《不懂项目管理,别想当主管》中涉及的第一个项目管理的Tips就是挣值管理,看着挺高大上的,那就先来看看教科书式的定义吧(懒得看的请往后拉):
挣值管理是基于关键路径的追踪项目成本与进度的方法。
这种分析方法适用的任务特征为“在叶节点任务基础上进行分析,支节点由叶节点相加所得”,没看懂╮(╯▽╰)╭,简单的说就是
a)有一定的持续时间
b)可以计算出每单位工作时间的平均工作成本
比如,开发阶段开发任务、测试阶段的测试任务等就可以用挣值分析,而销售商务谈判这类任务就不适合使用该方法。
挣值管理有如下两方面的作用:
a)对于计划进度的评估。
① 通过挣值(EV)和计划价值(PV)的定量比较,得出项目是提前完成还是落后进度的结论;
② 估计出该任务是否能按时完成,是否应该在追加资源。
b)对于开销的评估。
① 通过挣值(EV)和实际成本(AC)的定量比较,得出项目是节约还是超支的结论;
② 评价该项目按照这种趋势发展是否能够挣钱。
那么问题来了,假设某项目总预算10w,历时10周结束。当进行到第5周的时候,前5周的任务全部完成,实际支出(成本)为6w。那么,似乎可以轻易地判断,任务进度按期完成,成本超支了6-10*5/10=1w。既然挣值管理仅仅用于判断项目的进度与成本这些可以“直观”判断的方面,那么
为什么挣值管理是项目管理中十分重要的控制阶段的工具呢?
来看一个网上看到的栗子吧
背景:某项目总预算100百万美元,总工时11个月,截止第4个月初,共花费了25百万美元,则该项目的PM认为项目进度约为25%,花了总预算的25%,项目按计划完成。下表为该项目的简要记录:细心的你一定发现了在表2中还有一个参数PS(成本消耗百分比),这个数值就等于25%。问题就在于,这种表示方法仅仅考虑了实际成本(AC)与总预算(BAC)之间的关系,却没有考虑工作量与工作效率带来的影响。正如表3所示,前三个月的工作量仅为20%,并不需要高达25%的成本支出。为什么挣值分析的结果与该项目经理的判断不同呢?
若仍想要将总预算控制在理想范围内,就需要在接下来的工作中提高工作效率,即投入1美元,需要产出1.09美元的绩效(TCPI)。
挣值管理可否用在个人成长中?
度娘告诉我的大多数是工程管理中的栗子,那么这种方式可否用在个人成长管理之中(比如目标达成方案及目标管理系统(月计划/周计划)的进度评估)?——个人第一感觉觉得的是可行的。
首先,该方法适用的任务特征有两个:
a)有一定的持续时间
b)可以计算出每单位工作时间的平均工作成本
第一点显而易见是能够满足的,第二点的工作成本该如何计算?鉴于目标管理涉及的是时间纬度而不是资金纬度,因此可以把此处的工作成本定义为时间成本,即每一阶段所需投入的时间长短。
在月计划进度表中尝试加入挣值分析
如表4所示,暂且将原版本中“安排周次”下方“X周”下的“✓”替换为挣值分析的各参数(PV、EV、AC),将任务进度栏修改为CPI、SPI、BAC、EAC、时间投入及进度情况。
- PV:填写计划用时,如2 h;
- EV:填写当周任务完成的百分比×PV后的数值,如本周仅完成计划任务的50%,则EV=50%×2=1 h;
- AC:填写实际用时,如1.5 h;
- CPI通过公式ΣEV/ΣAC自动计算已经完成的周数(1周+2周+3周)得出,为0.575;
- SPI通过公式ΣEV/ΣPV自动计算已经完成的周数(1周+2周+3周)得出,为0.833;
- BAC通过公式ΣPV自动计算所有周数(1周+2周+……+5周)得出,为10;
- EAC通过公式BAC/CPI自动计算得出,为17.4。
这些数据如何分析? - 时间投入栏通过比较CPI是否等于1来得出是正常(=1)、较多(<1)或较少(>1),时间投入较多说明投入产出比小,近段时间效率低下;
- 进度情况栏通过比较SPI是否等于1来得出是正常(=1)、落后(<1)或超前(>1),进度落后说明将可能无法按计划完成任务;
- 若EAC>BAC,说明需要投入更多的时间成本才能完成这项任务,反之则说明所需的时间投入较少。
因此,仅仅通过记录EV和AC两项数值,我们就能自动获得当前任务进度是否落后,时间投入是否过多等信息,可以有效避免自己的主观臆断。
挣值分析用于目标管理系统的可行性分析
若将挣值分析引入目标管理系统,那么,对于周计划而言,每天的记录可能太过频繁;对于月计划而言,若没有周计划的持续记录,月计划中也无法准确填入EV和AC;对于年计划而言,PV的预估也是一道很大的难题。
将问题稍加梳理,可以归为以下四类(欢迎项目管理大神及目标管理大神补充):
- 记录内容较多,增加每日的系统维护成本;
- 对PV的预估能力不强;
- 存在一些任务无法预估PV和计算EV(即不适用于挣值分析);
- 挣值分析适用于年计划、月计划、周计划中的哪一种?
