集悦读 编辑作品

集悦读（博集天卷简书官方账号）

你擅长整理吗？

“整理”这个词有很多含义。

●整理桌子、打扫房间

●梳理头脑中的思绪

●提高吸收知识和信息的效率

●快捷有效地向别人传递观点

…………

工作上、学习中、我们的人生里处处都有不得不整理的时候。

可是把所有的工作都整理到一张纸上，也是蛮浮夸的，可是真的不难啊，我把自己的一张纸记录列在文章中，实例仅供大家参考。

在丰田（TOYOTA，日本汽车制造公司）和P&G（宝洁公司）等大型公司中，这种“一张纸整理术”得到了彻底执行。为什么会这样？

这是因为他们认为“只要抓住了事情的要领，无论是策划书还是汇报资料，肯定都能整理得短小精悍”。如果你办不到，公司就会认为这说明你在整理方面欠缺“思考能力”、“实际操作的能力”不足、“提高效率的意识”不强。

通过用“一张纸整理术”来整理工作，可以培养你整理事务的“思考能力”“操作能力”以及“提高效率的意识”。你手上的工作也能因此变得更加简单易行。

一、给要解决的问题拍一个预告片

【如同电影拍预告片一样，我们也要先提出一个“假设”】

面对问题，首先他提出了假设，然后根据这个假设判断素材的重要性，决定哪些素材可以删去，哪些素材需要保留。有了他的这一步，让我从先前一眼望不到头的状态中跳出来，瞬间感觉前方柳暗花明。

这个方法也称为“假设思考”，就是一种先提出假定的结论，然后朝着这个假定结论开展工作的方法。

如果把我所做的工作比喻为电影“正片”的话，提出假设的就是制作这部电影的“预告片”。

“提出假设”其实也就是要你建立预期。只有看见了“出口”，才有可能朝着那个方向整理课题。

二、一张便笺整理好5个要素，实现100%高效率工作

先上图：五个要素放到一张便签中

（我胡说八道写了一个能减肥的沐浴液新产品计划，看起来挺心动）

看起来很简单，做起来更简单，逻辑却不简单：

【用5个图标和一个空白栏来制作模板】

如果能在一开始就提出“假设”，你便能在短时间内整理完毕策划书和汇报用的资料等。在你提出“假设”的时候，能够助你一臂之力的就是这个“S便笺”（其中“S”的含义我在之后会跟大家介绍）。而“便笺”就是指我们平日里使用的便笺纸。

这个简单的模板利用插图（下图）表示5个要素，图标下面还设置了填写用的空间。

你把一张便笺纸（宽5cm，长10cm左右）分为5个要素栏，然后在每一栏里填入对应的要素，你今后需要解决的问题就一目了然。

在开始工作之前，准备好“S便笺”，然后填入下面这5个要素：

【使用“S便笺”后，3个S清晰明了】

在“S便笺”中填入工作的五个要素后，你就能看到“3个S”。

这3个S分别是：

Solution（问题解决）

Story（故事）

Simple（简洁）

在开始工作之前，你通过填写“S便笺”中的五个要素栏，你就将如何解决客户所面临的困难（Solution），解决困难之后会有怎样的理想效果等内容整合成了一个连贯的故事（Story），工作的预期效果便清晰可见，事情开始变得简单明了（Simple）。

这就是“S便笺”这个名字中S的由来。然后，你按照这个“S便笺”开展工作，一切都会进展顺利，最终获得成功（Success）。

三、使用“16分割笔记”来收集（整理）信息支持假设和充实假设。

【通过用两页笔记本纸来收集整理信息】

我们用“S便笺”来建立了假设。接下来，我们需要的是能支持和充实这个假设的信息。

在收集和整理信息时，我一般使用的方法是“16分割笔记法”。

“16分割笔记法”是一个简单的工具，将普通记事本的左右两页（对开页）作为一张纸，分为16个方格来使用。

“16分割笔记”同时具有了记事本的“机动性”，又有便利贴的“方格单元”，还有笔记本的“作业性”等三个优点。

我想写一篇介绍斯蒂芬·金的文章，就是《肖申克的救赎》的作者，但是这个人太牛逼，导致我的思绪非常混乱，我就要先把我脑子里能想到的列出来（当然了，不一定要把16个格子都填满，根据你的实际需要来定）：

看起来也不难，下面我来教你们具体的操作方法以及需要注意的细节。

首先，我来介绍它的使用方法。

【用颜色将15个点子区别分类，建立联系】

“16分割笔记”以两页笔记本纸作为单位使用。原则是首先在第一个方格中填入主题。这一招可以让你的笔记技巧达到以往笔记中无法达到的高度。

在16个方格中的左上角方格中填入主题（标题）和日期，然后在剩下的15个方格中填入想法。

你记录了主题和日期，即使以后笔记越积越多，这些记录下的主题和日期也能作为索引使用。这15个方格填入后，就让各种各样的组合变得简单。你将一个个点子通过不同的颜色区分开来，然后建立它们之间的联系，这一方法可能会激发新的创意。

做这项工作时，如果你使用的是平日里那种记录大段文章的横线条记事本的话，查找与主题相关的点子时，你就必须四处翻找。但用了“16分割笔记”，在翻开的两页纸上你就可以一览15个点子。

你还可以使用“颜色编码”。

所谓“颜色编码”，就是“让颜色来代表某些意义”。比如说，信号灯的绿色表示“前进”；黄色表示“注意”；红色表示“止步”；看一眼颜色，你就能立刻明白其所代表的意思。同样的道理，你如果通过自己设立的颜色编码来进行信息分类，在搜索资料时就非常便利。

颜色分类的时候，我通常使用的是荧光笔。我也推荐大家使用荧光笔，因为使用荧光笔后能让笔记看起来一目了然，搜索起来也更加容易。在这里我给大家介绍我自己的颜色编码，仅供参考。

红色—最重要的内容

黄色—感兴趣的信息

蓝色—自己正在着手做的题目

绿色—发现后想记录下来的信息

金色—特别的主题

你也设定一组自己的颜色编码试一试吧。

以上是解决问题的通用方法，根据不同的问题还有不同的一张纸模板。

例如：最快速的职务交接法“一张纸交接地图”模板

再来个栗子：

一本书15分钟搞定的“阅读克星（Killer Reading）”模板

制作理论报告书用的“1•2•3 Mapping”模板

更高级的“故事型汇报”模板

等等

Any way ,方法可以有千万种，看起来简单，实践起来考验的却是耐力。如果你不是绝顶聪明的人儿，比如我就不是，就要铭记：好记性不如烂笔头。这些表格，是逻辑思维从大脑映射到纸上，让思路更加清晰，绝不仅仅是好看。动手动脑，学习和工作效率必须up up up！

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这些模板的具体使用方法请见

《聪明人的一张纸工作整理术：完美图解》