前几年我接到一个工作事项，是一个同事准备要被借调到别的地方，所以我和他被告知要交接工作。
于是那个同事开始跟我交接，然后就交接完了——“交接”给我的，就是一张有点皱巴的A4纸，上面煞有其事地稀稀拉拉列了一些物品和和资料名称，里面的东西有的塞在某个地方，有的还在某些人那里。至于说具体的工作简单说了几句，然后就这样了。
我后来发现，他移交的那部分工作虽然表面上好像有他说的那么轻松，然而里面实质却有许多的节点，数据，历史遗留问题，以及一些不便道明的工作中的一些协调事项。此外，涉及到的许多资料，物品，相关人员，以及手续等事项也纷繁复杂——我后面还不得不花了相当一段专门的时间和精力来处理这些问题——换句话说，这个工作背后的内容，可远远不止那张“移交”的破纸上面列的那么一点。
当我后来进一步询问那个同事时，我发现，他基本上都是用脑子在记的，这么多的事情，在他那里是否真正记的住？他的回答是“反正忘了就去翻一翻”，至于说“去哪里翻”，从他“移交”的那张破纸来看，我反正是不知道。事实上，后来我所需要的很多资料和物品，以及需要找的渠道和关系，基本上都是我自己去别处调查、收集和整理的。
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实质上像这样的“工作风格”的人，我至今都一直见到，许多人仿佛真有一个好脑子，能把所有工作中的事项、资料、人员、渠道等等都记得住，然后开展工作时随时可以调用。这些人也往往遇到问题时不知道去哪“翻”了一“翻”，后面问题反正马马虎虎地算是解决了（或者说到底是否解决了也说不清楚）。但是当你去问他们工作的详细，比方说流程，思路，框架，哪怕是一个整体的大致的概念，他们经常都说不出个所以然来。
我这么说也许有些苛刻，但是从一个公司内部工作管理和衔接的角度来说，这种工作风格（姑且称之为“风格”）不仅让每一个具体的岗位工作都变得“虚浮”，而且往往会因为人员变动而出现很大的衔接成本，因为基本没有什么具体可参考的资料、流程、规则等等，每一个新来这个岗位的人都不得不去重复摸索、试错、甚至重新制定规则。
当然，这有时不仅和员工有关，和一个公司内部的管理也有关系。即使是对于“创造”类型的工作像广告、设计等等，许多知名的比方说“早晨”设计公司都有一套管理规则，虽然创意可自行琢磨发挥，但是早晨公司甚至连公司员工办公电脑里资料的存放方式、位置，都有一套规定。还有像房地产业中的万科，他们的公司制度中对工作流程的详细和规范化程度也是出了名的，这种规范化的管理也许也是万科在王石时代获得那样的成就的一个内部原因。
这样的规范化的管理，即使换了一个人来接管这个位置，原先的资料和工作流程之类都能方便获取，开展工作时，也有据可循，有规则可依。
需要发挥创意的工作尚且需要规则，更不用说是行政之类的通常更讲究规则和细节的工作，假若管理上不够细化，具体化，再加上这类工作通常都有的繁杂和琐碎，不用日积月累，所积累的资料等东西很快就会变得混乱不堪。所以在工作中形成一套具体可参照的东西，不仅有利于公司组织内部整体工作的衔接和规范，也有利于个人工作的井然有序和有据可依。
此外，一个人即使记忆力很好，在日积月累的工作中，所需要记忆的东西也会对大脑造成负担，这就像一个储存柜，当你的大脑中塞满了各种工作中的细节、资料、联络人电话等等“杂物”时，你还能留多少空间给“创意”和“思考”呢？
要知道，有许多工作，不是你越勤奋做的就越好，许多工作往往要找到那个“关键点”，问题才能由此一步步解决。我曾经在我公众号里一篇文章《在混乱的办公室，你必须要有随时沉静下来的能力》里提出过，要分清“深工作”和“浅工作”，进而尽可能清理和摆脱掉“浅工作”，集中精力于更重要的“深工作”。许多对琐碎事务的处理，往往都是“浅工作”的范畴，假若你还要把这些琐碎事务的相关记忆一股脑全塞脑子里面，你的大脑容量还能支撑多久？你还有多少容量余额留给那些更重要的，需要深度思考和分析的事情？要理解“深工作”和“浅工作”的区别，并进一步理解“深工作”的价值，大家可以去看我公众号那篇《在混乱的办公室，你必须要有随时沉静下来的能力》。
