写在前

这是一篇干货，唉，挺干的。7月份主要在整理自己的信息系统。一些零碎思考写成了文章。想过按公号的行文节奏调整，无奈精力有限，就此作罢。本文介绍了个人信息系统的基本流程，希望对正在阅读的你有所启发。

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下面这张图展示了一个基础的信息系统。

首先是信息源。

不问是系统学习，还是零散的信息接收，或者你自己的思考过程中产生的信息碎片，这些构成了你的信息来源。

然而，没有经过加工处理的信息，其内容价值要大打折扣。如果你每天能精选出10-20条有价值的信息阅读，并深度地加工处理1条信息，长期坚持，你就能具备硬核技能，成为某个领域的专家高手。

当然，信息处理是需要时间的。根据GTD原则，2分钟以内能完成的立即处理，而其它信息你可以选择合适的时间、场合等待处理。

待处理的信息暂时存放在哪里呢？

放到信息中转站里，也就是inbox。

inbox是什么？其实就是我们的收件箱。

有一样东西90年代以前的人们一定非常熟悉。如果你住在公寓楼，每个楼道口都有邮局为每家每户放置邮箱。

过去人们主要的信息交流方式是寄信。邮递员将寄送给你的信件放到你家的邮箱里，你只需要每天开箱取信就可以了。

试想一下，如果每周有100个人给你写信，邮递员每拿到一封信敲敲门。他一周可能要敲100次门。而你家的邮箱，作为一个inbox中转站，大大提高信息收集的效率。

后来呢，纸质信件不流行了，大家都开始用电子邮件。电子邮件有收件箱，每次要处理信息的时候，先打开收件箱，对邮件做一一处理。

Inbox，就是你的信息源和知识库之间的信息中转站，既然是中转站，就要定期清空它，才能让新的东西进来。

想象一下，如果你家的邮箱一年没打开了，里面是怎样的景况？广告信件、促销传单什么都有，真正有用的信件淹没在其中，很难找到了。

一个人的信息中转站不可能只有一个，但是大多数人的inbox比较分散。如果你的中转站过多，很大概率，你不会想到时时清空它。

所以，梳理并给自己建立一个inbox体系，帮助你收集各类信息，就非常重要了。

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下面分享一下我的inbox体系，以此为例展开来讲。

我把inbox分为纸质inbox和电子inbox。

哪些是纸质inbox呢？

首先是纸质书。

看书是最好的系统学习。一本好书就是一个人智慧的精华。读书的过程就是和作者的精神世界沟通的过程。我有看书的习惯，也有在书上写写画画的习惯。

有人特别在意书籍的整洁，书架上摆着满满的书籍，但是打开后干净清爽。

我以为买书是为了看的，而看书是为了帮助思考的。所以书本对我来说，只是inbox，一边看，一边对信息加工处理，吸收内化为自己的东西。

再说笔记本。

举个例子。平时在单位开会的时候，大家都有自发的习惯，就是拿上笔记本做会议记录。这个笔记本就是个纸质的inbox，它只是信息的中转站，而不是归档库。

音匀以前在电视台做宣传管理工作，每个季度台里开编委会，我要做一份会议纪要，这份纪要就是经过我整理的会议记录，这才是需要归档的文件。整理完会议纪要，转发各个部门阅览后，我再将它存放到部门的档案柜里。

有人说，我们天天开会，每次都要这么处理吗？太复杂了。

当然不需要。做会议记录的目的主要是和自己的工作建立联系，了解公司和部门的重要讯息，指导自己的工作任务。

一般来说，你在每次开会后，只需要花5分钟，把与自己相关的任务提取出来，你的会议记录本大概率是不需要复看的，可以清空了。我以前平均每个月会丢弃掉一本工作记录，里面的文字写得跟草书似的。主要是边记边想，将自己的思考过程直接写下来，只要自己看得懂，能够指导我的工作安排就可以了。

