不知道你有没看过，在一期央视《对话》栏目中，主持人问嘉宾当时的诺基亚首席执行官（CEO）奥利拉：成为CEO最重要的能力是什么？奥利拉干脆地回答：“沟通和管理人的能力。”时隔一周，《对话》又邀请到爱立信CEO柯德川，向其提出了同样问题，柯德川的回答与奥利拉惊人地一致：沟通。于是，主持人不禁笑问，他是否与奥利拉串通好了作答。
可见沟通很重要。
沟通不仅是靠口头表达，很多时候我们都在用文本传递信息。天野畅子说“商务文本本身就是演讲”，解说自己的方案、签约付款等等也需要文本作为依据。如果不懂沟通的艺术会是怎样的？试想，你以邮件形式发了一份产品介绍给合作公司。结果，对方看不懂又发过来疑问，你又得回复。甚至还来来回回几次邮件，如此花费时间和功夫，可能还影响了合作。对方说不定早看明白了另一家的邮件，更愿意选择他家的产品。天野畅子认为这是大多数人的通病，会写但写出来不一定被认可。
《书面沟通的艺术》就能教会你如何打造成功的商务文本。作者天野畅子（Amano Nobuko），日本资深企划咨询师，ePresen公司负责人。她在媒体行业有着30年的“表达”工作经验，擅长写作企划案、标书、新闻稿，经常“不说一句话”就获得成功。同时，天野畅子也作为决策者接触过大量各种商用文本，因此具有全方位的决策者角度。
纵观全书，其实快速制作一份能获得认可的商务文本很容易，始终站在决策者角度去思考问题，用5个要素分6个步骤就可以了。
01
始终站在决策者角度去思考
纵观全书，天野畅子的核心理念应该是始终站在决策者的立场考虑问题。
“商务文本里强调对方的收益了没？”“商务文本中的信息量在对方可接受的范围内吗”“为了方便对方阅读，你留了足够的空白没？”“你的商务文本中有没有不礼貌、给对方添麻烦的部分？”等等。从这些目录中的副标题就可以看出来，制作文本的时候，我们应始终从对方的角度出发。
这其实是一种产品思维。
同样地，做产品首先设身处地去想象用户场景，有什么人在什么情况下用，用什么功能，解决什么问题。尽可能把能想到的场景都想出来试一遍。然后要了解你的用户，是什么人群，有什么需求，什么特点。再者，了解同类型的产品，分析它们有什么优缺点，自己要和它们如何竞争。最后，将产品体验几遍，再优化产品方案。
天野畅子推出的“被采纳的商务文本”正是符合用户需求的产品，这样你就能很好地理解天野畅子为什么“必须先确认商务文本的阅读者和使用这份商务文本的情景，再开始制作商务文本”“调查决策者”“没有获益感就无法做出决定”“根据场合选择商务文本的形式”这些技巧。
02
决定商务文本能否获得认可有5个要素
无论哪种形式的文本，要想吸引对方，都应思考对方想法的同时，也一并思考这5要素：
Goal（目标）
Hospitality（考虑周全）
Originality（个性）
Usability（实用）
Simple（简易）
“目标”，就是思考以什么为目标来制作当前的文本。其中又分最终目标和本次目标。这跟很多分步走战略的思想是一样的。比如我们想要举行一场盛大的同学聚会，这是最终目标，可以分几步走：目标1，确定聚会的时间和地点；目标2，拟定聚会活动流程及相关负责人员；目标3，购置相关活动物品；目标4，定下菜品及现场布置。
“考虑周全”，多为对方考虑才能获得对方的好感。其实也就是站在对方角度去思考，可以把自己想象成对方，从头到尾演示一遍接收这份文本的过程，看看哪里还不够到位。
“个性”，即彰显独特性。好比苹果的设计具有极高的辨识度，从手机、平板、电脑这些产品，直至店面设计都具有一致的极简风格，我们还没看到苹果的LOGO都能一下反应出来那是苹果家的。而在商务文本中，格式、文字样式及大小、版面等等也会显现出不同人的不同特性，如果能做出有自己个性的文本，提高自己文本的认知度，会令决策者对此有一定好感。
“实用”，就是要方便使用。整体上不能太繁琐复杂，否则对方会看得一头雾水甚至不想看下去，这也是不够实用。而在细节上面，要注意例如排版布局是否合适，甚至考虑给对方展示文本时，可能对方电脑打不开或者乱码，就要注意文本的保存形式，天野畅子建议最好选择PDF格式。
“简易”，要让对方不需看文本中的解释说明都能直接做出判断。那么标题很重要，要让对方只看标题就知道内容。同时内容最好分3个，这样对方更容易记住。
03
