3月20日,为了交007写作团的21日作业,我边复习边输出写了《把时间当作朋友》这本书的读书笔记连载一,现在继续更新,本文重点介绍书中第3章 管理、第4章 学习的内容。
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每每说到时间管理,大多数人第一反应就是使用工具,例如“重要紧急四象限”、“番茄钟”、“时间记录”等等,但是本书一再强调,要管理的不是时间,仅仅使用工具是治标不治本,要管理的是我们的心智、意识和自己。第0章、第1章、第2章希望通过事实的阐述让读者明白,正确对待时间的态度是应该如何。第3章则具体展开到底如何在时间面前管理自己。
第3章
3-1 估算时间:完成一个任务实际花费的时间总会超过计划花费的时间,而这种错误的估计与对任务的熟悉程度相关。如果我们对一项任务熟知流程、难易,且多次经历,则我们能比较准确的估计完成时间;然而我们通常要完成的任务是不熟悉的,尤其是在我们学习成长过程中,本身就是一个探索未知的过程,常常需要花费的时间比我们想象的多得多。所以,从现在开始要养成一个习惯:做任何事情之前先判断其熟悉程度(或陌生程度),再据此判断估算完成任务所需要的时间。通常情况下,“反正比一般人想得长多了”倒是个屡试不爽的假设。
3-2 及时行动:接受任务之后,最好的执行时间就是——现在。之所以很多人有“拖延症”,主要来自两方面原因,一个是估算时间的原因,即3-1讲到的错误估算完成时间,总觉得肯定能在最后期限完成,最终一拖再拖。一个是本质的原因——恐惧,总担心自己做不好或者过分在意外界的评价。其实完全都没有必要,因为任何做的好的人都经历了做的不好的阶段,他们反而会鼓励那些暂时还做不好的人,他们心里非常清楚想要做得好是很不容易的。所以没有必要过于在意,放下心中的恐惧,从现在马上做起。
3-3 直面困难:无法在预期的时间很好的完成事情的原因在于效率低下,效率低下的根本原因在于:回避困难。合理的时间安排应该是:迅速做完简单的部分,把节省出来的时间放在困难部分的处理上。在前文中就讲过,我们要有意识的活着,可是大多数人会按照潜意识不知不觉的只做简单的事情,回避困难(往往困难的事情是重要的)。比如:做项目计划时只讨论做什么却从不提及怎么做,生活上总把“我爱你”挂在嘴边却从来不花时间想象对方真正需要的是什么,这些问题都源于一个习惯:专做简单的,回避困难的。
3-4 关注步骤:做任何事情都要考虑三个方面:内容、原因、方法。作者认为三个因素中最重要的是“方法”,因为内容和原因常常不言自明,而方法并非唾手可得。例如每个人都有发财梦,但大多数并不知道怎么做。方法如何确定呢?要从领悟内容入手,不停地细分、拆解任务,越具体做好,直到每个小任务都可以由一个人独立完成。学会像项目管理者那样思考,花最多的时间去落实每个步骤。
3-5并行串行:这是我最喜欢研究的部分,为了高效利用时间,我经常同时进行两个任务,比如健身的同时听得到,化妆的同时听网课,泡脚的同时看书……关键要区分简单又机械和复杂而灵活的任务,两者一并做,节约很多时间。另外一个重要点是需要提升“流程优化”的能力,将多个任务同时操作,举个简单的例子——泡茶。流程1:洗茶叶-洗茶壶茶杯-烧水-倒茶叶到茶壶中-倒水;流程2:烧水-洗茶叶-洗茶壶茶杯-倒茶叶到茶壶中-倒水。显然是流程1更节约时间,因为烧水的同时可以洗茶叶洗茶壶茶杯倒茶叶到茶壶中,一切就绪了水也烧好了。所以这就是为什么我们都要有项目经理管理能力的原因,我们要合理安排进度。还有一点需要注意,对于无法同时执行的任务就必须空出时间专心专注完成,利用番茄钟这样的工具,让自己持续专注在一件事而不被打扰。
3-6感知时间/3-7记录开销:记录你的时间是如何作用的,只记录事件不记录感受。这样做的好处是,你会发现总觉得时间不够用但其实你用在了无关紧要的事上,你会回顾过往你都做了什么,你可以优化时间的利用……这也是和时间做朋友的前提。
3-8制定预算:每天记录开销是必须养成的第一个喜欢,第二个习惯是每天制定时间预算。在开始一天活动前用15分钟左右仔细制定当天时间预算,你会在这个过程中发现任务量大小是否合适,你要做的事是否真的值得做,对任务按照重要/有趣四象限分类,做到无用的事哪怕有趣都不应该不做,久而久之,你的精力就被管理了,集中在重要的事上,继而完成你的目标就不难了。
3-9计划:计划可实施前提是目标现实可行,遵循SMART选择。长期计划是需要通过实践才能习得的能力,所以不必着急,先从一天的计划做起,千里之行始于足下,从一天增加到一周,再到一个月,再到更长远的时间,生活本身充满了意外,永恒不变的是变化,所以并非每个人都有做长期计划的能力?另外,其实有时候不必要做计划,最关键的还是行动。如果想要改变自己,又不知从何做起,无法制定计划,那就找一个你觉得应该会带来改变的任务,然后立即去做,不要怕碰壁,不要怕失败,那是必须经历的。
总而言之,行动是最重要的。
3-10列表:我个人非常喜欢用列表工具,任务列表、待处理事项列表、学习计划列表等等。
列表管理几个注意事项:最方便的工具是纸和笔,随身携带,当然用手机也可以;列表没必要工整;列表一定要随手可及:最重要的任务只有一个;制作专门的下一阶段任务列表;给每个任务制定一个核对列表;列表一旦开始运作,就一定要运作到底。
3-11流程:建议此部分本书P105-110,为常见的任务制定流程,梳理过程中你会思考每个细节,给人做事仔细的感觉,日久天长你会内化这些优秀的习惯,拉大人与人的差距。
3-12预演:预演其实是梳理一遍完成整个任务的过程,任务越重要越复杂,预演就会越关键。准备充分,才能更出色的完成任务。这个习惯是我在本书中学到的重要技能。任何动作演练到一定次数,就能准确完成,甚至是在无意识的情况下。
3-13验收:很多人半途而废、不了了之的根本原因在于从未想过要给自己执行任务时的表现设计一个验收机制。验收既可以让你不得不给任务完成情况定个“好”的标准,又可以让你得到及时奖励,促进你继续完成接下来的任务。所以我们必须制定好验收机制并按此执行。另外这也是任何领导者都必须具备的基本能力!
我会发现,从以上文章的拟写和本书的再次阅读我又get到新的内容并巩固了之前的知识,回头检验自己的执行情况给自己打7分,距离10分还有3分的差距,这3分我认为通过以上时间管理精力管理工具坚定不移的实施我便可以达成。
如果阅读本文得你也想和时间做朋友,那就让我们一起践行吧!