本文主要介绍笔者如何运用心理学基本原理提升日常工作效率的些许体会，旨在帮助大家从不一样的视角设计一个高效的工作生活方式。当然，这些建议不可能让你一夜之间成功。那些扬言能够让你成为百万富翁或者下一个爱因斯坦、乔布斯的文章和书籍都是瞎扯淡。

如果你认为通过复制哪些高效的人的行为习惯，能够提升你的工作效率，那也是空想。

我将从心理学、神经科学、经济学等所有相关领域，结合自身工作经历，尝试回答怎样提升工作效率这个问题。

全文有两个部分。第一部分主要讲述一些基本因素，习惯和必须调整的态度。第二部分主要是关于提升工作效率的针对性意见建议。

第一部分：影响工作效率的基本因素

因为幸存者偏见（survivorship bias）的存在，我们去模仿高效的人的行为习惯是无意义的。我试图去避免它，尽量以你为中心的挖掘出哪些影响我们工作效率的基本因素。你可以通过看这些因素弄清楚自己的“设计”，并恰当地执行它们，以提高自己的工作效率。

心理健康：

抑郁已经成为造成工作效率底下的头号杀手。抑郁具有以下特征---对自己、世界和发生事情的不准确评价；缺乏动机；缺少做事情的激情。抑郁破坏力很大，会在你觉察到它之前就摧毁你。那么抑郁会导致工作效率降低也就不稀奇了。但这不是全部。

强迫症（Obsessive-compulsive disorder & impulse control disorder），你被某些思想预占领而花费大量时间做与这些思想相关的事情，也会对你的工作效率造成巨大的影响。例如，如果你有一个关于报复的强迫思想，那么你采取行动去抵消这些想法，就会浪费大量时间。

焦虑对生产力的影响更甚。起初，焦虑的切入会打断你的工作思路，它会让你进入一个消极的世界。同时，让你陷入无法按时完成工作的深深自责之中。

遭遇焦虑的人常常认为他们的工作太粗略，认为工作质量欠佳会成为完成工作的一道心理阻碍。经常，焦虑使你认为你正在进行的工作质量不佳，这甚至使得你的工作还未开始已经结束。

这里的建议非常的明确。就是不要忽视你的心理健康。处理你正在面对的问题（如果必要的话可以寻求专业帮助）。恢复对自己思想的控制，然后回归工作。建立健康的应对机制使你不会进入一个下降的恶性螺旋。

在几乎每个情景中，欠佳的心理健康都会吸食你的精力。如果你进行内心的挣扎，那么你的精力将会所剩无几。首先需要注意的就是这个。一旦你注意了你的心理健康了，工作效率就会随之而来。

睡觉，醒来，重启：

我们知道睡眠是地球上最古老最内化的生命现象之一。它为许多身体功能服务。其中一个关键功能就是巩固、形成、精化认知过程和记忆。也就是说，确保好的睡眠质量就可以确保好的记忆、学习、错误识别、评判性评估、注意力（attention）、专注力（concentration）。良好的睡眠伴随着很多修复过程，也会帮助你保持身心健康。也就是说：如果你想要提高工作效率，你就不能忽视睡眠。

许多成功人士会夸耀一些他们怎么熬夜然后做成大事的轶事。确实，也许这样可以发表一篇论文或者完成一个报告，但是如果你习以为常的用牺牲睡眠来完成工作，这将会产生长期潜在的严重危害。

在人的一生中，我们的身心会经历非常多的压力。这就是为什么我们需要充足的睡眠来维持数十年的生活和工作。睡眠可以让我们醒来时的身心恢复到最佳状态。充足的高质量睡眠产生高效的工作。这里所说的睡眠也包括放松、打盹（power nap）、按摩(massage)、度假等等。

现在我们休息一下。空闲一会儿可以帮助我们更好的巩固知识，反抗墨守成规，激发创造性思维，更容易发现错误，给你崭新的一个视角。大脑喜欢空闲。休息，不是中断。健康的休息让你空出时间调整自己，然后精力充沛地回归工作。