也有人喜欢将每次的会议记录存档，方便以后的信息查阅。这是个很好的习惯，但这事其实挺耗时间的，而且对如何做记录也是有要求的。

到底要不要存档？我认为主要取决于你是做什么工作的？你的存档目的是什么？比如你在办公室工作，每个领导在什么场合说了什么话？布置了什么事？信息的保存就非常重要。或者你是律师，每一次和当事人的交流都要记录存档。

还有一个常见的纸质inbox，就是便利贴。

我以前一个很重要的工作是上传下达，经常一个电话，一个任务陆续地来。后来养成习惯，随身带便利贴和笔。任何新任务进来，记在便利贴上，然后再贴到办公桌上。

在家的时候也一样，会不断有家务杂事要做。这也是一种形式的信息，可能是我要去交电费了，或者需要去超市购物了。这些信息太多太碎。而一般我做家务的时候，不喜欢随身带手机，会忍不住刷视频。我也惯用便利贴。厨房、书房各放一个。想到什么，随后一写，贴在冰箱或者书架上。等有空闲时间了，扫一眼信息，有的2分钟就处理完成了；有的转移到手机的日程表上。比如去超市买东西，要买什么？先记下来，每周去采购的时候就不会忘了。

这就是利用纸质inbox解决我碎片信息收集的问题。

电子inbox，又分为哪些呢？

手机inbox。

手机是现代人最常使用的信息工具。人之人之间的联系，工作任务的接收，以前主要是qq，现在主要通过微信。

不管你在什么场合，经常会有一些想法和灵感。这个时候，掏出手机，顺手记录，我习惯记录在印象笔记的默认笔记本里或者一些简单事务记录在日历app里。也有人习惯记录在手机的备忘录或提醒事项里。

对我来说，印象笔记是最常使用的信息工具。既是归档中心，也是inbox通道，还承担了其它功能。我是如何使用印象笔记的？内容非常多。之后的文章或课程里会再讲。

不管是随手拍照还是信息截图，这些图片或照片自动保存在手机相册里。很多人的相册保存了成千上万张照片。所以我们经常听到这样的对话。

有时候，我们会用录音的方式简单记录自己的思考或者他人的语音资料。印象笔记有语音记录的功能。另外我本人比较喜欢用听的方式做信息输入。听到有价值的内容，会用录音app保存下来，再去消化。

这些工具帮助我完成了手机上面的信息收集。但是它们只是信息inbox而已，必须定期把它清空到你的印象笔记或类似的归档中心。如果，你把信息永远保留在inbox里，很快就会发现，信息囤积，要找的时候找不到，而且没有得到有效的发酵。后续，往往就没有后续了。

电脑inbox。

我们在电脑上的inbox，典型的有两个：一个是桌面，一个是默认的下载文件夹。

电脑桌面就像我们的办公桌一样。办公桌应该是干净整洁的，上面放存放的资料，应该是你当前需要用的、正在处理的工作文档。

但是很多人的桌面，不管是办公桌面还是电脑桌面，所有资料都往上堆。慢慢地，桌面非常混乱。

给大家看一下我的电脑桌面。

其实没有想象中那么极简。现在有很多桌面整理的工具。我个人习惯了360系列，360的桌面助手帮助我把常用软件的快捷方式和文档区隔开来。另外它还有类似于便利贴的功能。

如果我恰巧在使用电脑，临时接收到一个任务，直接记录，没必要一定使用纸质便利贴了。

我的原则是，桌面，只存放你当前需要存放的内容。下载文件夹同样也是如此。

最后说云端收藏。

收藏夹其实是很多人最常使用也最容易被忽视的inbox。每次有人约做信息整理的咨询，我都会让他打开自己的微信收藏夹。大量的内容累积在里面，想要搜索需要的信息时就非常不方便。

