发电子邮件可谓现代社会必备技能。作为工作学习中交流的重要方式,一封电子邮件能够反映我们的风格和能力。为了系统性弥补自己在这方面的短板,我搜集了大量关于邮件技巧的文章并系统阅读。这样做之后,我的确发现了一些多数人注意不到的问题,以及能为自己增色的小技巧,在这里分享给大家。
为保证文章结构清晰,我准备按照这幅图中的顺序,从发件页面的每一项说起,谈谈这些少为人知的邮箱技能点。
一、发件人
大部分人都认为“发件人”这部分没什么需要考虑的,设置默认的就是账户名和邮箱地址嘛。但我们忽视了,“发件人”这一栏的目的,是要明确告诉对方我们是谁。所以,仅仅服从原设置,显示我们的账户名和邮箱地址是远远不够的。很多人QQ邮箱的账户名依然使用自己的昵称,很容易让收件人看到之后感到困惑甚至反感。
我们要做的就是根据不同的邮件,设置发件人的名称,以求对方看到邮件来源时就能知道发件人是谁。更要细心的是,有时候即使我们把自己的名字写在了发件人一栏,依然不能让对方准确了解我们是谁,因为可能有人和我们重名。所以,不妨在姓名后加上能表明我们身份的简洁信息,比如待办事项或所属单位等。
二、收件人、抄送和密送
部分人可能并不了解抄送和密送的功用。抄送(Carbon Copy),又简称为CC。这一栏要放置那些应该了解该邮件内容但不必回复的人。了解了抄送的功能,我们就知道,有些邮件根本不必把所有须知悉者都放在收件人栏中。
而密送(blindcarbon copy),简称BCC,意味着只有发信的人知道密送给了谁,但邮件接收者和抄送者都不知道发送者密送给了谁。同时,接收密送的人却可以知道这份邮件发给了谁,并抄送给了谁,但不知道这封邮件同时又密送给了谁。密送的一个妙用在于,如果自己认为某个邮件很重要,需要额外记忆或者留底保存,可以密送给自己。
关于抄送和密送的具体使用,要谨慎斟酌,避免给收件人带来不好的感受。没有必要抄送的回复类邮件,就要及时删除抄送栏的收件人。而关于密送,一定要注意的是,要和被密送人交流好,防止被密送人全部回复,从而造成收件人知道“我们在打小报告”的尴尬局面。
三、主题
主题的意义在于最简明地反应邮件意旨,所以不可以空缺,不可以无意义,更不应冗杂无章。
由于邮件的意义在于交流一些简单重要的事项,所以每封邮件最好只涉及一件事,这样也可以保证主题简短明确。
关于主题的另一个细节,就是不要轻易在主题上标注“紧急”或者“十分紧急”的字样,因为这样会给收件人一种很不友好的催促感。事情的紧急完全可以通过主题表现出来,比如说:“下午三点前需完成的报表”。
四、内容
谈及邮件内容,首先,一定要有抬头部分,注意使用恰当的方式称呼对方,根据具体公私场合,时间地点,转发抄送情况,来使用不同的称呼。
然后,关于正文,正文的首要特点是简洁正式,不要使用过于口语化的语言和表情符号。另外,正文要只针对一件简单重要的事情,保证对方能在两三分钟内读完,其他重要复杂的事情可以通过电话或者面谈来解决。
在结构和排版上,使用金字塔结构,让对方第一眼知道你的结论和目的。我们还要恰当使用列表符号让结构清晰。同时,可以适当使用粗体下划线等方式进行重点标记,以不潦草混乱为宜。
当然,为避免文风过于生硬和机械,问候语和祝福语必不可少。至少在正文开始说一句“您好”,在结尾处附上感谢语和祝福语,比如“感谢您的配合”和“祝您一切顺利”。
最后要谈的签名部分很重要。签名部分不仅仅要写明自己的姓名,还要根据具体邮件情况,列明自己的各类信息,比如电话、邮箱、地址、公司等等。
很多人的困惑在于,既然发件人部分已经写明了邮箱地址,为什么还需要在签名处列明自己的邮箱。原因在于,经多次转发、回复以及群发的情况下,发件人邮箱地址可能消失了。而且,在签名档额外写明自己的邮箱地址,本来就是节省对方心力的一种表达尊重的方式。
五、附件
我们要放在附件部分的文件,往往是为了让对方核验和修改的。如果仅仅为了让对方阅读和了解,在容量允许的情况下,放在正文内可能更让对方一目了然,省时省力。
如果放了附件,我们就要注意以下几点。
首先,附件尽可能不压缩,以减少对方操作步骤。同理,不压缩的文件不要超过四个,避免浪费对方时间。
然后,在文件必须压缩的情况下,第一,要把压缩文件正确命名,让对方在未打开之前就知道文件是什么,文件名称最好和对方期待一致;第二,要保证压缩的文件能够被正常打开,没有压缩错误;第三,在正文部分对附件进行说明,最好说清文件各部分内容摘要,如果能够附带说明下载方式和建议就更好。最后,一定要避免忘记添加附件的低级错误。
六、额外建议
除了以上针对邮件各部分的建议技巧之外,还有三个意在言外的窍门推荐大家牢记。
(一)养成良好的邮件写作流程和习惯
邮件往来中最大的尴尬莫过于各种错误:附件忘加,错别字丛生,格式不整等等。为了避免这些问题,我推荐大家形成良好邮件写作习惯:先写正文,加附件,然后检查格式和错别字,最后再填写收件人和抄送密送。
这样的最大好处在于绝对避免了误发的情况,从而防止让自己形象大打折扣。然后,凭借这样的流程,我们就可以保证在检查的时候,及时改正自己邮件的所有问题,从而让附件完整好用,正文简明得体、有人情味。
(二)固定回复邮件的时间和周期
之所以建议大家这样做,是因为我们无法预计邮件的到来时间,有时也可能错过邮件提醒,这样就会导致一些重要的邮件看不到,或者回复不及时,从而错过机会,造成麻烦。
根据邮件的性质,有些需要在短时间内立刻回复。针对这些邮件,我们就可以设置一个高频率检查周期。比如,我们可以根据自己的番茄工作时间,在每个休息时间内把检查邮件作为第一任务。假如自己的工作时间单元是一小时,这样就保证了自己对关键邮件的回复时间不超过一小时,从而有效规避了回复迟延。
而针对那些不需要及时回复的邮件,我们可以在第一时间发现后先回应一下,然后每天安排一个统一时间进行处理和回复,从而提高效率,节约时间。
(三)定期整理自己的邮箱
最后一个小建议,就是定期整理自己的邮箱。可能很多人并不知道已发邮件和收件箱都是都可以进行整理的。我们可以根据自己的喜好、事项的重要性、去设置标签,整理归类。
如果我们养成了定期整理邮箱的习惯,就可以及时删除废旧邮件,标记重要邮件,整合归类邮件中的重要信息。这样不仅能让我们的邮箱更精简,而且能提高我们的工作效率。下次老板让我们再给他发一次某邮件,或者我们想起了某个邮件中的重要记录,之前的整理就会发挥作用,让我们事半功倍。
以上,就是在我眼中少数人知道的邮件技能了,相信了解了这些盲点,我们肯定会脱离邮件小白的状态,把邮件技能变成自己的闪光点。