企业人才的流失——组织系统排列案例

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周鼎文组织系统排列


有一间大约有三千名员工的中型家族企业,由老板的父亲一手创立,老板本身也一直是属下的榜样和指标,公司生产的产品旗帜鲜明地烙印着老板的个人魅力,员工对老板的认同感十分强烈,大家一起携手走过辉煌与艰困的年代。

8O年代,有段时间的出口激增让这间公司空前的蓬勃发展,开发和生产部门的人数增加到近乎两倍之多。老板和经营团队也用最高的薪水和奖金来回馈员工,表示感谢。

然而一段时间过后,汇率贬值导致出口激增的情况戛然而止,艰苦的时代来临。虽然经营团队继续生产,尽力保住所有员工,但没多久,庞大的支出终于让经营团队不得不遣散许多员工,连董事会也无可幸免。

原老板退休,将职位交给一位外来的经理人——他曾经成功的整顿财务而名声大噪,因此他们找上他,希望借此挽回颓势。新来的总经理开始由下而上地重组公司。

换人之后,创立者的名字消失于幕后,经营团队中有许多人都被这位新老板找的人所取代,而他也以同样的方法处理公司其他层级的员工。在缩编的过程中,他把原来的制度一脚踢开,要求增加生产率、减少红利,并不再奖励杰出的表现,以前员工为公司付出的卓越努力,现在被认为理当如此。

公司蒙受巨大的影响,让大家吓坏了,全都担心自己会丢了饭碗,因此继续像以前一样工作,只是现在做得很辛苦。不过,他们仍然觉得在危机发生的这段时间,有一种向心力在支持大家,所以起初毫无怨言地接受了这艰难的情况,于是新经营团队的努力在一开始尝到成功的甜头。。成本大幅度减少、生产时间缩短、库存量减到最低、省下了大把原物料。

总之,公司减少员工以后,不久就东山再起,重新获利。然而,第一波的成功在不久后便退潮,新问题来了。原先很积极的客户开始对公司产品失去兴趣,研究分析后追溯出这是因为材料虽然较便宜,但品质较差,不过改善产品的品质后,情况却毫无改善,经营团队惨遭滑铁卢。他们开始许多新的计划,其中一条生产线甚至已经完成开发阶段,此外还盖了两间新的工厂。

虽然市场调查对未来的评估还是很悲观,但新的总经理依然延续相同的做法,而危机扩大了。在最关键的开发和生产部门,合格的工程师辞职率极高,为了填补这些空缺,经营者以高薪吸引新的应征者,这表示新来的工程师赚的钱远超出哪些有经验的前辈,最后,更多的员工递上辞呈离去,较资深的员工就算没有真的挂冠求去,心里也不想干了。

以系统为导向的介入

高人事流动率让开发部的主管P先生非常苦恼。“我们正在流失我们最需要的人才。”他负责的软体工程部分因为这一波波的人事冲击而遭遇重重困难,所以他主动出击,询问我们该如何终止这么高的员工辞职率。

我们建议他,第一步先排列一下这间公司,好对目前的状况有个完整的概念,寻找可能的解决方法,P先生同意了。我们邀请他参加一场组织系统排列的研讨会,这样就有中立的代表可以进行排列。

第一步,开始排列

在排列师的协助下,P先生为这场排列明确地提出他的问题:我的目标是要控制高层人事流动率,让产品重新吸引客户。

接下来,从现场的参加人员中挑选代表:P先生新老板员工客户产品

(选完代表后,P先生“把心定下来”,接着开始排列代表。然后,他回到位置上,观察接下来的进行。在这里,用一种“定下心来”的方式排列所代表的意思是:做排列的人(案主)领着代表,把代表一个接一个地放在符合案主内在画面的位置上,排出众人的关系以及彼此之间的距离。进行过程中都不说话,代表让案主把自己带到他想排的位置上)。

进行到这里以后,就换排列师和代表来进行。

你会在这个实例里看到排列的每一个重要步骤..第一个画面会把情况如实地显示出来,接下来的画面反映出处理的过程,最后是化解问题的画面。

代表在进行的场地上被排列成:

