# 什么是整理

整理不是为了环境整洁，而是为了提高工作效率。

整理的最终目标是提高工作效率，一切妨碍工作效率的整理都是多余的。

“超级整理术”的总体方法是“按照规则进行整理”。只要设定了规则，并彻底执行，不依靠记忆力和意志力，也能实现整理的目的，从而获取更多的自由时间。 规则越简单越好，如果整理方法太繁琐连自己都记不住，那肯定不能长久坚持。请记住：不必追求完美，整理得不彻底也没关系，只要稍微整理一下能比以前少浪费一些时间，就很好了，切忌把大量时间花费在整理上。整理术有一项原则：“可干可不干的事应尽可能地偷懒。”

# 整理文件和办公桌

1．不要记“东西放在哪儿”，而是记“应该放哪儿”

“整理的最佳状态是，需要的东西和信息随时都能找得到。”如果仅是摆放得整整齐齐，但是弄不清东西放在哪里，无法随手取得，这样的整理没有意义。

用后归还原位很重要，这是大家幼儿园时就知道的道理，为什么成年人常常做不到？一个重要的原因就是：没有制定摆放规则，忘了该把物品还原到哪里。如果规定好物品应该摆放的位置，记住这个规则，并彻底执行“用后就还原”，肯定不会半天找不到自己需要的东西。

2．文件分类保管，但不必分类太细

文件一到手就要分类，但不必特别细致。分类方法彭小六的fsk（微圈知识管理微课）。

3．学会扔东西

作者每年大约要读300本书，光是这些书籍，就得占据很大的空间。他推荐摘录阅读法，即带着目的去读一本书，仅仅把书中对自己有用的信息挑选出来，一边读一边做笔记。笔记最好是输入在电脑中而不是用笔抄写，这样便于搜索。做好的摘录笔记有空时要反复阅读，使书中的精华内容渐渐变成自己思想的一部分。到了这个境界，书就可以扔掉了，我们需要的不是书籍本身，而是书中的精华。除了的确有反复阅读价值的书，其他读过的书最好每月集中扔一次。

杂志也同理，有用的信息敲到电脑里，或者剪下来保存，或者复印、扫描成PDF，然后就可以把杂志扔掉。

7．万事开头难，从每月一次做起

很多人一想到整理就会害怕，觉得真麻烦，然后就慢慢拖延下来，办公桌上的“小山”又增高了许多。“建议你从简单的事情做起，付诸行动十分重要。”对于那些忙得抽不出空的人，建议设定一个整理日，每月一次即可，抽出一天中的几个小时进行整理，循序渐进，以后的负担会越来越轻。

三、整理电脑与电子邮件

1．信息“一元化管理”

只用一台电脑，各种电子设备、软件都和电脑相连，这就叫作信息的“一元化管理”，有利于节省时间提高效率。

2．信息不必分类过细，要便于搜索

有人把文件夹设了一层又一层，看上去很有条理，实际上反而有弊端。文件放入文件夹时，会犹豫究竟放进哪个好，分得越细，找到目标文件花费时间越长。作者建议设3个层次的文件夹就可以了。电脑的搜索功能很强大，文件只要整理出个大概就行。

四、如何搜集和整理海量信息

市场规律中有一条“20/80法则”，说的是20％的商品的销售额占总销售额的80％，20％的顾客购买了80％的商品。这条法则的深层含义就是：“重要的东西往往只有那么一点点。” 对于信息来说，“20/80法则”依然适用。在信息像洪水一样泛滥的现代社会，真正有用的或利用频率较高的其实并不多，也就20％左右吧。如何搜集到真正对自己有益的信息，已成为一项重要的商业技能。

虽然真正重要的信息只有一点点，但要获取这一点点干货，前提是要占有尽可能多的信息，没有量也就谈不上质。如果得到重要信息的概率是相同的话，那么分母越大，获得的有用信息就越多。要想在信息海洋中上岸，先得把自己淹没在大量的信息里。 要想获得大量信息，必须确保信息源头畅通，如果全部信息都靠自己去收集，那太费时间，最好是让信息能够自动飞来。比如用RSS订阅博客信息，即使不打开博客网站也能读到最新信息摘要。 还可以订阅大量电子杂志，作者订了数百种。电子杂志的好处是，各种信息会源源不断地自动飞入邮箱，这样不仅节省精力，更重要的是，可以有效避免“我们自己主动搜集信息时只挑自己关注的信息，久而久之得到信息的范围会变窄，我们看待和思考问题的视野会变狭隘”。 但是要注意，千万不要用工作邮箱来收杂志，否则，一边干着活，信息一边不断往里涌，肯定扰乱注意力，影响工作。作者的办法是专门注册一个邮箱用来接收电子杂志，每天只在晚上临睡前登录这个邮箱，经过整个白天，信息源源不断飞入，晚上统一“收割”。不必每篇都看，只需大致浏览一遍标题，感兴趣的择要看看或者保存起来。 作者也订阅了不少纸质版的商务杂志。阅读的办法也是先浏览标题，然后认真看感兴趣的内容，如果有些信息特别有用，就摘录在电脑里，摘录完毕这本杂志就可以扔了，以节省空间。有人说，订了那么多杂志又不全部读完，不是很浪费吗？作者认为“如果错过有益信息才是真正的冒险，与那种损失相比，订阅杂志的费用不算什么”。 收集信息时不仅要广泛，还要有重点领域，要有目的地给自己确定几个“主题”。比如“最新金融信息”“如何提高工作效率”“对环保有贡献的最新技术”“最受欢迎的餐厅”等等，总之就是你最希望详细了解的某个领域。“主题一旦确定，就会像一个过滤器”，当我们被大量信息淹没时，它能帮你过滤出更有精度的内容。设定主题后，如能积极地通过报纸、杂志、书籍等，“有意识地去大量搜集与此主题相关的信息，那么一年后，在这个领域，你甚至有可能变成专家了”。

