这两本书告诉你比ppt排版重要一百倍的事情

题记

我们当然知道对于一个ppt来说,它的高颜值会给它带来很高的得分率。

然而ppt在很大程度上只是展示的工具,对于ppt来说,更重要的事情是你ppt内容的制作。

你展示的不仅仅是计算机文件,更是你本人!

做演示的人是你,ppt仅仅是辅助你完成这一任务。

做演示的目的就是要清楚地交流与传达信息。


一、制作PPT前你需要问自己几个问题

一场长达1小时、由30张幻灯片组成的简报,需费时90小时。

但简报人花在制作幻灯片上的时间,不宜超过三分之一,前面的27个小时最好投注在研究简报主题、汇集专家看法、组织相关构想、与同仁沟通合作、草拟简报的故事架构上。

1、这次ppt的汇报目的是什么

汇报目的直接决定其他的一切,包括内容该如何制作,时间的长短。

是内部培训,内部培训肯定是更活泼,能够使得听众掌握更多的内容。

还是外部拓展,外部拓展肯定是需要更有说服力,让客户觉得你公司的产品最专业,方案最牛逼。

2、这次ppt的汇报对象是谁

比如你这次ppt交流的目的是卖软件产品。那肯定要根据汇报对象的不同设计不同的内容。

是公司高管,高管更关注的是为什么要做这件事,要花多少钱,能够带来什么好处。

是公司中层,中层更关注的是这个系统是否好用,未来是否容易维护,是否容易扩展。

还是公司内部的一线实操人员,这些人肯定更关注这个系统是不是好用,是否能够减少他们目前的工作负担。

具体说来需要考虑汇报对象的人数、性别、年龄层、知识水平、职位,甚至是背后决策者的期望与嗜好等等,以便找出符合听众需求的简报内容与风格。

揣测对方可能会考虑的方面或重点,然后在简报中加入足以说服对方的理由。

3、目前有多少时间可以准备

有多少时间做多少事儿

假如时间是数小时后,你只能在原有的PPT上面修修改改,而如果你有更长的时间,则可以制作全新的ppt文件。

4、对这个主题是否熟悉

碰到十分熟悉的主题,演示者应聚焦于“如何精准掌握目标对象的需求”,将信息搜集的重点放在“对于演示对象的了解程度”和“对方为何需要你这项产品或服务”。

至于面对不熟悉的主题,演示者的研究主轴则是“如何快速让自己成为相关领域专家”,并将资料搜集的重点放在“如何才能取得正确信息”以及“如果碰到一些短期无法学会的技术性信息,该怎么办”。其中你可以做的事情就是向公司里面熟悉该领域的人进行虚心请教。

二、关于PPT你需要走出的误区

你要记住,你讲的内容越少,他们能记住的就越多。

1、要清楚哪些信息是一定要传达给观众的

你一定要传到给听众的内容,这个一定要ppt里面;另一种是可以锦上添花的内容,这个可以作为补充资料。

举例来说,关于问题与解决之道,如果过于强调问题的严重与复杂性,观众会没那么在意解决方案。而其实解决方案才是我们真正想传到给听众的内容。

根据特定的观众对这些信息划分优先顺序,删除那些会分散主要焦点的项。

2、不要在幻灯片上或者讲解过程中提到不相关的内容

这会混淆演示的内容。

选择放在幻灯片上的图片时一定要留心,要确保它们能够强化且支持你的观点。

尽量加入能体现数据特点的相关联且具有情感冲击力的图片。

3、假如动画效果不是为了突出要点,请不要使用

在决定是否为幻灯片添加动画效果之前,请先花上一分钟用语言把这样做的理由表述清楚。如果不能陈述合适的理由,就请不要添加动画效果。

4、摒弃多余的词汇

幻灯片上的文字越少,字号就能越大,设计的空间也就更广阔。


每次做完你的PPT,请思考三个问题

第一、哪些信息你很关注而别人未必关心?

第二、哪些话可以一笔带过而不需要强调?

第三、哪些话不讲可以让核心主题更突出?

别在乎你的工作量,要在乎质量,删吧!


三、现场如何讲解

1、开场讲解清楚主要思路和时间长度

介绍一般性概念之后,花一分钟时间来告诉我们你接下来要做什么。不管这是推销商品的言辞、授课的讲义、历史的瞬间,还是公司简介,请告诉我接下来你演讲的思路是什么,以及大约耗时多久。

2、每张ppt讲解时间在3分钟以内

一张PPT的讲解时间应控制在1~2分钟,最长不超过3分钟。换言之,一旦讲解时间耗时3分钟以上,就表示该张PPT内容过多,需再行拆解成另一张PPT。

3、讲解过程中尽量使用完整句

这样观众就能够快速浏览幻灯片上的要点了。

4、要讲故事,而不是说道理

声情并茂地给大家讲故事。要定义故事的来龙去脉及事态发展的原因,按部就班地把故事叙述完整。如果确有需要,叙述过程中要有高潮(继而逐步趋于尾声并完成叙述)。在叙述过程中加入人性化的一面,像日常对话一样与观众进行交流。

5、学会使用其他工具

可以把重要的网址印在发放给大家的讲义中。

对于人数较少的团队,可以考虑使用活动挂图、黑板或白板,配合精彩的课堂讲义。


请记住:你是激情澎湃的人,是整场的明星,千万不要成为幻灯片的附属品。

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