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