五、整理大脑

1．清空大脑，把事情都记在日程表上

商务人士都会使用电脑或手机来管理自己的工作和日程。

。但是，这些繁杂的小事是相当常见的，如果不用电脑来记，就会长期驻留在大脑的某个角落里，可能会在你工作的时候突然跳出来。比如突然想起信用卡要还钱了！接下来又会想，要还多少钱来着，还款日是几号来着，今天是几号来着？最要命的是，有时我们会强迫自己停下手中的工作，找出银行发来的账单，核对确认金额和期限。如果总是这样，工作时就很难再集中精神了。

“要想让自己专注于眼前的重要工作，就必须要清除大脑中的一切琐碎事情，使大脑处于空荡荡的状态。”只要是可能遗忘的事、需要记住去办的事，通通记在日程表上，然后清空大脑。

随着工作一件件完成、一件件从界面上消失，一定会让人产生一丝成就感，这种成就感也会成为我们工作的动力。

2．把操作型工作委托给他人

当我们扫视日程表时，除了关注工作的轻重缓急之外，还可以从“这件事该不该自己做”的角度进行考虑。有些任务并非一定要亲力亲为，没必要非自己做的工作，要尝试委托给别人。 工作可以分为“操作型”和“思考型”两大类。操作型的工作：如处理发票、整理文件或进行会议准备等不怎么需要动脑筋就可以完成的工作，大多数情况下都是些例行事务。思考型的工作：如规划立案、策划新项目、写作、决定经营战略等需要进行大量思考的工作。“只要是操作型的工作，我们都可以委托给他人，从而节约自己的时间，提高工作效率，这也是我们整理的最终目的。”

但这种工作终究只是操作型的，甚至可以说只是些杂事，无益于自身能力的提高。如果花钱将这些工作外包出去，自己就可以利用这段空闲时间从事重要的思考型工作，从长远角度来看，无疑会产生更大的收益。

况且，如果花钱雇用他人的话你便会产生这样一种感觉：这段空余时间是自己特意花钱才得到的，因此一定要好好利用才行！ 将工作委托给他人，实际上就是公司的组织方式。上层的管理人员信任自己的下属，将工作委托给他们，并建立起一定的规则和秩序。正是得益于这种规则和秩序，公司才能得到发展。

六、整理时间

1．给工作任务设定周期提醒

我们的工作中有许多每周每月都要做的例行事务，如果每次都要在日程表中输入一遍，会相当麻烦，OUTLOOK和其他日程软件中有“定期工作任务”设定功能，利用起来很方便，可以设定每周一、每月第二个星期天或每月最后一天做哪些相同的事务性工作。

作者尤其推荐把例行事务固定在一个相同的日期，周几做无所谓，但固定一个日子形成规则更好，可以使工作更加有条不紊，更能集中精力思考问题。

创意也要保存进日程，定期提醒。

“就算最初只是一个很模糊的创意，但是只要将它们输入定期显示的‘工作任务’，便会督促自己不断完善、推进该创意。”很可能它们会在某个时候发展成具体可行的构想。总之，创意的具体化和实现也离不开规则的设立。

2．有效利用空暇时间

有访客临时取消来访计划，或是会议提早结束有少许空暇时间的时候，作者便会从日程表中找出能在这个时间段内完成的任务，将其处理完毕。

如果空暇时间较短，就不用来完成工作任务了，只是进行邮件的确认与回复。如果空暇时间更短，可以考虑一些策划。

5．工作日和休息日保持一致作息

作者周末也保持着与平时一样的作息制度，早上六点钟起床，之后工作两到三个小时。在那之后，则出门兜兜风、冲冲浪，充分地享受假日。有些人认为周一到周五应全力工作，周六周日则应该彻底放松。作者认为，人一生中工作时间与私人时间几乎各占一半，无论哪方面都很重要，没有必要硬是将两者泾渭分明地分开考虑，因为如果这样的话，“临近周末我们会变得很开心，到了周一又会变得意志消沉，如此一来，工作状态也会发生波动”。 无论是工作还是休闲，都与其进行的时间段无关，重要的是，要充分高效地利用时间。