对于收藏夹，我的建议是，通过信息筛选，减少收藏夹的数量。尽量做到每个收藏夹都有它既定的作用和整理方式。最后，也是最重要的，收藏夹里的inbox也要定期清空。

我通常使用的云端收藏有哪些呢？

1、百度云。

我习惯将各类网络课程、电子书、音视频等大容量资料集中存放在百度云里。

（音匀的百度云盘）

这是我的百度云盘，资料很多，就不一一展开了。每个月我会对云盘做一次集中整理。我的原则是，收集到有价值的，与自己的目标和兴趣相关的资料，就先保存下来。但不需要第一时间去学习。以后需要做某方面主题学习的时候，不至于不知道看什么。

还没有来得及归档的资料暂时存放在哪里呢？

在百度云盘里设置“我的资料”这个文件夹。把它作为我百度云盘的inbox通道。

2、浏览器。

这里的浏览器既包括电脑端的，也包括手机端的，每个浏览器的功能优势不同。但是我不建议一个人用太多的浏览器。

以我为例。电脑端，一个360浏览器，绑定个人信息，方便云端同步。一个chrome浏览器，方便一些新媒体插件和脚本的使用。

手机端，一个safair浏览器，是苹果手机自带的。一个指尖浏览器，方便手机视频下载。

3、微信收藏和QQ收藏。

保存近段时间需要用到，方便转发的资料，其它的定期清空。

4、其它内容app。

通常你阅读到的文章内容可以直接转存到印象笔记里。但是也有些内容信息是与某个平台绑定的，比如说某个音视频微课。

我没有囤课的习惯，确实觉得有需要买了，就争取听，争取看。但是一个人的时间精力是有限的，再好的学习内容也要为当下的事情让步。所以我的手机里建了专门的文件夹，叫“待整理微课”。

在某个app上面买了挺重要的网课，但还没有来得及听，我就把这个app存放在“待整理微课”的文件夹里。也是对自己的提醒，这些学习内容还没有消化呢。不到特别需要，不再买新课了。当我完成某个课程的学习，这些内容app就暂时删除了，保持我手机空间的精简状态。

除了这三大类主要的信息inbox，我还有两个常用的inbox。

一个是kindle，我个人喜欢用它看电子书，能找到电子书的尽量不买纸质书，方便随身携带。我也喜欢在kindle上做笔记，做标注，然后把笔记内容转存到印象笔记里再加工处理。

还有一个是U盘。这是大家最常使用的了，就不多说了。

这就是我给自己打造的inbox系统。当然这个系统不是一成不变的，一定在不断地迭代过程中，但是相对固定的，是适合自己当下需求的。

如果你看到这里，不妨给自己安排一个小小作业。请用文字、图片或表格的形式列出你的inbox通道。写下目前存在的问题，和你将如何解决？

你可以把作业写在留言区或者公号后台，我每天晚上会定时查看、回复。

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说完了inbox，经过处理的信息归档到哪里呢？

你可以按自己的喜好取一个名字，叫作归档文件夹、归档数据库，或者个人知识库。

对于绝大多数人来说，有一个自己的知识库，并逐渐完善在某个领域的知识体系就足够了。

而我在实际的信息整理流程中，对这个归档中心又做了分类。我把它分为主体文件夹、知识卡片、素材卡片和行动清单。

即使我们前期做了有效地信息筛选工作，收集到了大量有价值的信息，绝大多数人至少有90%的信息是没有余力做深度处理的。

这里所谓的深度处理，就是按照费曼学习法，用自己的话提炼知识点，正反思考，与自己的工作生活联系起来，内化归纳，指导行动，再分享输出。

我一直以来的观点是，先明确自己的核心领域，找到自己的目标和需求，再有针对性地做主题学习。每天给自己预留一定时间做知识的精加工。

但这个知识是消化不完的。没有关系，没有任何一篇文章，任何一个课程重要到非学不可。世界上的知识和道理太多，我们既要重视收集到的每一个高价值内容，又要在有限的时间里懂得轻视甚至放弃它们。

大量信息尽管没有经过深度处理，但只要你觉得确实有用，就可以把它们纳入到了自己的归档中心，让它们具备被检索到的可能性。有的可以简单阅读、做初级加工；有的按照信息整理的流程和标准，改下名字和标签就可以直接归档了。