按照6个步骤快速制作成功的商务文本
天野畅子研究出来，无论制作什么类型的商务文本，都要遵循这6个步骤：
决定格式→决定结构→写文章→直观→编辑→检查
首先用“6W2H”来搜集信息，缺一不可。天野畅子举例要召开公司会议的时候可以这样列个表：
What，做什么：营业部每月例会。
Who，是谁做的：总公司营业部 山中昌弘
When，到什么时候：5月23日（周五）上午10点~下午3点
Where，在哪：总公司7层B会议室
Why，为什么：下半年度的销售预测
Whom，给谁：各分公司的营业部长
How，如何：全部支店 自北向南进行发表
How much，多少钱：出差费用由总公司承担
要根据场合，选择合适的商务文本形式，例如需要现场展示还是需要同时现场给对方阅读，还是只需给对方查看，在制作之前就要先弄清楚。而在这一步也要去了解是什么人会阅读文本并做出决策，要有针对性，并拟定最终目标和步骤目标。这其实就是一种全局思维。若是方向都没弄清楚，就一股脑地往前冲，这过程无论多努力都是徒劳的。
第二步相当于拟定框架。天野畅子建议用超市宣传单法整理信息，就是说要将内容分类，列成目录，并在文本中显现让读者清晰指导。同时，天野畅子指出，传达给对方的信息不能太多，想要对方记住内容，最有效的方法是把信息浓缩成3条，也就是说内容最好分为3部分去阐述。想想也是有道理，我们大多也只记住前三位，如冠亚季军、金银铜牌。
另外，还应确定好加入的信息、纸张大小及版面，以及分配好素材到每一页。这样的全局思维方法能很好把握内容，具体落实到细节时，不至于脱离原始目标。比如，你想写个8000字论文的，才写了个2000字就写不下去，后面挤牙膏似地硬凑字数，这肯定没有效果；领导要求文案要简洁明了，一页纸完成表达，你不知不觉洋洋洒洒弄出几千字成了一沓文件，虽是煞费苦心，但完全达不到要求。
第三步真正开始写文章，就要时刻注意表达要明确、快速、简洁、醒目。具体地说，就是开门见山，开头就是重点或者总结成一行概要。而题目是关键，一行标题就应概括全文大意，让人一目明了，天野畅子建议加入利益和数字。标题要限制在13个字左右，如在幻灯片内应在16个字以内。天野畅子说，这是根据多年研究的，16个字能让人在2到3秒内理解其大意，比如网络上的“雅虎！新闻！”中，标题字数大多是13个字。而对于正文内容，跟刚刚拟定框架一样的道理，要分条列举，并在行首标上记号。
第四、第五步，可以整合为版面的处理。“直观”指的是除了文字以外的表达，还应适当地加入图片或者表格。而“编辑”则考虑颜色、字体样式及大小、页眉页脚的设置。最后一步就是查缺补漏。
其实，《书面沟通的艺术》本身就是应用了以上的方法。读者在前言就能获取全书的核心内容。目录可以看出，全书是以这六步来划分的章节，每一章的标题在11个字以内，每篇文章的标题是粗体，上方带有不加粗字体的小标题，这样读者能快速获取全书内容概要。正文里面，需要读者注意的句子加粗字体并填充颜色。在每一篇文章结尾还特别标注两项全文重点。全文颜色上，只用了黑色、灰色和蓝色3种颜色。页眉特别显现了天野畅子的用心（见下图），在文章标题的上方设置5要素一行，下方则设置“6W2H”一行，文章里面用到5要素及“6W2H”的具体哪项，哪项就用蓝色突显，其余项用灰色浅显。这有助于读者更好地理解5要素及“6W2H”是怎样的。另外，考虑到使读者对书中方法的能易于应用，每篇文章都附有一页图片演示。
这充分体现了天野畅子始终站在我们读者角度去构思，彻底运用了5要素——为了读者掌握制作成功的商务文本能力的“目标”，“考虑”读者读起来“简易”明了、快速掌握，非常“实用”，有别于其他工具书的版面“个性”。真正要掌握如此强大的书面沟通艺术，你需要对照书中正文分6步开始尝试制作文本了。
如果我们在学生时代就读到这本书，学会有效的文本写作技巧，那么课题汇报、社团活动宣传、毕业论文也就不费功夫了。至于往后的投递简历到工作汇报等等任务也会多么得心应手。不过即使是个职场老油条了才学这些也为时不晚！多掌握一点技能总不会吃亏的。
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我会陆续更新文章和漫画。
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