在互联网成为人们信息获取和交流的最主要平台的这个年代，我们仍不能忽视线下人与人之间的直接交流带来的结果更有效。从企业的营销推广工作来看，无论是大家印象深刻的互联网公司（美团、大众点评……）还是一般的实体经济企业都需要通过“地推”或“会议”当面交流来促进商务合作的达成。
今天我们聊得是，如何组织一场较大规模的线下活动，“千人规模”是老牛真实的个人经验，总结的流程涵盖面稍多。首先我们先看来一个活动准备以及举行的思维导图。
一、为啥搞活动？先弄清楚目的和目标
市场活动确定目的很重要。这问题是不是太弱了？搞活动不就是为了攒人气宣传品牌促进销售吗？这话错也不错。不明确目的的市场活动从策划到最后执行很容易跑偏，结果不尽理想。如果你要提升品牌，那所有活动的细节都应该关注品牌露出和品牌价值传递；如果关注线下销售，那活动现场就应该设立更多更便捷的购买通道和现场优惠，如果想兼而有之，那就需要投入较多的人力物力来实现……
在明确目的的同时，其实目标受众也定位出来了。这里所指出的受众，指的是此次活动期间（包含前期宣传）能够影响到的人群，这里面就包含了直接受众和间接受众（直接和间接主要通过价值影响来区分）。
组织一场活动传达的内容才是核心关键。在活动策划前期，策划的同事手里一定是要掌握很多很全面的关于此次会议能够达到目的的素材和宣传价值点，才能够最终呈现出一场让人印象深刻的活动。
办会目标的制定很关键，目标要和公司沟通保持一致，符合SMART原则（有人会说活动中有很多无法直接统计的结果，没办法量化，文中最后有参考标准）。制定目标放在这一部分，算是一个提醒。任何“我尽力做到最好”这种口号式的回应最终结果都不是理想的—老牛的亲身经验。有了目标，策划者就会围绕目标想尽办法去达成。
在这一Part，预算单独列出来也是有特别意义的。作为品牌策划工作者，大多数是完美主义者，会把一次活动策划的非常恢弘大气……但是我们也要结合实际，公司的预算决定我们可以做成什么样子。
二、拿这个清单去做前期准备，应该错不了
（一）酒店/会场的选择，门道还挺多
老牛把酒店/会场放在了第一位，可见其在举办活动中的重要地位，这个环节有几个问题需要特别注意：
1）预定时间的原则就是越早预定越好，否则到了旺季提前一个月找酒店基本上是找不到的（不差钱的不算）。
2）确认整个活动所需的其他酒店资源，比如茶歇（沟通可否自带）、宴席（价位、菜单、桌数）、客房数量、分会议室数量，这些资源尤其是客房是必须提前约好的，酒店入住淡旺季明显，如果赶在旺季预订，价格高不说，还不一定有房间。
3）酒店/会场的地理位置可能决定了会议期间的利息率。如果场地选在喧闹的市中心，活动期间就会有很多参会者“开小差”出去玩或会友，但好处是酒店位置好找，交通便利；如果你想把参会者全都收拢在一起不会大量离席，可以考虑把场地选在较远的山庄、岛屿等，一方面风景好感受独特，另一方面交通受限很难独自出行。
4）在酒店举办会议，无线网络是收费的！收费的！收费的！（重要的事情说三遍），而且还相当贵，没个个把万是下不来的！千人规模会议属于高密场景，手机信号通常比较差，原有无线网络体验可能更差。在这里老牛建议活动组织者与酒店提前协调，用独立分配的原有网络带宽或从运营商拉专线解决网络贷款问题，现场Wi-Fi临时搭建补充现场信号差问题。带宽的基本要求：
要求是上下行对称的企业带宽，会话数没有限制；
确定人数后根据现场活动需要选择适当的网络带宽。（1000人会议如果需要高并发至少要准备100M带宽）
5）与酒店客户经理的关系也是有很多学问的！客户经理活动期间在酒店内部权限不小，我们和他们搞好关系，有很多地方要钱的可以免费了（星星点点的累积起来也是省不少呢），还有一些略微超出酒店规定的就睁一只眼闭一只眼了（比如在我们预定的活动前一天尽量不接活动，可以让我们提前进场布置）。
6）签到处位置要提前沟通确定。这个单独罗列出来也是因为它是一个相对容易忽视的点，因为有些酒店处于整体美观考虑，是不允许在酒店大堂摆放指示或者签到台的，这样的话对于本地到现场的参会者会增加一些寻找场地的难度，所以这一块在准备前期需要和酒店协调沟通。
（二）展区搭建/安排，拉赞助的重要资源
