一.函数与公式
何为函数
Excel函数，即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。
以常用的求和 函数SUM 为例，它的语法是 SUM(number1,number2,......)。其中 SUM 称为函数名称，一个函数只有唯一的一个名称，它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号，接着是用逗号分隔的称为参数的内容，最后用一个右括号表示函数结束。
参数是函数中最复杂的组成部分，它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以对某个单元格或区域进行处理，如分析存款利息、确定成绩名次、计算三角函数值等。
按照函数的来源，Excel函数可以分为内置函数和扩展函数两大类。前者只要启动了Excel，用户就可以使用它们；而后者必须通过单击工具→加载宏菜单命令加载，然后才能像内置函数那样使用。
何为公式
函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是Excel预先定义好的特殊公式，后者就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。
以公式 =SUM(E1:H1)*A1+26 为例，它要以等号 = 开始，其内部可以包括函数、引用、运算符和常量。上式中的 SUM(E1:H1) 是函数，A1 则是对单元格 A1 的引用(使用其中存储的数据)，26 则是常量，* 和 + 则是算术运算符(另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符)。
如果函数要以公式的形式出现，它必须有两个组成部分，一个是函数名称前面的等号，另一个则是函数本身。
二.函数的参数
函数右边括号中的部分称为参数，假如一个函数可以使用多个参数，那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。参数可以是常量(数字 和 文本)、逻辑值(例如 TRUE 或 FALSE )、数组、错误值(例如 #N/A )或单元格引用(例如 E1:H1 )，甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的要求，否则将返回错误信息。
常量
常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本，或由名称所代表的数字或文本值，例如数字 2890.56 、日期 2003-8-19 和文本 黎明 都是常量。但是公式或由公式计算出的结果都不是常量，因为只要公式的参数发生了变化，它自身或计算出来的结果就会发生变化。
逻辑值
逻辑值是比较特殊的一类参数，它只有 TRUE(真) 或 FALSE(假) 两种类型。例如在公式 =IF(A3=0,"",A2/A3) 中，A3=0 就是一个可以返回 TRUE(真) 或 FALSE(假) 两种结果的参数。当 A3=0 为 TRUE(真) 时在公式所在单元格中填入 0，否则在单元格中填入 A2/A3 的计算结果。
数组
数组用于可产生多个结果，或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。Excel中有常量和区域两类数组。前者放在{}(按下Ctrl+Shift+Enter组合键自动生成)内部，而且内部各列的数值要用逗号,隔开，各行的数值要用分号;隔开。假如你要表示第1行中的56、78、89 和第2行中的90、76、80，就应该建立一个2行3列的常量数组{56,78,89;90,76,80}。
区域数组是一个矩形的单元格区域，该区域中的单元格共用一个公式。例如公式=TREND(B1:B3,A1:A3)作为数组公式使用时，它所引用的矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区域数组。
错误值
使用错误值作为参数的主要是信息函数，例如ERROR.TYPE函数就是以错误值作为参数。它的语法为ERROR.TYPE(error_val)，如果其中的参数是#NUM!，则返回数值6。
单元格引用
单元格引用是函数中最常见的参数，引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域，并指明公式或函数所使用的数据的位置，便于它们使用工作表各处的数据，或者在多个函数中使用同一个单元格的数据。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格，甚至引用其他工作簿中的数据。
根据公式所在单元格的位置发生变化时，单元格引用的变化情况，我们可以引用相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。以存放在F2单元格中的公式=SUM(A2:E2)为例，当公式由F2单元格复制到F3单元格以后，公式中的引用也会变化为=SUM(A3:E3)。若公式自F列向下继续复制，“行标”每增加1行，公式中的行标也自动加1。
如果上述公式改为=SUM($A$3:$E$3)，则无论公式复制到何处，其引用的位置始终是“A3:E3”区域。
混合引用有“绝对列和相对行”，或是“绝对行和相对列”两种形式。前者如=SUM($A3:$E3)，后者如=SUM(A$3:E$3)。
上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据，如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据，就要使用三维引用。假如公式放在工作表Sheet1的C6单元格，要引用工作表Sheet2的“A1:A6”和Sheet3的“B2:B9”区域进行求和运算，则公式中的引用形式为=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)。也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用，还要在前面加上带!的工作表名称。
