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 面对堆积如山的文件，你是否有泰山压顶、内心抓狂的感觉？身处一个凌乱不堪的环境中，你是否会滋生心情压抑、沮丧悲观的情绪？在自己率性自由的房子里，你是否经常为找到自己的钥匙或手机花费了大量的时间……

如果有以上的情况，我想我们都应该认真学习并践行5S管理理念。

一  认识5S活动

5S是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE），这5个词的缩写，起源于日本，并在日本企业乃至世界各地现代企业中广泛推行。5S 活动的对象是现场的环境，它对生产现场环境全局进行综合考虑，并制订切实可行的计划与措施，从而达到规范化管理。

没有实施5S的工厂，触目可及地就可感受到现场的脏乱，例如地板粘着垃圾、油渍或切屑等，零件与箱子乱摆放，起重机或台车在狭窄的空间里游走。再如，好不容易导进的最新式设备也未加维护，经过数个月之后，也变成了不良的机械。要使用的工夹具、计测器也不知道放在何处等等，显现了脏污与零乱的景象。员工在作业中显得松松跨跨，规定的事项，也只有起初两三天遵守而已。改变这样工厂的面貌，实施5S活动最为适合。

5S的五大效用可归纳为:

5个S，即: Sales、saving、safety、standardization、satisfaction。

-5S是最佳推销员（Sales）

被顾客称赞为干净整洁的工厂，对这样的工厂有信心，乐于下订单于口碑相传，会有很多人来工厂参观学习；整洁明朗的环境，会使大家希望到这样的厂工作。

-5S是节约家（Saving）

降低很多不必要的材料以及工具的浪费，减少寻找的浪费，节省很多宝贵的时间；能降低工时，提高效率。

-5S对安全有保障（Safety）

宽广明亮，视野开阔的现场，物品一目了然；遵守堆积限制，危险处一目了然；走道明确，不会造成杂乱情形而影响工作的顺畅。

-5S是标准化的推动者（Standardization）

用“3定（定位、定容、定量）”、“3要素（场所、方法、标识）”原则规范现场作业；大家都正确的按照规定执行任务；程序稳定，带来品质稳定，成本也安定。

-5S形成令人满意的职场（Satisfaction）

明亮、清洁的工作场所；员工动手做改善、有成就感；能造就现场全体人员进行改善的气氛。

 二   工厂实施5S的步骤

1S-整理

定义：区分要与不要的东西。

将现场需要的东西与不需要的东西分开，把不必要的东西处理掉。如撤去不需要的设备、工具、模型和个人物品等。现场除了要用的东西以外，一切都不放置。一个概略的判定原则是：将未来3 0天内用不着的任何东西都可移出现场。

目的：将"空间"腾出来活用。

2S-整顿

定义：要的东西分类摆放整齐。

把要用的东西，根据使用频度分别放置，使常用的东西能及时、准确地取出，保持必要时马上能使用的状态和谁都能了解的状态。如放置场所与通道的标志、放置物品及其管理者的标志等。现场依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示，即实现“三定”：定点、定容、定量。

定点：放在哪里合适（具备必要的存放条件，方便取用）

定容：用什么容器、颜色（可以是不同意义上的容器、器皿类的物件，如：筐、桶、箱篓等，也可以是车、特殊存放平台甚至是一个固定的存储空间等均可当作容器看待）

定量：规定合适的数量（对存储的物件在量上规定上下限，或直接定量，方便将其推广为容器类的看板使用，一举两得）

目的：不浪费时间找东西。

3S-清扫

定义：清除现场内的脏污，并防止污染的发生。

去除现场的脏物、垃圾、污点。如彻底改善设备漏水、漏油、漏气以及易落下灰尘等状况。

目的：消除脏污，保持现场干干净净、明明亮亮

4S-清洁

定义：将上面3S实施的做法制度化、规范化，维持其成果

现场、岗位、设备经常清扫、检查，时时保持干净状态，形成制度，保持环境卫生。采取根治污物的对策，如定期进行卫生、安全检查，采取防止污染、噪声和震动的对策，使现场明亮化。

目的：通过制度化来维持成果。

5S-素养

定义：养成良好的工作习惯。

要加强修养，美化身心，做到心灵美、行为美。人人养成良好的习惯，自觉遵守和执行各种规章制度和标准。

目的：提升人的品质，成为对任何工作都讲究认真的人。

三  办公室的5S

依照办公室整理的5S，进行“整理、整顿、清扫、清洁、素养”，对办公室的文档和电脑中的文档要进行分类整理，要把不同分类的文档标签标清楚，使用不同的文件夹。在文件夹里面，子页应该适当，不要太多，也不要太少。每个大文件夹可分成若干个小文件夹，每个文件夹也要做彩色的标签，这样就会一目了然。

办公桌的桌面上只放当前所需要的东西，每天上午下班前先简单整理一下，在下午下班前再用5分钟系统地整理一下，而且一直坚持这样的整理习惯，不要一个月整理一次。

1．整理

整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作的地方。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件，而过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件，应该把它们收起来放到柜子里面，而且这样的整理每天都要进行，不要把事务留到明天。

2．整顿

要定期定制标签标识，对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。整顿自己的工作作风和工作流程，让一切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室，一般要在中午午餐吃饭前的时间做简单整理，在下午下班前做彻底全面的整理。

3．清扫

将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件，建立适当的文档系统，文件包括纸质文件、电脑文件等，日用品要定期进行更新，不要乱七八糟，保持办公室的整洁，也是对工作时间的整理。

4．清洁

保持办公氛围的简洁，使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不应弄得很舒服，最好简单一点，没有靠背也可以。

5．素养

养成好的习惯，摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀，让时间成为自己所能掌控的有形资源。在

在办公室，人们经常会彼此说，“来来来，喝个上午茶”，“喝一杯咖啡”，“来来来，小周来抽根烟”。在职场可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到卫生间或专门抽烟的房间抽烟，当受到这样的邀请时，明明手头有一个很重要的工作，但碍于别人的面子或交情，也就会暂时搁置工作而与别人一起喝茶、喝咖啡、抽烟，这就是时间浪费的开始。

一旦自己给予别人这样的“面子”，便会使别人以为自己好交往，人比较随和，与别人能打成一片，便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”，也就不能不给李四“面子”，接下来会有王五，赵六等，自己的工作会被不停地打断和干扰，这就是办公室工作的怪圈。

 综上所述，办公室的5S行动应该做到：

-在办公桌上只摆放目前手头需要处理的文件

-归类文具于一处，足够一月使用即可；

-清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品；

-每天都整理，不要把事务留到明天，定制标签标色；

-及时处理文件，建立相应的文档系统；

-整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；

-在醒目的地方摆上时钟、戴上手表、设定时限，建立时间观念；

-避免无意义的闲聊