建立完美的工作流程

图片来源于网络

文/阡陌三三

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前几天发了一篇文章:《流程意识在工作中很重要》,在后面的文章里我也提起过,“多备一手”的要素之一,就是要有流程意识,我一个朋友问我,那到底怎么才算是一个流程?你敢不敢再说的简单粗暴点。

今天,我就简单粗暴地和大家交流一下,怎么才算是“一个流程”。

我们不同岗位,就有不同的工作形式和内容,流程的细则也不一样,举一个最能体现流程的例子,比如前面我写过的会议,比如一个大型会议。

整个会议应该是这么一个过程,会议时间到,会议室打开了,参会的人员陆续进会场坐下,主席台上的人员就位。开始开会,主持人讲话,会议的议程依次进行,时间到,会议结束,大家出会场,会议情况弄成信息,对外宣传或报送上级单位。

大脑里构建这样一个基本会议过程,就是我们实现“会议流程”的第一阶段。

第二阶段,找准关键词。“会议时间到”的关键词是“时间”,会议室打开的关键词是“会议室”(地点),“参会人员陆续进了会场坐下”的关键词是“参会人员”,“主席台上的人员就位”的关键词是“主席台人员”等等等等,思考到信息报送环节,就大概明白会议流程的关键词了:时间、地点、人员、主持词、讲话稿、会议记录、会后要不要用餐、会议预算、宣传报道(这个不是必选项目,依情况决定需不需要报道)。

第三阶段:分段准备

会前需要做的事情,涉及点都有什么?会中需要做的事情,涉及点都有什么?会后需要做的事情,涉及点都有什么?这样一条线理下来,基本就是会议这一项事情的流程了。

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有些事情理论上可以不分阶段,再比如,领导安排你一项工作:“去和某某单位对接一下,我们想在星期三下午去他们那里学习一下什么什么”。

这整一个过程,就是我单位的一群人员,去对方单位哪个点或哪几个点交流学习。关键词是交流学习,而不是"星期三下午”,这两者的区别在于,如果对方回答,那个时间段他们合适的对接人员或讲解人员刚好有事。这时,把“星期三下午”定为关键点的人,就会折回来和领导汇报,对方单位星期三下午没有空。“那哪天他们方便呢?”领导问,你只能回答“哦,不知道了,这个他们没有说”;

如果把“交流学习”定为关键点的人,就会这样汇报:“他们说星期三下午他们相关人员有事,可能没有合适的人员陪同讲解,我问了一下,他们星期四或者星期五都行的,但星期四我单位要去的那些人当中,好几个都有会议,人到不齐,你看,我们是星期五去,还是暂时不去了?我等一下回复对方单位”……Look,这才是一个完整而完美的对接流程。

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没有流程意识的人员,看到的和处理的,只是眼下看到的那个点;有流程意识的人员,看到的是事情的整个面。你猜中前头猜不中结尾,不能算一个流程;只单纯盯住事中,不作事前和事后的统一考虑,也不能算一个流程。无论是哪项工作,从开始准备,至事中处理,直至事后完善全部完成,才算一个真正意义上流程。

流程意识真的是一个好东西,客官,你备一个。



职场内容包罗万象、气象万千。希望三三的工作感悟,能为有职业追求的人员提供一些实用帮助。

祝大家:一步一脚印,一楼一风景。

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