假如你要引用的数据来自另一个工作簿，如工作簿Book1中的SUM函数要绝对引用工作簿Book2中的数据，其公式为=SUM([Book2]Sheet1!$A$1:$A$8,[Book2]Sheet2!$B$1:$B$9)，也就是在原来单元格引用的前面加上[Book2]Sheet1!。放在中括号里面的是工作簿名称，带!的则是其中的工作表名称。即是跨工作簿引用单元格或区域时，引用对象的前面必须用!作为工作表分隔符，再用中括号作为工作簿分隔符。不过三维引用的要受到较多的限制，例如不能使用数组公式等。
提示：上面介绍的是Excel默认的引用方式，称为“A1引用样式”。如果你要计算处在“宏”内的行和列，必须使用 “R1C1引用样式”。在这种引用样式中，Excel使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法指示单元格位置。启用或关闭R1C1引用样式必须单击“工具→选项”菜单命令，打开对话框的“常规”选项卡，选中或清除“设置”下的“R1C1引用样式”选项。由于这种引用样式很少使用，暂不深入研究。
嵌套函数
除了上面介绍的情况外，函数也可以是嵌套的，即一个函数是另一个函数的参数，例如=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1"，RIGHTB(E2,1)="3"，RIGHTB(E2,1)="5"，RIGHTB(E2,1)="7"，RIGHTB(E2,1)="9"),"男","女")。其中公式中的IF函数使用了嵌套的RIGHTB函数，并将后者返回的结果作为IF的逻辑判断依据。
名称和标志
为了更加直观地标识单元格或单元格区域，我们可以给它们赋予一个名称，从而在公式或函数中直接引用。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，求解平均分的公式一般是=AVERAGE(B2:B46)。在给B2:B46区域命名为“物理分数”以后，该公式就可以变为=AVERAGE(物理分数)，从而使公式变得更加直观。
给一个单元格或区域命名的方法是：
选中要命名的单元格或单元格区域，鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”，在其中输入名称后回车。也可以选中要命名的单元格或单元格区域，单击“插入→名称→定义”菜单命令，在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。如果你要删除已经命名的区域，可以按相同方法打开“定义名称”对话框，选中你要删除的名称删除即可。
由于Excel工作表多数带有“列标志”。例如一张成绩统计表的首行通常带有“序号”、“姓名”、“数学”、“物理”等“列标志”(也可以称为字段)，如果单击“工具→选项”菜单命令，在打开的对话框中单击“重新计算”选项卡，选中“工作簿选项”选项组中的“接受公式标志”选项，公式就可以直接引用“列标志”了。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩，而B1单元格已经输入了“物理”字样，则求物理平均分的公式可以写成=AVERAGE(物理)。
需要特别说明的是，创建好的名称可以被所有工作表引用，而且引用时不需要在名称前面添加工作表名(这就是使用名称的主要优点)，因此名称引用实际上是一种绝对引用。但是公式引用“列标志”时的限制较多，它只能在当前数据列的下方引用，不能跨越工作表引用，但是引用“列标志”的公式在一定条件下可以复制。从本质上讲，名称和标志都是单元格引用的一种方式。因为它们不是文本，使用时名称和标志都不能添加引号。
三.函数输入方法
对Excel公式而言，函数是其中的主要组成部分，因此公式输入可以归结为函数输入的问题。
“插入函数”对话框
“插入函数”对话框是Excel输入公式的重要工具，以公式=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)为例，Excel输入该公式的具体过程是：
首先选中存放计算结果(即需要应用公式)的单元格，单击编辑栏(或工具栏)中的“fx”按钮，则表示公式开始的“=”出现在单元格和编辑栏，然后在打开的“插入函数”对话框中的“选择函数”列表找到“SUM”函数。如果你需要的函数不在里面，可以打开“或选择类别”下拉列表进行选择。最后单击“确定”按钮，打开“函数参数”对话框。
对SUM函数而言，它可以使用从number1开始直到number30共30个参数。对上面的公式来说，首先应当把光标放在对话框的“number1”框中，单击工作簿中的“Sheet2!”工作表标签，“Sheet2!”即可自动进入其中，接着鼠标拖动选中你要引用的区域即可。接着用鼠标单击对话框的 “number2”框，单击工作簿中的“Sheet3!”工作表标签，其名称“Sheet3!”即可自动进入其中，再按相同方法选择要引用的单元格区域即可。
上述方法的最大优点就是引用的区域很准确，特别是三维引用时不容易发生工作表或工作簿名称输入错误的问题。
编辑栏输入
如果你要套用某个现成公式，或者输入一些嵌套关系复杂的公式，利用编辑栏输入更加快捷。
首先选中存放计算结果的单元格；鼠标单击Excel编辑栏，按照公式的组成顺序依次输入各个部分，公式输入完毕后， 单击编辑栏中的“输入”(即“√”)按钮(或回车)即可。
手工输入时同样可以采取上面介绍的方法引用区域，以公式=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)为例，你可以先在 编辑栏中输入=SUM()，然后将光标插入括号中间，再按上面介绍的方法操作就可以引用输入公式了。但是分隔引用之间 的逗号必须用手工输入，而不能像“插入函数”对话框那样自动添加。
