这门课主要是讲:解决问题的方法论
一共是分为七步:
1 定义问题— 2 分解问题— 3 优先排序— 4 形成假说/计划— 5 分析工作— 6 总结发现— 7 提出建议
下面逐一展开论述:
1:定义问题:
七步里最重要的就是第1步定义问题,第1步走错了后面就都是浪费时间。
我们先来看看我们要解决的问题“不是”什么?它不是抱怨,不是简单的描述,也不是众所周知的事实。我们经常会犯这些错误,比如交通堵塞啊之类,这是一个问题,但是它不是你可以解决的问题,所以不是好问题。
好问题是符合SMART原则的,我们可能很熟悉订目标经常用SMART原则,其实是可以套用的:
Specific:首先它是一个具体的问题,比较聚向,不是太宏观
Measurable:是可以衡量的
Attainable:就是这个问题是可以被解决的
Relevant:这个问题一定是和我们公司或者家庭个人相关的,是一个有意义的问题
Time:这个问题是可以在一定的时间里面解决的
所以这几个元素放在一起可以来衡量一个好问题,整体来看可以从两个角度理解这个原则:首先这个问题可以被解决(要考虑限制:时间,资源,金钱;也要考虑解决问题的空间问题:自己部门协调资源,改变其他相关部门),其次这个问题也是值得被解决的。利益相关方在这个问题里面的角色也需要重点考虑。
举个例子,比如:北京交通很拥堵,这个问题不是个好问题?不是!但是可以变一下:“如何在三个月的时间内解决东三环早晚高峰拥堵的问题,并达到车辆拥堵程度降到20%左右”,这个问题就是一个好问题:这个问题就符合SMART原则:够具体,可衡量,可解决,有意义,有时间表。这就是在职场里头可以下手的问题。
定义问题的步骤:
不要一上来就着急解决——要多观察——访谈利益相关方——用开放性问题引导定义自己的问题。
很多问题看起来表面上是这样,实际上可能有更为真实本质的问题存在,表面上抛出来的问题并不是真实的问题!
一诺举例,在麦肯锡的时候她遇到了一个问题“如何通过拓展业务线来增加市场销售收入”,这个问题非常清晰,拿到就可以直接做,但是通过访谈利益相关方后,发现每个业务线的想法都是不一样的,高层之间是不够彼此信任的,最终发现其实真正的问题不是这个问题,而是“如何在3个月内提高高管团队的有效性”,所以在这里首先要确定被解决的问题一定是一个真实的问题。
2: 分析并筛选问题
这一步其实就是把大问题分解成中问题,再继续分解成小问题,然后进行优先级的排序,是不是和我们分解目标也是非常像呢,呵呵!
分解问题:可以用问题树,问题——子问题——孙子问题,原则就是:不重不漏(MECE原则)
怎么做到MECE呢?
Step1:列出流水账(不要一上来就MECE)把能想到的解决方法都罗列出来!我觉得有点像头脑风暴,这一步都可以把部门同事都召集过来想,以前侯老师经常用这种方法,拿到一个项目征求大家意见怎么做,或者一个项目结束召集大家做总结,最后他提炼汇总,形成洞见,然后整理出来发给大家!我觉得这是职场上很高明的一种做法,既让人人有参与感,又能收集所有人的意见!回想他在百丽做的所有项目基本都是这种工作技巧,目前的营运+,为了每个人都有机会参与,每周二收集大家好的销售心得金句!这种工作技巧更适合做公司活动,前期策划,中期推广,后期总结,都可以用!
Step2:观察因素是否在一个层次,定级别:分清楚是并列还是递进关系。
Step3:尝试不同的并列或者组织形式。
Step4:相互提问:丰富内容,考虑更多的可能的因素;尝试不同的逻辑方式。
Step5:形成共识:每一个分解都要满足SMART原则,解决问题的时候各个部门要达成一致。
3:如何制定一个工作计划并执行
Step1:针对优先筛选的子问题形成假设(可以被证明但是还未被证明的观点)
Step1:针对每一个假说建立相应的工作计划(找到支持观点的事实,逻辑和信息来源)
Step3:和不同的同事分工合作验正不同的假说(相互验证,把握整体)
Q:一个假说,如何确定数据来源?A:直接寻找可以类比的数据,尽可能多;根据相关数据进行推断。
如何进行一个项目规划:
1:确定大概讲什么故事(形成故事线)包括目前建立的各种假说
2:确定项目的分工 (事和人的分工)
3:把控时间线(这里我觉得可以用目标管理里面的里程碑事件,在时间节点得检查进度)
4:跟进项目进展
如何能做到更好?开放心态,接受各种答案的共存总,结提炼形成洞见
4:总结发现,形成建议
总结发现首先就是问题树,把证否(经过证明不成立的假设)的拿掉,剩下的就是对问题解决有意义的假设。其次就是金字塔原理思维,她和问题树正好是反的:金字塔是总分的观点,金字塔原理的沟通方式很重要,我们要经常推着自己去想:1:你的中心思想用一句话来说是什么?2:梳理逻辑关系:按层次表达很重要,文字表达显现的是你的思维是不是够清楚。
如何做总结?你应该时时刻刻准备着有一个电梯谈话:在很短的时间给重要的人把一件事情讲清楚,所以先说结论,再说下一步想法!下一步想法是可以实现你的结论的,并且明确一下,下一步工作。最好再告诉领导我会核实我下一步想法的可行性,如果没问题就去推动。
如何做一个好的PPT:一个好的PPT和差的PPT就在于对观众有没有代入感,它不仅是一个表达方式,也是你如何沟通的问题。(以观众为中心,落实在行动)
讲完以上4步,最终的法宝就是:任何时候都要始终以观众为中心,这个观众可能是你的客户或者你的老板,要找到问题的主人(10秒内要抓住他的兴趣)最终要落实在行动,包括一个好的PPT也是需要符合这两个要素。
最后总结一下:没有独立于人或者组织而存在的问题,在做事情的过程中不要忘记全局(系统思维),高效的前提是你定义的问题是对你整个工作的生态体系是有价值的。