如果你想这样做，可以采取时间块工作法。根据个人情况工作一小段时间（通常20到45分钟），然后休息一段时间，再回到下一个工作时间块。你可能听说过番茄工作法（PoMoDoRo Technique）。它采取的工作模式和我刚才描述的差不多。

1.设置一个闹钟，20到25分钟；

2.花20-25分钟工作；

3.一旦闹钟响起，停止工作；

4.花5分钟休息（一个周期结束）；

5.进入下一个20-25的工作周期；

6.再花5分钟休息（两个周期结束）；

7.四个周期后，休息较长时间。

番茄工作法是现下最流行的提高工作效率的方法之一。

接触工作：

通常有一个问题：自己做还是让别人来做？求助可能会便宜高效但是经常会导致失控。寻找可信的人、软件或者新的模式系统都需要时间。你会怎么做？你总喜欢自己动手吗？这里的求助指的是针对具体事情的人、公司、软件或者任何其他工具。求助就等于转移或者减少你的负担。

有一个简单例子。你的手机出了一点毛病。你宁愿花费几小时、一些费用和3天时间去修理你的手机还是花费1个小时去弄清楚是否需要去修理店？互联网上有许多解决问题的办法。它们中有很多方法是非常方便简洁的。它可以是生活黑客、技术指南或者心理医生。自力更生的习惯可以节约很多时间。另一方面，如果你需要设计一个专业的logo，但是你对设计一无所知，那么你就需要请人帮忙了。

其他类似的情况会怎么样呢？比如你写了许多东西，需要进行校对。如果雇佣校对可以节省你每周3个小时，但是每个月需花500块钱，这样是不是合算。这是一个个人的判断问题。判断节省自己的精力是不是值得这个问题，也非常重要。

假设你遇到了阻碍，不能完成必须完成的工作。是不是你的基本思路或者方法出了问题。让我介绍一下脚手架理念。我们经常不知道怎么从A点到达B点。脚手架是一种你可以轻松获得的辅助手段，让你消除工作过程中的许多困惑。“脚手架”足以帮助你完成工作，使得你在A点就知道怎么到达B点。通过互联网查看类似的问题或者阅读别人解决类似问题的文章就好像是一种“脚手架”。在到达B之前你不需要掌握全部的技能，你只需要一点点帮助，你的大脑就会知道规划出解决问题的思路。“脚手架”是一种非常有用的学习技巧，你可以利用它来提高你的工作效率。

还有，基本方法和思路可能是错误的，你必须坦诚的接受这一点。为了把工作完成好，你可能需要改变你的观点、调整你的思路、改变优先顺序，修改工作计划。尝试首先去完成你可以完成的，然后回到比较困难的部分。你可以一步一步的按照线性思维完成工作，也可以采用平行的办法同步推进。同步的工作可以通过一个部分提醒帮助另一个部分，帮助你看到整个过程的全景，而不是局部。同步的工作也方便你首先完成最容易的部分。即使它看起来分散，但是它更加系统。你可以获取同时看到局部和全局的优势。

最后再补充一点。有时候采用专门针对特殊类型的任务设定的策略，取代我们习惯的策略会是一种更好的选择。人们总是坚持他们既有的习惯策略，但是它们通常不是最有效的策略。这是一种利用认识科学理论指导我们学习的办法。存在许多别的系统，例如一套成熟的代码编辑软件，或者一组打游戏时好用的快捷键组合。它们被设计出来就是为了处理问题更简便高效，从而提高工作效率。要相信那些成功的系统设计。

执行：

我简短地叙述一下该部分，带大家学习了解一些可操作的执行艺术。有好的想法吗？学习去说或者写；有好的软件理念吗？学习去编程；有好的视觉显示吗？学习好的设计理念；能做一个好的产品推荐吗？学习如何做好销售。事实上执行非常重要，因为它可以产生结果。如果不能产生结果，一切的想法都毫无意义。

