职场敲黑板45:发个通知有那么重要吗?

这是 清水一点通 日更的第 219篇,希望能帮助到你。


经过多年的观察,好像总有这么一个规律,职场新人刚开始步入工作岗位的时候,几乎前三个工作任务中总有一个是发工作通知。

现在的工作通知是什么形式呢?

基本上是邮件和微信两条线,邮件属于正式通知,微信相当于提醒,要注意的是两者都很重要,一个是依据,一个更实用。

先来说说邮件的关键点:

1、信息的完整性

要注意,工作通知最好找一个完备的模板,手头如果没有,可以找一个公司过去开展重点项目或是全员大会的通知作为依据。

因为凭空想,总有你想不到的地方,几个基本点是必须要有的:

1.工作周期与时间节点      2.工作人员    3.工作项目

4.注意事项      5.联系人      6.发布部门

要记住,因为工作通知有唯一的属性,也就是说一个工作最好不发两个通知,所以要完整,千万别漏项。

我曾经讲过无数小朋友没有写工作人员、没有写反馈时间的,这都需要再发通知,重复劳动,效率很低。

2.时间的及时性

在这里,我可不是说什么越早越好,工作通知的时间也要发得恰到好处。

太早了,到时候领导或同事就忘记了,太晚了,又显得很不尊重,让别人措手不及。

最好的通知方式是

工作通知提前一周发比较合适,会议通知提前三天发比较合适。

时间是重要的资源,千万要在这个方面做到尊重他人。

3.表达的艺术性

很多职场新人,发通知都是用一种模板,基本上无论对谁都是改一改就发了。

这就是工作习惯问题,要知道对待不同的人和不同的事,通知的形式和口吻都不相同。

比如召开高级别会议时,通知要有明显的商务感,字体稍大一些,标注重要的词句。

如果是推动某个具体项目的通知,就要简洁,重点说工作内容和时间节点。

如果是职工外出活动的通知,就要轻松活泼,把注意事项写清楚。

接下来,我们说说微信:

1、格式

很多人发微信通知,就远没有邮件精细了,要知道,现在人们看微信比看邮件多,所以格式也是很主要的。

要注意分行和标注,有一个清爽的格式就是发号微信的关键。

2、群消息

因为工作通知很有可能发到群里,这里面就有一个问题,醒目!

不要只发一个通知,很容易被刷掉,比较好的方式是发完通知后,跟几个对工作的解释或是表情,让大家能够注意到。

3、工作文件

有的时候如果能够跟随通知,发一些工作文件(前提是不涉密),让大家有个总体印象也是很好的。

而且要注意,文件能压缩的尽量压缩,不要给别人造成流量压力。

发通知看起来不是一件重要的工作,实际上不但重要,还很考验职场人的功力,请大家务必重视起来啦!


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