在未来的日子里，当你开启某项主题学习时，那些信息有可能被你重新唤醒，也许能给你带来更大的惊喜。

而这部分没有精加工的信息归档到哪里呢？我把它们叫作“主体文件夹”。

我的主体文件夹是如何布置的？对这类信息的初级处理有怎样的流程和标准？这个咱们以后再慢慢说。

再说知识库。

我的知识库分两块。一块叫知识卡片，是对某个最小知识点的个人认知，主要存储在印象笔记里，方便检索。还有一块叫知识结构，是聚焦自己的核心领域构建的知识体系，主要用幕布工具搭建。

素材库。

作为一名内容工作者，除了知识需要归档，写作素材库的建立也非常重要。一个发人深省的故事，一段妙趣横生的表达，都能够让你的内容锦上添花，也更容易让人记忆深刻。

好的内容工作者，绝不能只是自嗨式满足，觉得有好的内容就够了。更重要的是，你要把有价值的内容更好地传播，让大众能够看得懂听得懂。既有利于自己的内化吸收，也能无形中不断放大个人影响力。

这是我初步构建的写作素材库。我发现就我的写作习惯来说，故事、比喻、影片是最常用到的素材，其它的利用率其实不高。优秀的写作者，一定有自己的风格和习惯，慢慢形成了一些既定的写作模式或节奏。

我用先建立标准，在实践中调整的方法不断丰满自己的写作素材库。这是一个始终迭代的过程。

如果你也是一名写作者，或者渴望走上写作这条路，从现在开始，建立自己的素材库！真的太好用了！具体如何拆解内容？如何构建素材库？我也专门写了一篇文章。

最后说行动清单。

我们经常听到一句话：学了很多道理，却依然过不好这一生。

知识，要用来指导行动，才能发挥它的最大价值。别人的方法只是别人的。你该怎么行动？要从自己的实际需求和能力出发，建立最小行动清单。

比如如何达成目标？我在印象笔记里布置了“整理日记”清单，每天坐在电脑前第一件事就是打开它，对照着一项项执行。不需要死板的时间规划，不需要靠意志力逼迫自律，从目标和实际出发，一步步指导自己的行动达成。

这个整理日记，我是在李参的一本书上学习到的，我觉得非常好用，后来对它做了一些调整，形成了自己的方法论。

再比如健身运动。我是个特别懒的人，健身房这种事大概率是与我无缘的。我不是健身教练、也不是保健专家，对这一块的知识不需要深度学习。但是为了身体健康，我要知道基本的科学原理，而不是听信各个碎片渠道告诉你吃什么更健康，哪些运动能减肥。

后来看了科普纪录片才知道，所谓每天一万步不过是产品公司制造的宣传噱头。由此建立了每天5分钟运动的行动清单。

之后我还会根据精细体检的结果，并向专业人士请教，迭代自己的健康清单，目的是用最小的成本让自己自己拥有健康的体魄。

写在最后

我给自己放了半年长假，有人的假期是旅游，而我的假期是构建了一整套特别无聊又特别自嗨的系统。信息整理系统是其中重要的一环。

关于信息整理，我一边整理，一边输出，已经做了若干思维导图，写了好几万字的思考笔记。原本一直在犹豫，是以网课、文章或者其它的形式分享出来。我不知道。没有做市场调查，没有任何人帮助，没有渠道推广，没有商业模式。一切只是自己的所想所做，甚至为此推掉了很多工作机会。仅仅只是为了满足让自己的信息更加有序这个需要。

这是很有意思的体验。我想人生太难得有这样的时间去浪费，这样的体验去挥霍。既然还可以有，就不要错过了。

关于信息整理，如果你对此有兴趣，认为这篇文章有收获，请点下方的“在看”。如果你有这方面的疑惑，可以写在留言区。

作者：音匀，十年电视媒体人，二级心理咨询师，用心理学整理当下生活的写作者，公众号“爱自然生命力社群”主理人。（文章已申请原创维权，未经授权，请勿转载。）