这里虽然罗列了四点，但是要讲的并不是很多，主要交代大家的是会议展台搭建和举办活动要提前到当地公安部门和消防部门报备，具体原因你懂的。
还有一点没有写在导图上的，就是对于大规模会议，如果考虑节省成本，可以在不影响自身整体宣传的前提下，开放几个展位给到其他公司展示，收一些费用或者做一些后续的资源置换都是很不错的选择。
（三）营销资源提前安排档期
活动基本信息确定下来后，营销部就要开始准备制定整体的宣传企划了。从活动前期的预热宣传、电话邀约、媒体/自媒体大号的热捧转发，到活动期间的媒体报道、社交平台传播活动（转发、集赞），最后到活动结束后的总结新闻、参会者自发内容，品牌部和公关部要把资源全部调动起来，并且确认排期和宣传资源数量，以达到完善的线上宣传工作。这里如果主办方需要邀请代言人、名人站台，也需要提前联系安排档期。
三、怎么玩不重要，内容传递最重要
怎么做到会议内容有干货呢，老牛总结了几个步骤：
1）根据会议目的和前期素材整理确定此次会议的传递重点。
2）结合传递的重点内容，收集近期相关的热门事件。
3）“重点+事件”确定后，头脑风暴流行的展示方案或活动流程。这里给大家一个原则提示：不为新而新，为参会者印象深刻而新，不要太大程度的改变用户的接受习惯。
【举例子】（1）我们今年6月份举办的一个客户活动，借助VR热，礼品直接选择简易版的VR眼镜，现场直接火爆，小伙伴们可以了解一下，其实单件礼品的采购成本不高，但用户却比较喜欢。（2）某企业在活动现场搭建Wi-Fi，利用微信关注上网认证，参会者连接WiFi均关注微信公众号，该企业将活动一些传递的信息和需要推广的内容以及互动游戏全部集成在微信端，整体运转下来效果也不错。（这里面再次强调现场网络的重要性）
4）当我们结合上面三步整理出一个初步策划方案后，我们可以向身边的朋友/目标参会人群对策划内容做一个小调查，看一下整个过程是否能够吸引到他们，这是一个自我检视的过程，也是一个方案完善的过程。
我们做了再细致的准备、再明确的目标，如果内容支撑不到位，整个会议给与会者的体验将会大打折扣，就是人们常说的“没有干货”。
四、现场执行两个表
分工表（WBS）
这里主要强调专人负责专事，老牛把现场蛇粉主要分成了以下几类，每一类工作根据活动整体情况安排不少于一个人负责：
资料/物料清点布置
签到
音视频调试
灯光
展区协调
摄像拍照
场务
会场内督导、
总督导……
在这老牛重点说明一下音视频调试和场务的重要性。音视频调试在活动现场是一份很辛苦的工作，很多时候现场的LED屏搭建和音视频播放、PPT播放都是基本在会议前一天是要搞通宵的，一般LED搭建调试就需要5-6个小时（这里讲的是按照千人会议规模计算的），涉及显示比例、切屏互动、流程把控，可以说这是一份做好了是本分、有差错就会影响很大的工作，非常辛苦（老牛做过4次，累到吐血）。场务的重要性在于保障所有工作人员可以按时吃到工作餐，让同志们可以精神饱满的开工，但这一点往往是在做活动中经常忽视和忽略的。
物料核对表（checklist）
这个表格详细记录在哪个地方配哪些资料，具体的数量和对应负责人，目的是确保所有需要的资料物料都能够按时准确的出现在活动现场，避免现场再去临时采购等。
五、复盘，拿出成绩，下次做更好
活动也顺利举行结束了，接下来我们要来对结果做一总结。最终实际费用发生多少，目标完成情况如何，有多少需要会后持续沟通……。在复盘环节，我们可以通过参会者的体验反馈、内部的流程检视回顾等来源针对活动过程中不如意的地方加以总结，并讨论出改善的方法，应用到下一次的活动举办中。
这里，也是文章的最后，老牛给大家一些市场活动效果可量化的指标和检视方法：
1）微信粉丝数——微信公众号后台可直接查看；
2）交易额/商机数——通过交易量或现场交流确认，一般在销售管理系统中可查；
3）参会体验度——通过现场调查问卷中设置体验度问题，做数据汇总（纸质、电子均可；
4）活动宣传阅读量——微信/微博看后台，媒体文章有点击量（媒体提供）；
5）后续进一步咨询——通过设置单独线路号码/接听提问来区分活动带来咨询
……
本文为老牛原创，也有考虑不周和内容没有提到，欢迎各位大咖留言补充，我们共同讨论，学习进步。
