罗胖曾多次提到，他的跨年演讲提前半年就开始筹备了。
有人说：“组织一场线下活动，至少要筹备1—2个月的时间”。
由此可见，组织线下活动是一场耗时费力的事情。
有很多文章会教你如何组织一场有创意的活动，我在这里讲的不是如何做得精彩，而是如何高效完成它。
这里高效包括两点：一是效率：时间可控；二是效果：保证质量。也就是说，如何在相同或更短的时间里完成比其他人更多的任务，而且质量与其他人一样或者更好？
这就涉及到项目管理的概念了。
“项目”作为一个管理学的名词出现，主要是指在一定的时间和资源约束条件下，为了实现特定的目标，而要完成的一个或一系列可管理的临时的工作任务与活动。
其主要包含两个特征：
目标的指向性，即项目包含着特定的要求，是针对某一目标而出现的有待完成的任务；
环境的限定性，即项目是在一定的组织机构内，利用有限资源（人力、物力、财力等），在规定的时间内完成的工作任务。
项目管理在活动中，主要涉及范围管理、进度管理、质量管理、成本管理、人力资源管理、沟通管理等领域。
在实际操作中，我归纳出项目管理的“五步工作法”，以此来实现组织的高效。
一、前期策划做好立意确定（Scheming）——统筹全局
办好一场线下活动，从大的方面来说要思考以下几个问题：
（一）活动目的是什么？传播主导还是营销主导？
传播主导型，指的以品牌传播为主，目的是提升品牌知名度和美誉度，比如每年各类卫视的跨年晚会，请各类明星表演成本巨大，有人开玩笑是“赔本赚吆喝“，但收视率的高低直接决定了江湖地位，所以今年元旦江苏卫视和浙江卫视为了争“收视第一”撕得那么厉害；营销主导型，指的以营利销售为主，比如各种会展，车展、房展、特产美食街等。
（二）活动目标人群是谁？期待取得怎样的传播效果？活动的主题是什么？
在这里，关键是根据用户需求来确定活动主题。受众喜欢看什么，主题就往哪里靠。
（三）活动的大概框架：预算，时间，地点？
（四）活动项目团队成员以及职责？
比如一场文艺晚会，统筹板块包括流程组、主持组、嘉宾联络组、观众组、宣传组；节目板块包括节目表演、舞台布景、灯光音响、道具服装、化妆等；后勤板块包括场务安保、摄影摄像、机动等。
当这些问题确定了，活动环节大致也就定了。
二、建立标准化工作流程 （Standard Operation Process）——80分的标准在哪？
在活动开始之前，对活动所设计的各个执行环节进行研究，根据以往的经验，制定一套可行的标准的操作规程，争取对每一个细节做出明确的规定。就好像考论述题拿到了标准答案一般，明确了80分的标准，就可以避免不及格，也更有余力超常发挥考个90分。
比如在组织晚会之前，要研究以往的组织资料。一个是明确传统的活动流程：一般是怎么做的？环节一二三如何排列？二个是明确关键工作的流转方式，比如节目的过程为：（节目组）选拔节目——上报节目——（统筹组）审批——调整节目——彩排一次——调整节目——彩排二次——会前彩排三次——表演。
三、对 工 作 结 构 进 行 分 解 （Work Breakdown Structure）——具体该做什么？
根据工作流程，对整个活动的策划和组织工作进行分解，将一个总体的工作项目分解为任务，再将任务分解为工作；并形成不同任务模块之间的联动机制，确保各个任务模块能够配合良好，运转顺畅。
比如举办文艺晚会是一个项目；任务一是邀请晚会嘉宾，由联络组进行；任务一可以分解为五项工作：制定目标嘉宾名单——设计并发送邀请函——确认到场名单——打印名牌——修改主持词等文稿材料。其中，设计邀请函、打印名牌、修改主持词都需要和其他组联动。
四、抓住流程中的关键控制点（Critical Control Point）——重点关注阶段成果和关键节点
抓住执行流程中的一些关键环节与结点，即流程控制点，对整体的活动组织运行质量和状况进行督导、查缺、补漏。
这里有两层意思：一个涉及时间，即什么时候做什么成果？
设计好倒排时间表，确保时间到了成果的输出。 确保参与活动的每一位工作人员都能够对活动整体时间进度有所了解， 实现活动项目团队内部的信息互通与对称，防止各个流程环节彼此孤立。
举个例子，晚会前一个月确定所有节目，前十五天完成第一次彩排，前七天完成第二次彩排，前一天进行第三次彩排，根据这个进度进行各项工作的赶工。
另一个涉及空间，活动现场的关键点是否可以实现零差错？
此外，要提前清楚活动现场有可能出现突发状况的关键环节，争取制定好应急预案，做到未雨绸缪、有备无患。比如，晚会的关键环节在舞台流程是否流畅，那么舞台的灯光舞美运转是否正常？关键角色（比如主持人）是否有突发状况？这就是关键控制点。
之前《我是歌手》孙楠临时退赛时，汪涵临场完美发挥，避免了一场直播事故；而2019湖南卫视跨年晚会上，谢娜跟观众互动时的尬聊、抢词，成为了最大的嘲点。
五、完善后期反馈和总结（Summarizing）
在活动结束后，要促进活动的跟进报道，评估活动的影响效果。 同时，项目团队还应该对活动策划组织过程中出现的问题进行探讨，找到原因；对活动的策划和组织所涉及的各种文字、图片、多媒体等资料进行归档和备案，并将活动举办过程中所积累的经验和注意事项加以完善，当作之后的宣传材料。
胸中有沟壑，腹里有乾坤。不管举办什么类型的线下活动，多用项目管理方法来统筹全局，就可以最大限度的减少差错，实现高效。
