片段八(1)(从1,2当中选一个做):
《高效能人士的时间和个人管理法则》163 页
意外来访或者电话犹如一把切肉刀插入优先任务。当被干扰时,我们内心会反抗它占据我们的时间。
当被问及应对干扰的方法时,多数人会列出一个长长的单子,包括逃避、无视、减少干扰时间。他们认为应对干扰如同躲避某人一样。虽然一些干扰是不必须的、不当的甚至恼人的,但其他的干扰也是必要的。对我们多数人来说,如果我们连续两天没有一个干扰,我们就不会有工作。真正的问题是:“我们如何区分优先的干扰和次要的干扰?”干扰大致分为三类:
1.不必要的打扰,包括突然到访和意外电话。他们错误的认为你关心、需要这些信息,或者对某事负有责任。如果以上三条都不正确,那么这不必要的干扰就是浪费时间。要避免这种干扰或者尽快结束。
2.必要的干扰是那些你关心、需要这些信息并且你对某事确实有责任。必要的干扰有其自身的价值,你应该立刻处理它,除非时间不合适。
3.不合时宜的干扰是必要的,只是它出现在不方便、不合适的时间。你应该把它们规划到一个更合适的时间。
I
我们应该区分日常工作中的“不必要的干扰”和“优先干扰”。这些干扰可能是一通电话,或者是一个面访,又或者是一个指令。但并不是所有的干扰,都要逃避,冷落,无视或者不投入时间。
什么是不必要的干扰?试图向你传递一些你不想要的信息或者冗余信息,或者这事儿压根和你无关。比如:供应商突然造访,你在忙但同事凑过来聊天,保险电话,淘宝网店周年庆发给你的优惠信息,公司群发的重复通知邮件……这时候你需要做的事,及时停止聊天,或信息阅读时间不超过3秒。
什么是优先干扰?这件活需要你去做,这个信息需要你知道,这个事过期不候。比如供应商跟我再次确认终稿,不确认就会使得交付时间受影响;领导吩咐某项工作任务,变更对接人;财务说我的单据缺少数据,导致后续财务流程不能进行等……
除了“不必要的干扰”和“优先干扰”,还有一种,它虽然不优先,但是它必要。即它能带来想要的信息,但是不巧,它试图打乱你当下的节奏,称之为“不合时宜的干扰”,那么你需要先把手中集中精力处理的事情完成后,再来处理“不合时宜的干扰”。比如,你的朋友给你打电话说,你最喜欢的畅销书作者,来上海了,问问你是否要去。你可以当下答应她,等优先任务完成后,再进行查询地点和安排日程等。或者你跨部门的同事要跟你聊一下1个月后请的演讲嘉宾的要求等,猎头的电话等。
A1
我们公司有位同事特别喜欢在老板不在的时候,串座位聊天,有的时候,就会觉得不好意思老板不在,同事这么友好,我还集中精力在工作,有点给人感觉不好,那么走到我这里我也会跟她闲聊,尤其是聊着聊着可能会在她和其他同事的建议下,点个下午茶,然后拿出饿了么左挑右选,等等餐,吐吐槽,一个小时甚至更多很快就过去了。那么我的工作可能会在大家的兴致尽了,再重新开始。使得一边觉得自己浪费了时间,一边还觉得是自己的决定,责备都没办法。
A2
今后在遇到类似的干扰,同事凑过来聊天,吐槽,我会少说些话,或点头以示回应,不问开放式问题,不重新开启话题。集中精力先把手头的事情,处理好,如果要点吃的,那么跟一位同事的相同就好。把自己的事情完成一个节点后,再参与到同事关系中。
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