客户:客户代表转开身,看着排列外围的某个地方。

员工:员工代表站在一旁,和P先生站成一线,跟客户看着同样的方向。

新老板:新老板的代表被排在中间,看着客户。

P先生:他的代表站在新老板和客户、员工凝视的位置之间,并面向员工。

产品:产品代表站在一旁,背向其他人。

接着,我们让这个画面在心里运作一下,也给代表一些时间感受角色的感感觉,进入角色。仟何人都可以担任代表的角色,不需要持别的准备或技巧,不过,和生活中许多事一样,[熟能生巧]——如果。一个人担任过代表的角色,之後他会越来越容易进入陌生人的角色。我们常常看到代表的姿势和表情突然间变了,他[进入]了这个角色,有时候他会明显感到有想往某个方向移动的冲动。我们会问[你在这里感觉怎么样?你觉察到谁和什么?你觉得想往哪边移动吗?],借此从代表这里搜集第一印象,这些回答可以帮助影响目前这个情况的动力变得清晰可见。

排列师:(对p先生)现在又什么感觉?

P先生:我感觉不舒服!我很紧张。唯一让我感觉兴趣的是员工,我看着他们。大家都看向不同的方向,让我心里很乱。

排列师:员工的代表感觉怎么样?

员工:我看着很远的地方。我几乎无法感觉到其他东西的存在。我觉得和他有一些连接(指向P先生的代表)。新老板那边的方向让我觉得满冷的。我明确地感觉到自己想走向我在看的方向。

排列师:(对新老板)你注意到什么?

新老板:我和P先生一样,也觉得大家都看不同的方向让我心里很乱。

排列师:你有看着谁吗?

新老板:有,我觉得客户那边吸引我看着他们。他们对我很重要。现在我能说的只有这么多。

排列师:(客户)客户的代表感觉如何?

客户:我看着远方。我觉得那里有东西在吸引我(指向员工也在看的方向)。现在没有其他东西让我感兴趣。

排列师:(对产品)产品的代表怎么样?

产品:我感觉完全被丢在一边。我不知道背后在搞什么?气死我了!再怎么说,这间公司没我根本只是个屁!如果能走远一点的话,我会很高兴。

(产品代表离其他人更远了。他点头说:“这样好多了。”)

这时候,我们询问从排列外围观察这个过程的P先生有没有什么反应。

排列师:你想不想说什么?刚才大家说的话和你看见的,对你来说有意义吗?

P先生:有,这些对我来说很熟悉!我和我的代表一样,也感觉到员工很紧张。这个画面里都没有人觉察到别人,真可怕,我一直都不知道公司里已经严重到这个程度了。客户和员工的代表看着不同的方向,这表示什么?好奇怪!

排列师:下一步,找出客户员工在看什么。我有个预感,我们来确认看看。

我们请P先生从这群学员中再选一位代表,在刚开始,我们只说这个人代表的是[员工和客户在看的人]。P先生把新代表排到客户和员工代表一直在看的地方,第一个处理画面出现了。

开展处理的过渡画面,来是一连串朝化解画面演进的画面和步骤。为了迅速呈现这个过程和对话的精华,我们选择以下的方式来说明,实际上的进行时间可能长达一小时。

员工、客户面向新代表,三人相视而笑。排列师问他们感觉到有何改变,他们回答:[不管他是谁,看见他很好。]

这时,我们想确认我们的假设不对。

排列师:对员工代表说)可否请你对这位新代表说..[对我们来说,你仍然是这间公司的核心和灵魂]?

之后,排列师问员工和新代表,这句话感觉起来[对不对],两人都点头,松了一口气。我们把这视为表示介入的方向是正确的迹象,现在很明显地,新代表是前老板。我们新代表对员工说..[很抱歉我不得不离开你们。]员工代表点头,用肢体和表情表示听见这句话很好[带来化解效果的语句]。通常由排列师建议,是处理系统的做法之一我们可以从代表的反应来确认这些语句对不对,以清楚知道某句话是否有发挥作用。

客户代表说,前老板激发了他的兴趣..[你在的时候,我又重新对产品有兴趣了。]

