有人经常说没有时间做某事,总是一再拖延,真的是时间不够用?还是那件事情对其来说不够重要、不够有吸引力呢?对于感兴趣的事,比如刷朋友圈、追剧、看网页,不用挤时间去做,它们不知不觉中已经占用了很多时间。
管理自己
说是时间管理,可是时间是客观存在的,每天24小时,对每人都一样,不会因为某天很美好,就能申请多出一小时,也不会因为某天很悲惨就减少1小时。与其说是管理时间,不如说是对自己的管理,对自己使用时间的方式,对自己的做事方式进行管理。
如果你想进行时间管理,第一步要做的就是明确你最想做的是什么,对你来说最重要的、最想做的是什么。如果没有明确具体的事情吸引你,即使掌握了一些提高效率的方法,节约的时间拿来做无聊的事情也没有多大的意义。
闭着眼睛想一想,如果你每天可以多出来1个小时,你要用来做什么?想清楚后把它们写下来,它们就是你进行自我管理、时间管理的最强动机。
具体方法
好了,目的解决了,接下来说几个具体的时间管理的方法。
1.记录时间
准备一个小本子,或者是网上下载时间记录表,或者用手机软件记录,以15分钟为单位,1小时记录1次,坚持1周,你就会很清楚自己使用时间的习惯。哪些时间是不必要的浪费,哪些时间是充分利用的。
2.每晚睡前计划第二天的待办清单
晚上睡觉前想一想第二天要做的最重要的事情,最多选5件,把他们写下来,可以写在你的小本子上,也可以写在手机日历里。记住最多写5件,并且保证是最重要的,必须要完成的。如果写太多,一旦完不成,你会很受挫。
为何要头天晚上写呢,当天早上写不行吗?头天晚上写,你的大脑在晚上睡觉的几个小时里,潜意识已经开始对重要的事情默默加工了,且不会额外耗费你任何的精力。当然是头天晚上写更好啦。
3.对干扰说不
当你执行重要的事情时,要学会对预期外的干扰说不。比如你正在写一份文档,一个同事跑进来找你闲聊天或者找你帮忙。你要怎么办?当然是明确地告诉他你正在忙,有重要的事情做,委婉地告诉他等你忙完再跟他聊天。可以试试这样说,你来了,真不巧,我正在赶xxx,非常重要,等我忙完再跟你聊(你找小王看看他是否能帮你)。一般同事都会理解的,别太自责。
拒绝别人的干扰,也许容易,更要当心自己不知不觉被网络、手机干扰。手机短信、微信、QQ的消息提示音,突然跳出来的新闻网页等。最好将手机的各种提示音关掉,工作时把手机放在抽屉里,不需要的网页也全部关闭。
4.及时清理
定期清理你的屋子,包括家里的房间、桌子、办公室的文件柜、办公桌,以及你的电脑桌面,各类文件夹等。把用不着的东西扔掉、送人或删除、备份。保持物理空间和电脑虚拟空间的干净清爽,不仅可以节约你找东西的时间,还会令你心情愉悦。
5.犹豫不决时抛硬币
面临选择,犹豫不决会浪费很多时间和精力。最简单的应对方法就是抛硬币,具体做法如下。拿出一枚硬币,正面代表一个选择,反面代表一个选择。将硬币竖立在桌子上,快速弹一边,硬币快速旋转的时候,拿手捂在桌上,问自己,最期望看到硬币的哪一面。不要思考,脑中冒出来的念头就是你的最佳选择。
这个方法,用来帮助别人做选择,特别好用,自己也可以用。其实很多时候,我们心中已经有一个选择倾向,只是想让外界支持、确认一下而已。
6.学会求助
有时候,自己做不完的事情,可以请人帮忙完成。让乐于且擅长做某事的人帮你做,他们一般不会拒绝。学习一些求助的方法,比如态度要诚恳,请求帮忙时承诺给一定的回报。比如,你可以说,我需要你的帮忙/能帮我一个忙吗,因为xx(我实在完不成了/我觉得你更擅长),我向领导申请给你记加班(或改天请你吃饭)。
7.计算你的时间价值
用你的年收入÷全年工作天数÷8,得出的数字就是你每小时的价值。当你做的事情配不上你的时间价值时,最好不要浪费时间去做。比如为了吃一顿免费的午餐,排队3个小时,还要转发朋友圈。类似此类免费的事情最好不要去做,太掉价了。以为占到了小便宜,其实消耗的更多。
8.其他方法
提高阅读速度,学会跳读,节选读,时间不够时不用通读整本书。能用语音,不用文字,能打电话说的事情不用短信,发短信你来我往的浪费很多时间。使用高科技,用手机输入文字时,不需要一个字一个字的输入,可以使用语音识别功能,直接对着手机说话,手机会自动识别成文字记录下来。
以上。
周末读了Michael Heppell的《超级时间整理术:每天多出一小时》,将我认为的精华整理出来,与君共享。