你具备了去执行的能力了吗？你为什么不去完成它？是因为你在拖延吗？我们全部为此感到过自责。拖延里面住着一个隐藏的魔鬼—对完成工作的焦虑。我们经常存在一种对最后完成工作质量的焦虑。这是一种对结果的想象焦虑。它不是基于事实的。这些隐藏的焦虑通常有以下一些表现形式：如果我学习将会意识到自己很笨，所以我就不去学习；如果我去完成这项工作，结果一定非常槽糕，所以我就延后再做。从做决定到处关系，从和人交谈到收集反馈，人们可以拖延每件事情。通过讲出那些隐藏的焦虑可以一定程度克服拖延。

让我们现在假设不存在拖延这个问题。一旦你开始执行工作，就会提升工作效率，就会开始相信你做的非常好。但是我可能要提醒你，自我评估是一个谎言。把自己抬得太高或贬得太低都是有害的。变成一个有一技之长的人需要花费大量的时间。大部分人对现有的能力沾沾自喜而失去了超过一般人的机会。记住，是大部分人。你可能知道邓宁-克鲁格效应（the Dunning Kruger effect）。这条规则同样可以运用到工作效率上。总之，要成为一个高效的人需要付出巨大的努力和牺牲。

那么什么时候执行呢？立即。即使是简单如一个电话、一条短信、一封邮件，立即完成。你看到错误了吗？立即改正它。会忘记做这件事？立即将它添加到你的备忘录。当然，有些事情如写一份汇报，需要花费一些时间。但是你可以立即动手。如果前面没有什么阻碍，尽量在最可能的时间执行它、完成它。这并不是说你不为将来规划。立即做哪些比较简单的事情，哪些第二天容易忘记的事情。

功能固着（Functional fixedness）：

功能固着是指人们趋向于用过去习惯的方式处理问题。人们经常用按照事物的既有设定来使用它。这样会限制它的使用范围。如果你想要提高工作效率，你需要灵活地运用各种资源。提高工作效率某种意义上来说就是充分发挥资源效用，而不仅仅停留在它既有的使用模式。社交媒体可以用来分享各类照片，同时也可以用来做流行趋势分析。

你应该听说过，如果你仅仅知道使用锤子，那么全部的问题看起来都像是钉子。思考一下，你可以用新的方法使用锤子或者你可以学习一个新的工具代替锤子。多思考，你可以更具有创造力。

这可能很容易和即兴发挥联系在一起。通俗的说，这是一种即兴创作或临机解决问题的能力。在厨房，如果我们惯用的调料用完了，我们会即兴使用其他的调料来代替。音乐创作也通常都是即兴的。如果你突然卡扣了，即兴发挥增加了你解决特殊问题的概率。即兴发挥需要你很快的处理脑子里的各类信息和分析当前遇到的问题。如果你想学习即兴发挥，就不要浪费时间学习那些按部就班的东西，多花时间在那些你了解的和不了解的事情上。这样可以潜移默化地提高你的工作效率。即兴发挥的核心就是滚雪球，同时多思考总结以备不时之需。

