每天3件事,开启高效的一天

《早上最重要的3件事》。作者张永锡老师,是台湾的时间管理讲师。这是一本时间管理的书籍,通过30天的实践练习,帮助我们养成三个习惯。

导图制作:徐大锤

第一个习惯,要事优先。讲授如何吃了那只青蛙,借由FAST流程,架构我们的每日行动计划系统。

第二个习惯,清空收件匣,帮助我们系统的思考,更好的管理好杂事。

第三个习惯,从每日检视到周检视,让人生得以重开机。


习惯一,先吃了那只青蛙

青蛙,我们每天最难但最重要的事情。我们每天的时间有限,那么是应该先挑简单的事情做?还是先从青蛙啃起呢?如果要想变得更高效,我们需要去花大量的时间在少数的青蛙身上,每天从最大、最丑的那只青蛙啃起。


FAST原则


F:Frog 青蛙

列出当天的3件要事。早上一开始就从最大最丑的那只青蛙开始。当最困难的事情完成,一整天也变得高效轻松起来。吃的青蛙越大,更容易激发我们的兴奋投入的flow状态。据说这种flow状态会上瘾,让我们变成一个更加喜欢吃青蛙的人。

A:Action list 行动清单

把当天的青蛙和蝌蚪都列出来,这样可以帮助自己解放大脑,更好的关注到当天的任务中去。当然,人的精力是有限的,所以只列出自己认为当天重要的,能做的事情就足够了。建议每天青蛙1-3只,琐事,或者叫做蝌蚪5-7只。

S:Slice 切成片

有些任务过于繁杂,可能没有办法一口吃下。就需要我们来进行拆解。可以通过以下几个方法,让事情更简单。自然计划模式。比如请客吃饭?目标原则是什么?商务谈判?联络感情?还是简单的肚子饿了?我的预期结果是什么样子?去想象可能的情境,想象当天的完美画面,更好的选择餐厅。脑力激荡?有了完美画面,很多问题也就开始出现?出门时间?着装?天气?交通工具等。组织想法?大计划拆分成小计划?最重要的事情是什么?优先的顺序是怎么样?找出下步行动。有条理的清单就基本产生了。另外,我们也可以通过思维导图和九宫格的方法来帮助我们梳理脉络。

T:Time 时间

利用番茄工作法和SWEET原则,专注当下的任务,准时完成自己的承诺。番茄工作法是让我们高强度专注在一件事情上25分钟,然后让自己放松5分钟时间。重复这个循环,让自己抓紧时间并且维持专注。SWEET是stop working on everything else time,开始停止手上的工作后到真正的去做下一件事情之前,设定一个提醒自己切换的闹钟。比如我们的洗漱时间、交通时间、缓冲时间。我自己是每天设定了23点的闹钟,用来处理各种收尾工作,来保证自己0点前睡觉。

习惯二,清空收件匣

我们的时间管理工具可能包括手帐、印象笔记、邮件、台历等各种,但如果没有架构成井然有序的工作流程,就会无法推进任务的开展。所以我们就需要清空收件匣。

可以通过三个步骤来进行:收集、把杂事加工成行动、找出连接行动系统的工作中枢。


清空收件匣


STEP 1,收集

我们需要把大脑清空。任何还没有想到下一步行动的事情,都放到大脑以外的地方,让大脑更专注当前的青蛙,等到有空的时候再来处理,可以减少无谓的干扰和担心。

STEP 2,加工

我们常常列出的是我们的任务清单,但是好像却无从下手。这就需要我们询问自己:我预期的结果是什么?下一步采取什么行动?可以通过一个公式来帮助我们把杂事加工成行动:主语+动词+关键人+关键资讯。

主语,即谁来做(自己?授权他人)?

动词,什么动作(电话?当面沟通?外出?电脑?思考规则)?

关键人是谁(采用动词的接受对象是谁)?

关键咨询(推进所需要的东西是什么)?

STEP 3,找出连接行动系统的工作中枢

①检查自己的收件匣系统(Input)

L:LINE,即时收件匣。QQ、微信、Facebook等

I:INBOX,邮件收件匣。Outlook、Foxmail等

N:NOTE,笔记收件匣。笔记本、印象、有道云、为知等

E:EXTRA,其他收件匣。相机、录音等

我们需要讯息来帮助推动任务,但如果信息夹杂着太多噪音,就会很大程度干扰我们的下一步行动。需要去尝试降低噪音,只留下关键讯息。

②检查自己的行动提示系统(Output)

即杂事加工成行动之后,会存放的地方。

STAR神盾S(行事历,Schdule)、T(任务清单,Task)、A(行动清单,Action)、R(参考资料库,Reference)。在第三个习惯中会给大家详细讲到。

③打通两个系统的工作中枢,捅人利器

任务过来,我该怎样去处理它呢?

捅人利器


QI:马上丢弃,无效的讯息,做好断舍离。

LI:立刻行动,2分钟内能解决的事情就立刻解决掉。

REN:授权他人,将一些可以交办的事情授权他人来完成。

TONG:如果一件事情无法马上丢弃、立刻行动、或者授权他人,那么就把他放到STAR系统当中。

如此把收件匣清理的干干净净,心情也会变得轻松起来。

习惯三,每日重开机

苏格拉底说,没有检视的人生不值得活。

通过检视,我们能够高效的处理大量琐事,而不深陷其中,能够明确长期目标并且不断推进,能够拥有清晰的大脑,应对突发状况。如此,我们能够保持最高的效率。

检视的三个步骤:

STEP 1,把杂事加工成行动

通过晨间日记来每天回顾昨天最美好的事情,简单规划今天的行程。每周结束时,看看这7天的历程,及时找到可以改进的漏洞。每年末阅读自己的所有晨间日记,列出重要事件,修订目标,列出新一年的计划。

STEP 2,更新STAR

STAR神盾:第二个习惯中提到,我们将收件匣系统通过捅人利器的处理后加入STAR系统。

S(行事历,Schdule),通常是和日期相关的项目,我们每天/每周检查行事历,知道自己的任务,可以列出行动清单,提前安排执行任务的时间,并设定闹钟提醒。

T(任务清单,Task),任务是需要好几个下一步行动才可以完成的目标。多个任务合起来,就是我们的任务清单。个人的任务清单可以是人一年内的大小任务或者较高的年目标、五年愿景、价值观等。企业的任务清单管理组织的大小事务以及和其他公司的合作。通过任务清单的检视,我们知道任务推进的如何,有无需要注意的事项。

A(行动清单,Action),行动包括行动叙述、明确的日期和归属的任务。通过每日的打勾来检查完成情况,另外通过周检视来落实做好行动清单的工作。

R(参考资料库,Reference),参考资料库是支援任务推进时的一些静态文件。

STEP 3,更高的高度总揽全局

检视年度目标和愿景图,看自己是否往既定的方向前进,另外,还可以加入someday/maybe清单,记录自己梦想达成的事情。


成长模式

最后,分享David老师的视觉图,青蛙、半人马、树的成长模式。

青蛙,我们每天处理大大小小的事务,面对各种挑战的能力。

半人马,笔记本、手机、电脑等工具,就是我们的马儿,帮助我们跑的更快、更远。再搭配上人的头脑、通力合作。能够产生更大的力量。半人马能够推动项目的运作,往目标一点点推进。

通过青蛙和半人马的辛勤努力,换来的是树的成长。这是我们的生命之树,体现在身心能力的提升,和其他树木形成紧密相连的森林。


以上,那么你的下一步行动是什么?

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