将前老板加入排列的画面,明确提出前老板、客户、员工之间的化解句之后,第一个画面中显而易见的紧张终于放松了一点。有意思的是,产品代表开始两只脚动来动去。我们问他怎么了,他说觉得很想转过去,靠近一点:而员工、客户和新老板也想转过来,想看见产品。于是,又出现了一个新的处理画面。

我们请员工、客户和新老板转过来,并把产品代表放在大家看得到的地方。产品代表觉得被看见了,位置[对了],客户和员工也开始很感兴趣地看着他。此时,前老板感觉他左边少了什么,觉得[空空的],于是我们又选了一位代表,暂时把他放在前老板的左边,他代表那些在危机时期[被遗散的员工],于是形成了下一个处理中的画面。

排进新代表后,前老板的代表感觉好多了,被遣散的员工很同情地看着他。员工和前老板转向被遣散的员工,对他们说..[你们在这里有个位置,没有你们的牺牲,我们无法活下来。]被遣散的员工代表表示,原本他有种沉重感,但现在如释重负了。

我们回头看P先生,他一直都在外围密切地观看每个改变。

排列师:你有问题或是想补充什么吗?

P先生:眼前这一切让我开始不断思考。如果这里的情况正确无误,那么我们真的有些地方走偏了,可是,真的会带来这些影响吗?

排列师:看起来,我们在这里看到的是造成高层人事流动率,以及影响客户对产品作出反应的动力。

排列师转向新老板的代表,他看起来更紧张了,他想换位置,甚至离开排列。在排列的情况下,这通常表示他想离开这个系统,也就是他想离开这间公司。于是,他按照他的冲动转身离开这个圈子,然后他犹豫了,又转过身,走回来。

排列师:你怎么了?有什么力量吸引你离开公司吗?

新老板:我本来想离开,可是感觉不对。还有一些地方需要理清,看着前老板的时候,我很紧张。

排列师:请你站在前老板前面,告诉他..[过去我常瞧不起你,以为我可以做得更好,但现在我可以认同你一生的心血了。你比我先经营这间公司很久一段时间,你也信任我的能力。现在我尊重这一点。]——在你说的时候,注意这几句话感觉对不对

新老板代表按照这些话说一遍后,看起来轻松多了。

新老板:很好!就是少了这个!现在我没有那么紧张了。

而前老板对新老板的回应是..[我仍然对你很有信心!如果你也这样对待员工,情况就会好转。]他说完以后,紧盯着新老板,又用力说了一次..[是的,没错!]

新老板欣然接受这个讯息,他觉得前老板接纳了他,现在他能在他的位置上彻底放松下来了。

与此同时,我们观察到员工代表已经表现出浮躁的样子好一段时间。

排列师:员工怎么了?

员工代表指向新老板,简洁有力地说:“这里还需要处理一下,事情没这么简单!”

于是我们让前老板和员工面向新老板站着。

排列师(面对前老板,并指着新老板):“请你指着员工,告诉新老板‘这些人曾经是我的员工,与我同甘共苦,请你尊重他们付出的辛劳!’”

前老板代表重复了这句话。

排列师(转向新老板):“告诉你的员工‘很抱歉,以前我对你们不够尊重,现在我真的可以看见你们对公司的付出。’”

新老板把排列建议的话重复一遍,点了点头。

员工代表也很认同这句话,他说:“这句话让我感觉很对,我的紧绷正在松开。”直到现在,他才有办法心甘情愿地站在新老板旁边。

排列的最后一个步骤——化解的画面

前老板被排到化解画面的最左边,而被遣散员工的代表在几次尝试之后,发现站在前老板旁边感觉最舒服。

我们把新老板、P先生、员工排在稍过去一点的地方;产品被排到一个大家都看得见的地方,客户则面对新老板。员工站着,他站的位置也很容易看见产品。

当前老板在公司的系统里有适当的位置后,他对这间企业额重要性就受到了重视,新老板也开始能认同他;而以前的员工仍然属于这个系统这点受到肯定,他们付出的辛劳也得到了承认,于是目前的员工能转向新老板,和他齐心协力。最后,大家重新看见产品,客户又对公司和产品产生兴趣了。

在这个画面里,所有人都看见产品还等着他们去制造,他们也意识到客户的存在,因此大家又积极起来。

最后,我们让P先生站到化解画面的排列里P先生代表的位置上,让他亲自就原先的问题检视一下。

排列师:请你确认一下我们找到的序位让你感觉对不对?慢慢来。

P先生:看起来都整理好了嘛!(笑得合不拢嘴)

排列师:“你说‘整理好’是什么意思?”