一旦你拥有了即兴发挥的能力，就会节省大量的时间，因为你无须花费很多时间去准备。

管理资源：

当我提到资源时你会想到什么？时间、金钱？这只是冰山一角。这里是我认为的资源的一个列表，你需要时常准备好，以备不时之需。

1.充满电的手机和平板

2.最新版的有用APP

3.一种比较容易的付款方式

4.保持登入状态的即时聊天工具

5.知道在哪里找到你需要的东西

6.充足的食物和水，确保你工作时不饿死、渴死

7.开展工作的合适空间

8.认识一些可以帮忙你的人

9.时间---可供当下完成一些简单的事情

10.时间---可以腾出一段时间处理后续的事情

11.积压---在不影响当前的情况下处理积压的事情

12.准备并且能够操作的工具---小工具、软件、程序等等

13.你的笔记本、备忘录、浏览器书签

14.体力---保持充沛的体力

15.精力---通过有条理的处理过去和当前的问题，保持充足的精力。

试错：

人类学习最基本的特点之一就是经验和试错。关于学习的研究显示，执行的能力和表现力与我们个人经验的多少和试错的次数高度相关。

如果你想要提高你的工作效率，你学习力和执行力必须要高。这是随着你经验增加而提高的。下面让我解释一下。你想要成为一个高产的作家吗？学会去写各种各样的事情，即使它们之间不相干。想要提高你的编码能力吗？实践去尝试各种各样的问题。想要看起来你在学习期间做了很多事情？将自己暴露在各类相关的问题之下。

当你学习了大量知识后，你的大脑可以融合这些有用的信息。这是你的学习和执行之间相互协调，从而使以后完成事情更加容易。

试错是花时间去尝试以找到解决问题的办法。记住，即使你失败了，那也是一种收获。最终效果应该用过程的质量和输出的结果来评价。不应该仅仅看结果。过程精益求精了，那么最终效果的质量一定会高。试错还常常可以得出更好的解决方案。仅仅盯着结果，只能做出一般水平的东西，反应在最后还是不够高效。

环境设定：

提高你的工作效率，需要改善你的工作环境和配套设施。包括降低噪音、改善办公室布局等等。

你总是生活在各种环境之中。你可以选择去养成一些工作习惯或者一些生活方式。你的习惯会操控你的工作方式。人们总是喜欢按照惯有的工作习惯行事，因为这样一开始工作就可以预料到后面的结果。如果你还没有自己的工作习惯，那么试着去培养一个。但是，要注意不要让你的工作习惯限制了你。你可以通过旅游、娱乐等方式打发时间，防止自己陷入到一成不变的工作里面，变成一个墨守成规的人。

这里需要强调一点。有研究显示，向较那些简单的事情，处理那些认知负担和构建水平较高的事情可以帮助我们更好的提升处理问题的能力。

认知负担：一件事情弄明白需要付出的脑力。通过阅读一篇研究报告去寻找一个问题的答案要比通过百度搜索寻找答案承担更多的认知负担。增加的认知负担能够额外提升你的学习能力和工作效率。

构建水平：你和相关信息之间的心理距离。弄清潦草的笔记比起清晰的笔记需要更高的构建水平。潦草的笔记对有些人来说会更加有用。构建水平非常重要，因为隐晦的信息可以帮助你在大脑中构建起更加强大的记忆网络，激发你的创造性思维，帮助你建立新的视角。这对于发散性思维非常重要。

环境控制的另一个方面就是设计你的办公室布局，配好你的办公设备。选择合适的办公设备可以提高你的工作效率。一个左撇子的学生常说的话题就是课桌都是为右手写字的人设计的，这样的设计限制了左撇子的发挥空间。还有很多同类的问题，比如衣服和鞋子不适合你，会影响你的跑步速度。这些额外的烦恼会累积起来影响你的工作效率。

控制环境来提高工作效率还包括一些小的方面，比如购买设置你的手机、鼠标和平板使它们更好的满足你的需求。配置一台好的电脑对那些经常使用电脑的人来说非常重要。比如图形设计师、音频编辑师、程序员等，可以节约大量的时间。甚至将办公室相关的文件整理在一起，以便容易地找到它们，也可以节约大量的精力。

动态地看问题：

世界变化非常之快且高度互联。这不应该变成你的负担。你可以采取一些方法利用这些相互的联系。动态地看问题是指今天做一些事情使之后面产生好的结果。

这里有一个简单的提示：如果你脑子里对将要进行的工作没有一个清晰的思路，采取一些行动。即使只是一点点。只要迈出一小步，你自然而然会对下一步工作有一个更清晰的认识。

完成目标：

这可能是老生常谈，但是我仍然要提。有时尝试去提升1%是合理的。但是它需要付出很多努力。有时候，盯住一个目标然后完成已经足够。你会意识到工作质量常常受个人不切实际的期望影响。增加你的工作效率需要逐步进行。

