现实中,大多数项目的实际完成时间都会超过估算的进度,如何管理项目进度,并制定更合理的进度计划?这就需要让进度估算更为科学。
项目工期的谈判,本身就是一种博弈。
典型的博弈场景:
项目经理:这个项目需要80天完成。
领导:太久了,不行,给你们50天完成!
项目经理:领导,50天实在不可能。
领导:那就60天吧,就这么定了!
项目经理:好吧……
这种场景的出现,根本原因在于“信任缺失”,不管怎么制定日程,领导们总希望项目更早完成,所以他们总会提出一个远超项目团队期望值的截止日期。
项目团队管理者,心知这种情况,一开始便把工期往大里报,以免被领导极限“砍价”。
如果双方彼此信任,实事求是,那么这样的谈判才有可能减少。
那如何让进度计划更科学合理呢?
——可以从3种角度去估算。
一、基于经验的类比估算
这种估算方式,是通过详细审视事实和项目的特点,查找已完工的类似项目,再查阅其历史资料,根据过去项目的历时时长估算出工期。
本质上,这是一种经验估算,因此,只建议在项目早期阶段使用,最好能够与其他的估算方式结合使用,并确保项目之间在本质上类似,而不是只是表面类似。
运用这种方式估算的时候,需要注意考虑三个问题:
1.过去项目与现有项目的类似程度有多大?
2.过去的项目完成工期真的要那么多吗?因为很多资料是后补的,不一定真实反映当时的实际情况。
3.会不会有人人为地为自己或者项目安全注入水分?
二、基于分解的参数估算
这种估算方式是,先对项目进行分解,创建详细的WBS,然后对每个工作包,请最熟悉该工作包的人,基于历史数据进行估算,然后项目管理团队汇总各个工作包的数据,得出总进度。
对于各个工作包的估算,可以用历史数据和其他变量之间的统计关系进行。例如,一小时能够铺设25米的电缆,那么1000米的电缆,就需要1000/25=40个工时。
基于分解的参数估算,比类比估算更有效,但是更耗时。在使用这种方式估算的时候,需要注意以下3个问题:
1.WBS的分解正确吗?
2.各个工作包的估算正确吗?是否加入了水分?
3.有没有人为地为了保障自己或者项目安全而注入水分?
三、三点估算
这种估算方式,即考虑最可能的情况、最乐观的情况以及最悲观的情况,这是一种基于风险的判断,往往能够使得沟通更有效。
举例:
项目经理:正常情况下,这个项目需要70天,这是根据公司过去项目经常遇到的状况而得出的结论。
如果资源充足、方便取用,一切顺利的话,60天就可以完成。
但是如果一切都很糟糕,出现各种各样的奇怪状况,至少需要90天。
这种方式固然好,但是需要大量的计算,不易广泛运用。
四、三种方式如何选择?
《极简项目管理》作者的建议是:在项目早期阶段,使用类比估算启动项目,一旦进入规划和实施阶段,就使用参数估算进行详细的计划。
核心内容来自《极简项目管理》