P先生:“整理好的意思是说,从(化解画面的)这个地方,我可以清楚地看到每一个人,每一个人都在我视线之内,我喜欢这样!

排列师:看一下你客户的代表。你觉得客户和产品之间的关系看起来怎么样?

P先生:我从这里看见的情况让我觉得很乐观。

排列师:现在看着现有员工的代表,他们看起来如何?他们会留下来还是仍然想离去?

P先生:我看见这里有一股强大的支持力量!

P先生又花了一点时间让化解的画面在心里运作,然后排列师结束了排列。

排列的最后一步,是让代表卸下角色。P先生感谢每位代表的协助,并以每个人的本名称呼他们,比如产品重新变成X先生,客户又变回Y先生。

代表的反应在判断排列方向时扮演了重要的角色,而化解句,也就是排列里的那些对话,必须切中要害才

会产生让人解脱的效用。

虽然排列师或许会直接感觉到他所建议的句子会带来的影响,不过有时只能透过代表的反应才能知道效果如何。如果句子没有打中,排列师必须放弃这句话,所以说排列的工作是排列师和代表携手进行的。

在这则案例中,我们为参与排列过程的每个人找到了解决之道,接下来,我们将指出这里的动力、哪些系统原则受到破坏、最终画面可能的应用方法。

新老板接手公司、整顿财务时,并没有给他的前辈该有的认同,他看不起前老板的成就,认为自己比较优越,而员工无意识地想[追随]前老板和被解雇的同事,也就是说,他们因为忠于这些人而想离开公司,结果他们的干劲有限,只拿出一部分的精神继续工作。因此,开发部主管强烈感觉到他们干劲不足..[他们不知道怎么搞的,好像心不是很在这里。]而客户怀念公司的精神,对他们来说,公司的精神和前老板是连在一起的,于是他们开始对产品失去兴趣..产品虽然是企业的基础,但它也被弃置一旁,不是直接的重心。

哪些系统原则受到破坏?

首先,虽然员工为公司奉献,但新老板没有充分认可他们的成就,施与受的平衡受到严重的扭曲。在新老板的领导之下,公司对员工有许多要求,却没有报以适当的报酬或赞赏。再者,前老板和离职员工在这个系统里的归属资格也没有得到承认,然而让系统里所有的成员(甚至包括曾经被开除或死亡的人)在系统里保有他们的位置,并承认他们对企业的贡献是非常重要的一点。在这则案例中,这点又特别重要,因为是被解雇的员工做出了牺牲,系统才得以存续。

此外,先来者比后到者优先的层级序位也没有得到尊重。很多员工待在这间公司的时间比新老板久,新老板若想得到他们的支持,就必须从最后一个位置来带领。换句话说,他必须把阶级拆开来看,以达到平衡:就权利结构而言,他属于最上级,但就资历而言,他在最下面,比很多员工都晚进来。

实施解决方案

这场排列过后,我们和总经理以及开发部主管开了个会,讨论如何化解危机,看看该从过去记取什么教训。开发部主管显然已经完全重拾信心和干劲,对于总经理,我们建议他为公司改名,改回创立者的名字,并建议他除了意识到员工和客户的存在外,也要更加认识身为创建者的父亲和儿子,也就是前任老板。他同意这个做法,具体的改变出现在公司的宣传手册上,里头有一张公司创立者的照片。

下一个阶段是员工成立专案团队。现在他们的努力得到了尊敬和认同,开发、生产、业务部门的团队携手合作,继续努力解决问题,改善品质。他们为了和客户建立长期的关系,在客户服务上有了新的做法,因此客户的满意度提升了,很多老客户被他们追回来,而高人事流动率也下降了!

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