通过把许多具体的资料、流程、关键细节等通过具体的文档等形式记录下来，可以在相当程度上释放你的大脑空间，并有助于形成一种“系统框架”的意识。当我们处理数量较少，问题简单的事务时，我们的大脑尚可处理少量的工作记忆，进而可通过“直觉”随时调用。但是一旦工作量和复杂度达到一定程度，我们的大脑就会出现“认知超载”，会出现一些症状比方说你记不住细节，想不起进度，觉得头脑里一团乱麻，不知道从哪里开始等。这时候你的“直觉”往往也是不靠谱的，因为你这时思路往往是混乱的，还时不时夹杂一些情绪，这时候一味依赖“直觉”也是在增加犯错的“风险”，继续这样下去后面的“烂摊子”会多到你越来越难以收拾。所以，把你工作相关的东西具体化和系统化，建立一个“数据库”就很重要了。
1，你可以把你工作中所需要的资料、信息、通讯录、流程、关键细节等东西，尽量写出来或收集过来，工作需要的物品也要清理搜罗一下，信息类的以电子或纸质文档的形式先保存起来，物品则要妥善保管在某个地方。
2，你可以再列一个清单，就像一本书的目录那样，把这些工作材料（这里把信息和物品统称为“材料”）分门别类，整理和归纳，做一个初步的罗列。这时，你的“材料”就像排好的队伍一样，等着你去检阅。
3，你可以进一步分析这些材料之间的相关联系，比方说某些联络人名单和某个项目之间的关系，针对某项工作需要的资料、流程、手续等等，某个办公用品的用途及其保管方式等，找出它们的关系，并做到心中有数。
4，在理清你的工作材料间的逻辑关系后，一些日常通用的，像总通讯录、行政或项目档案、公司制度、岗位流程，以及常用的表格、模板、素材等等，你可以把它们依旧分门别类打包成一个个文件夹。而针对某些专项工作，关键事务，专门项目的资料，可以专门建立一个个单独的文件包。你最好多浏览审视一下这个“数据库”，对它们的排列、逻辑、用途等，尽量加深印象。
5，之后随着工作的开展，你可以不断修改、增加或删减，重新排列或拆分，总之就是不断更新和改进这个“数据库”。但这个过程一定要坚持，直到你养成下意识的习惯。
这样估计过了一段时间，你的工作渐渐就会变得具体化：有许多可见的，清楚界定的，包括量化的东西，可供你去查询和参考；通过把许多琐碎的物品和信息妥善保存，你在相当程度上释放了你的大脑容量，有助于你头脑清晰地工作；通过写下你对一些问题的处理思路，有助于你找到更好的解决方案，或者帮助你看清问题的关键。总之，你会发现你的工作不是“浮在空中”，“飘来飘去”的了，而是一些具体的，清晰的，可分析、可改进的“东西”。你会对你所做的工作更加心中有数，需要资料时也能到你的“数据库”中去调用，当上司要你写总结，或者提供工作成果报告之类的时候，你的“数据库”也能给你提供支持。这时，当你回顾自己还没建立起这套“工作系统”的时候，你也许会感觉那时你的工作“神马都是浮云”。
另外，实质上，我们不是藐视“直觉”，否定“直觉”的作用，但是，“直觉”的背后，也许就是你的经历，你的知识，你的性格，你的观念等等各种积累和酝酿，在某个时点的迸发，这个现象有许多研究和相关著作做过论述（别问我是哪些书，我读过太多书，不记得这一两本了）。那么，系统化的工作，就是在整理你“直觉”后面的那些东西，也许，也可以让你的“直觉”更靠谱，你不妨试一试？
希望这篇文章对你有用。
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对了，说起文章开头那个故事：
后来，那个同事过了几个月后，再次返回了原岗位。于是，我再次把那一块工作移交给了他
——当时他把那块工作“移交”给我时，就是一张A4纸；当我再次移交给他时，是一整套的电子文件包和编排好目录的纸质文件盒，以及打包好的相关物品
——我当时觉得他捡了便宜，他当初移交给别人的就是一张破纸，可他回收的时候，那张破纸变成了“一栋大楼”
——可他好像有点不适应。那之后好些天，他看着那堆资料，一脸懵逼。
创意潜藏在秩序中
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