对于问题1,我们并不需要对所有的任务都进行任务跟踪,挣值管理只是一种工具,我们不应被工具限制。我们可以只针对重要度高的任务作跟踪管理,一来可以聚焦重点,二来节约了系统维护的成本;
对于问题2,类似于“掌控每一天”中的预估今日待办的时间,若要增强预估能力,最好的办法就是做时间开销记录,但是时间开销记录真的很难坚持(好吧,说的就是我)……打住,不说消极的话,不过反过来看,挣值分析其实就是一种变相的时间开销记录,因为我们需要记录某天某任务的时间投入成本,这看似是一个死循环,其实不然。在挣值分析中还有一个参数EAC,EAC的作用正是调整完成任务所需的预估时间。因此,无需再担心预估不准了,放手做,一阶段后若发现时间投入预算少了,可以通过EAC的建议重新预估总时间。当然,重新预估是一个办法,最本质的解决办法还是要提高工作效率。
对于问题3,同问题1,量力而行,精力有限的情况下只关注重点任务吧。
对于问题4,笔者觉得挣值分析可能更适用于周计划及月计划,因为挣值分析的一个前提是需要一张完整的WBS(工作分解结构),年计划层面想要得到这样一张详细的地图似乎不太可能。
注:创建WBS是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的,更易于管理的组成部分的过程,即任务的详细分解。
因此,笔者认为挣值分析在目标管理中是可行的。
下一步行动
在8月的月计划中试用挣值管理。
讨论更新
20150720
- 小生:我赞同和道的分析,特别是应用到个人领域那部分~但是……我在实际项目里没用过,因为实际工作很难被量化,那些都是理想状况。我理解这个工具会被总在极其复杂的大项目上~因为本身计算挣值管理的要求的内容成本就很好。
- 包子:投入时间不等于实际产出价值,所以在挣值管理中参数的单位都是货币单位,挣值是earned value,也就是实际完成的工作量的价值,跟计划投入,实际投入的单位必须统一起来才可以比较。个人从理论上的一点理解~所以难点应该是怎么把完成的工作转化成earned value,相当于小生老师说的量化了。
- 我:也是,但是要是把计划投入和实际投入都换成时间呢?目标管理的价值怎么衡量?我觉得就是完成目标和完成目标的效率问题,而衡量完没完成和完成的效率问题就涉及工作量及工作时长,工作量是确定的,那么把工作时长作为变量,我觉得理论上是可行的[微笑]。至于产出的价值,这个应该属于成果管理而不属于目标管理的范围了~以上为个人理解。
- 小生:是这样的,按照软件项目来说,如果可以估算到人天(一个人工作的天数),这就是有保障的,虽然说高手和低手人天不一样,但是价格也不一样。
- 包子:挣值管理的前提是成本估算和制定预算,不仅仅是制定工作分解结构。EVM,挣值管理是成本控制的一种工具,是综合考虑范围,进度和成本,我觉得主要目的是在有限的资源,限定的时间内完成指定范围,主要是减少偏差,目的应该不是提升效率和质量。
- 我:恩,软件项目管理和工程项目管理中就是为了减少偏差,目标管理中的减少偏差不就是控制效率么?(目标的路径偏差是在制定目标的时候就确定了的,通过过程控制是无法纠偏的,除非调整目标)偏差来源就是效率低导致既定的目标完不成啊。
- 小生:其实你两说的都对~@包子 更切合实际项目,@和道 更倾向于分析。对于我们来说,我的观点是要先把它用起来。