不论是在职场还是生活上,都需要解决问题。
SOP是Standard Operation Procedure三个单词中首字母的大写 ,即[标准作业程序],就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式[描述]出来,用来指导和规范日常的工作。
遇到任何有待解决的问题,尝试解决问题的基本方法,都是从拆解问题开始。
如果遇到的问题比较简单,难度不高,直接解决就可以了。如果问题比较复杂,难度高,无法立即解决的时候,最好先拆解问题,把问题拆解成较小的问题,这样就是更有效率解决问题的SOP。
小S是生产家具的工厂的外贸经理,外贸总监对他下达了1亿的销售任务。小S初步估算了一下,他的外贸团队上一年的销售业绩是6000W,距离1亿还有一段距离,可谓压力山大。
他感觉,就算拼尽全力,他今年的销售额最多也就8000W左右,还有2000W的缺口。所以,他就开始逐步拆解他的问题。
第一步,先拆解销售数据。
小S看了一下前年的销售数据,分析了全球市场的出口情况、产品的品类和数量。
第二步,拆解客户
他打开公司的CMS系统,对客户的情况进行深度分析,对客户公司的采购经理,商品经理,产品经理等等,对职位和职责进行归类,还有分析和归类他们的采购喜好。工厂外贸,渠道有所限制,他想是否可以开拓外贸公司的渠道,逐步进行拆解和渠道信息收集?
第三步,拆解竞争对手
通过浏览海关数据网站,从相关的海运、空运的提单中进行相关的产品数据分析;通过一些相关渠道,探查一些重要的信息,数据不一定完整或精确,这需要做大量的工作进行甄别。
第四步,拆解团队
分析团队成员的主要技能和人脉情况,以及他们的工作态度和熟知的市场情况。进行头脑风暴,挖掘团队的潜力,要求团队成员撰写他们的工作报告和听取他们对团队建设的建议......拆解团队的最终目的是为了更好地进行资源配置。
第五步,拆解公司自身情况
和相关生产部门、品管部门、采购部门进行探讨,拆解产能和产品质量的情况。拆解关于售后的邮件,分析公司出现的情况,跟外贸总监进行探讨。
拆解问题后,对问题进行汇总,然后跟团队和公司高层进行协商,找到解决方案,还要制定相关政策。制定完相关政策后,还得拆解销售任务,分解成12个月,过程管控,严格执行。
拆解问题----》分析问题----》解决问题----》管理问题
在管理问题方面,就需要制定一个总的工作计划,有效统筹。
根据年度目标,制定月工作计划,并细化到周工作计划,撰写工作周记。
按照工作计划执行各项工作。
遇到计划外的又必须马上做的事情时,将其插入到目前的工作计划中,将其他工作推后,必须严格执行。
按照修改后的工作计划继续执行。
每个人每个月都必须提交一个工作上面的创新,无论什么方面,无论大小,只要是能提高现有的工作效率或者改进工作方法的,都可以,内容必须包括:发现问题-解决问题-实践验证-工作总结-流程优化。
给员工尝试、创造和实现新想法的空间,激励团队成员拓展自己的知识和能力。
最终,小S成功完成了年销售额1亿的任务,晋升为外贸总监。
就以内销的例子来说,背后有很多错综复杂的原因,可能是产品不佳、营销推广做的质量不高,渠道不通畅或者找的经销商所托非人,当然也有可能是销售人员的业务水平不靠谱,如此种种的问题。通过拆解,然后细分问题,就可以找到真正可以解决问题的关键。
例如,如果是产品不佳的问题,可以是推出好卖的产品,也可以是调整更新旧的产品,当然也可以是将旧产品降价倾销清理库存,从而提升消费者的购买意愿。
层层不断地往下拆解问题,直到所面对的问题是可以直接解决的小问题为止,就是最终的解决问题之道。
当大问题拆解成几个小问题之后,还要把这些待要处理的小问题,按照问题大小、轻重缓急,排好处理问题的顺序,然后依照关键问题下手,依序处理,时间管理四象限原则,同样适用于解决问题。这些相关方法,可以参考《麦肯锡意识》一书所说的“逻辑树”解决方法。
越大的问题,越需要冷静对待,将问题逐步分解,优先处理关键问题,再按照问题处理的先后顺序,然后一步步解决,此之为解决问题的SOP。解决问题,获得领导赏识,方可平步青云。