这是一套来自后厨的工作法,叫“精益部署”,是一套让人在时间紧、任务重、资源有限的条件下,如何游刃有余的价值准则和行为规范。
1、精益工作法的时空观:利用好工作时间和环境。
准备工作排第一。
一个合格的工作计划:
1、列清单,待办事项足够细致明确。
2、做分类,假设自己有几个灶台,按灶位分类。
3、组排序,分类之后再排序。
4、把排在前面最重要的几件事放进时间表,关注范围从几十条缩小到十几条,看清全局。
5、养成“时间惯例”,用特定的时间,做特定的事情。找到不同时间段最适合做的工作。
6、重复使用的时间框架,惯例会让事情安排变得更简单。
工作空间的管理:
厨师站位原地不动,直到把菜做完。
工具摆放位置固定不变,闭着眼也能找到,用完放回原来位置。
边干边清理,把工作环境始终保持在最佳状态上。
为新来的物品、待办事项指定一个中转站,进行收集,及时处理转存。
2、全身心投入。
恰如其分的觉知(恰当筛选信息的能力):既能够屏蔽干扰,忽略噪音信息,专注进入深度工作状态,又能在多感官、频道上及时、准确捕捉到重要信号。
①借用工具和设置提升觉知力:
弹窗、置顶、重要提示
名称、聊天背景图
②排除可控的干扰因素:“潜水艇”方法。
手机设定每小时响一次的闹钟,创建一份检查清单,列出所有你忍不住想看的内容,比如微信、微博、头条、邮箱、网页等。
断开电脑和手机的网络连接,去做你真正想做的事情。
一个小时后闹钟响了,拿出检查清单,看看是否有新的推送。
如果有推送,5-10分钟快速处理,随后再次进入断网状态。
这个“潜水艇”方法和我的工作方式不谋而合。
我会在起床到睡觉中间的这段时间,设置整点报时,随时提醒自己当前时间。
根据个人精力和联系情况,早上做输入类工作,下午做输出类工作,晚上则用来自娱自乐或学点东西。
给自己规定一个下班时间,无论你是在办公室还是在家办公,不但白天能更高效,对晚上安排的期待也能进一步促进工作状态。
由于工作内容写方案比较多,我会和老板达成共识,我的工作不同于行政,既然要求我的交付是一份完整的方案,那么就请给我完整的时间,不像行政工作细碎而随传随到。
我会每半个小时或一个小时查看一次手机,以免错过重要信息,如果事情紧急,老板可以在工作时间随时打我电话(给对方足够的安全感,而不是玩消失)。
老板也变成我的防干扰屏障,她会和一些合作伙伴主动打招呼说我可能在忙,不常看手机。
这样我基本上可以坐下1-2个小时不动,直到我出完一份方案。
专注力的持久度也大大提升。
③“务必完成”的心态。
一旦开始一件事,争取短时间内做完,减少“未交付”事项。
如果暂时没办法处理完,告一段落得有阶段性成果记录。
分析导致做事难以完成的障碍:低估花费的时间,多事件同时推进,完美主义等内在的心理障碍;领导决策、同事请求等外在障碍。
下班前留出一定时间对工作现场进行锁定:
整理收纳资料,明确下一推荐事件,汇报最新进展,协同搭档配合等。