文/优杜君 关注微信优杜时间(YouduTime)获取更多营销与管理的原创文章。
在我的概念里，只要有工具能提升我的个人生产力，无论是个人的生产力还是帮助团队提升整体的生产力，我都会去尝试并使用。在我的浏览器的收藏栏里甚至专门设置了一个“效率工具”的文件夹，用来收藏各种我尝试过的好工具。
我们不一定要制造工具，可如果已经有高效的工具存在，不用就太对不起自己了。容易被忽视的一个现实就是，多数人连日常的办公软件的没法用得好，不知道“大纲视图”，不知道“文档结构图”，不知道“数据透视”等等，80%的人只用了办公软件20%的功能，更有甚者完全把Excel当作记事本在使用。
协同软件就是我提到的这样一类好工具，它指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等；各种通信软件，如E-Mail、即时通信、VoIP等。
在文章末尾，我将分享我使用哪个协同工具，如何管理我的团队，让管理工作变得更加轻松高效，同时提升团队的执行力。
不管使用哪个协同工具，目的都是为了提升团队和个人的效能，核心理念是明确"Who do what by when"，让工具帮我们完成不是必须由人类完成的工作，让个体进度服从整体进度，实现项目如期完成Just-In-Time。在团队管理中，分配的任务可以进行很好的跟进，保证闭环，不被遗忘；
截止日期才是第一生产力，谁说不是呢？
刘润在得到专栏文章《协同软件：如何避免与懒惰握手言和？》中总结，协同软件至少可以帮你解决5个问题：
- 人工管理成本高，工作反馈有延误；
- 口头布置工作，理解不透彻，容易遗漏，无据可依，无法问责；
- 工作分解，多人执行，无法跟踪；
- 无法了解间接下属的工作情况；
- 计划赶不上变化，过程不可控；
目前主流的协同软件有两类：
一类为“IM（Instant Messaging，即时通讯）+ 协作”，即在聊天的基础上开始协同完成工作任务。
- 阿里钉钉。钉钉是阿里巴巴集团推出的一款协作软件。现有功能主要分为两类：一是为高效沟通而设的企业群、电话会议、澡堂聊天及“DING”功能，这几项功能让工作沟通变得随时随地，快速高效；一是协同办公的各种工作应用，包括钉邮、钉盘等，将原本分离开的邮件、网盘等办公软件集于一个APP之中，提高工作效率。
- 微信企业版。拥有巨大的微信用户群，企业版实现与公司OA、邮箱和公司内部通讯录的整合，提供公告、日报、文件盘、同事吧（类似BBS功能），总体来看还在比较粗糙，用户体验还有改进空间。
- Slack。Slack是一款要“扼杀邮件”的企业内部沟通协作工具。它的目的是将各种分散的信息都整合到一起：邮件、信息、文件等，无论是内部沟通的信息还是文件，只要上传到 Slack 上，都可以通过其内置的搜索工具进行检索。此外，他们还整合了 Twitter、Zendesk、Crashlytics 和 Heroku 等服务，将他们的通知提醒、Bug 追踪等数据统统融入到公司内部的信息流中。
另一类为“协作+IM”，先建一个项目，在根据项目进行沟通协作。
- Worktile。以任务看板的方式来展现团队内部的信息以及任务分工安排，用户可以从列表、标签、时间、成员等不同维度来管理项目。通过日历视图，你可以查看任务进展；团队成员也可以共享文件资料和进行在线讨论。
- Teambition。一款基于云服务的项目协作工具。创建一个项目后，你可以通过“任务板”、“分享墙”和“文件库”等功能模块来管理项目。
- Tower。Tower.im是一款基于云端的项目管理工具，与微信的结合做得最好，主要功能有项目、讨论、日程、文档、文件这四大部分，针对每个任务，它直接在协作平台内架设了一个论坛，每个成员都可以发布帖子并回复讨论。“周报”也是比较独特的一个功能，团队成员可以把本周的所有事项自动归结到周报里面，并可以设置不同的周报模版。
- Asana。软件是建立在办公基础上的，用户可以使用该软件与同单位的用户进行沟通、交流，甚至是发邮件等，还可以从该平台上了解到公司近期的活动、绩效内容等，使公司内部的交流畅通无阻。
- Taskworld. 建立项目或任务表，单个任务表下可以创建Checklist，项目的模版有Blank, Weekday（周一到周五栏）, Single Team(每个成员的名字), Departments（Markeitng/Sales/Finance/IT Support栏）, Kanban（Todo, Doing, Done）。
- 明道。明道主要用于企业内部沟通、协作和知识管理等目标。在任务中心，用户可以按照“任务”和“项目”两种模式来管理任务。在使用中产生的文档、图片、投票、问答和视频，都会自动归档在文档中心，便于随时检索和使用。
- Yammer。Yammer是一个企业社会化网络服务，微软旗下产品，随着Yammer平台上功能和应用程序的逐渐增多，让Yammer不再仅是一个通信平台。这些新的应用程序包括投票、聊天、活动、链接、主题、问答、想法等等。
- Wrike。线上项目管理工具，可以创建项目（Project）和文件夹（Folder）来管理项目，项目任务可以以列表、表格、甘特图和流(类似Tower的动态)的方式展示。值得称道的是：其充分利用标签“一对多”的灵活度，对提升任务管理效率非常有帮助；对于每个任务的备注内容可以查看历史版本；
- 石墨文档。作为编辑，石墨是我比较常用的协作工具，之前需要几个人一起来完成的文稿，一般都是通过邮件给别人，改好后再传回给我。现在就可以通过石墨文档邀请协作的方式来添加文档的共同编辑者，大大提升了协同效率。
我管理欧洲大区的销售和服务团队，由于常驻和出差，人员不在同一个办公室，在欧洲的各个城市拓展业务，所以常常没法做到以“共享时间共享空间”的方式沟通。从2017年初，我使用了Tower来管理销售团队，以明确具体的工作任务和标准（SMART原则），提升沟通和协作的效率，取得了很好的管理效果；
- 分配和管理团队成员的任务，实现每个任务跟进、闭环管理；我建立了一个“日常任务”的项目，邀请所有团队成员加入。每当有新的工作事项（临时任务，周会决议待办事项等等），就加入到项目中，明确具体事项、负责人和时间截点；从此，我不用刻意在我的笔记本上，去提醒团队成员工作的进展；
- 管理KA（大客户）项目，明确策略和计划。针对KA（大客户）的项目常常涉及较多的人员参与、复杂且销售周期长，因此我会建立一个新的项目，和团队成员明确计划，完成WBS(工作任务分解)，并在项目里建立不同的栏，在每一栏建立具体的任务，明确责任人和时间点。
- 提升团队执行力和对待任务的认真程度。对于时间点的确定，可以与团队成员沟通，让他们自己确定能够完成的时间，让责任从Responsiblity转为Accountablity，团队成员将更加有意愿、有动力如期完成，提升执行力。另一个方面，由于对每个任务的“记忆”，每一个人都会认真对待。日常发生的情况经常是管理人员布置完一个任务后，管理者自己都忘了。
善用工具，我们都可以把管理，管理团队或自我管理，变得更轻松、更高效，让一切井然有序。
马上尝试使用任意一个“协同工具”，别看看就走了~