知道你的能力极限非常重要。但是慢慢地提高你的极限也很重要。当你设定了不可能实现的雄心壮志时，大部分人趋向于放弃自己，因为目标实在遥不可及。如果你设定的目标太低，你会慢慢地接受劣质的工作质量。所以你应该怎么做呢？不要太多，每次提高1%,你评价自己的能力总是基于自己以前的经历，每次1%逐步提高你的工作量、工作质量和目标。坚持这样做，你将会看到奇迹。

如果你每周提高工作量的1%，一年将会提高80%。

画限：

掌握提画限的技巧也许是最为困难的。当什么时候足够好呢？什么时候一个计划的可操作性详细到我们可以去执行？什么时候一篇汇报写得足够完美？什么时候功课背景做得足够？在到达那个收益递减点时，我们必须停止。这个时候，你的努力已经不能再提升工作质量了（收益递减规律）。

当人们不能意识到事情足够好时，会浪费很多时间。记住，如果需要的话，我们还可以回来继续提高。可以将这个和另一条原则（当下即做）一起使用，来提高我们的工作效率。

问一个终极问题：

我们做的事情有用吗？

什么时候你会认为一些事情有用呢？下面是这个原则的不完全列表：

1.提升自己的价值

2.为别人提升价值

3.为将来做一个潜在的投资

4.放松自己

5.停止损害你的身心健康

6.对将来可能有用

7.让你感觉良好

当什么时候是无用的呢？

1.当做这件事情会让你错过了一个非常重要的事情时；

2.当你为了报酬做一件会对你心理健康造成长期不利的影响的事情时；

3.长期来看，不能提升你的价值；

4.当一个短期的满足让你在错误的方向上越走越远时；

这些观点不都能让你保持积极向上的态度。怎么用？很难去回答，但是可以趋向于看是不是对工作效率的提升起到关键性作用。

做决定：

我能够写出更详细的列表，但是这没必要。这一部分全部的内容就是为了满足你做一个明智的决定。这本身就是在提高你的工作效率。

第二部分：怎样去提高工作效率

这部分是一些关于提高工作效率的实实在在的操作指南。这些建议操作起来非常简单，但是坚持做的话，可以起到意想不到的效果。

1.每天利用一定时间放松身心；

2.平时注意收集各类有用的资源；

3.熟悉收益递减规律；

4.做一些可以立即执行的小事情，例如写字、赴约、编辑一张图片等等。如果不可能立即做，就把它变为可能。因为长期积压事情会给人造成很大的心理负担。

5.重视心理健康；

6.了解你自己完成任务的能力。尝试在此基础上多做一点。但是要把握好度，做太多或者做太少都不会有好的效果；

7.习惯在行动前问自己，这样做有用吗？

8.评估这项行动对于总体工作的价值；

9.只要帮助你学习、解决问题、排除困难，那么就是有价值的；

10.尝试改变你的工作方法，同时去改变工作本身；

11.将错误的代价降到最小，且学会从错误中学习；

12.建立有用的关系；

13.睡觉，不要尝试去改变健康的睡眠习惯；

14.接受那些比你惯用的好的事物，比如更加高效的学习方法、更好的图片编辑软件；

15.克服功能固着，提高灵活运用各类资源的能力；

16.学会判断什么时间自己动手，什么时间求助别人；

17.如果你的工作效率比较低，首先确认你是不是真正采取了实际行动。世界上，没有任何事情是可以自动完成的。

18.找到适合自己的。

这些是我梳理的提高个人工作效率的一些指导意见。我没有去研究那些成功人士的工作习惯，以发现他们成功的奥秘，而是对照提高工作效率的基本因素，总结一些可操作的意见建议，应该克服了所谓的幸存者偏见吧。