很多人说Deadline是第一生产力。
剧作家托尼·库什纳(Tony Kushner)曾对《纽约时报》“誓言专栏“的一位记者谈及自己的创作过程:”我的最佳工作状态是在过了截止日之后,因为那时我处于恐慌之中。“
小姜就有一次惨痛经历。老板让他翻译一份技术资料,问他多久能完成。他估计了一下说一个月,于是定下月20号交稿。头几天他还能很认真翻译,后来看着一堆的英文资料就头大,慢慢开始拖延,总想先做点别的、上网打会儿牌再说……一个月不知不觉就过了。临到期限,小张变得焦虑起来,天天抱着大叠资料回家加班到后半夜。
到了20号,老板找到小张,问:“资料都翻译好了吗?打印出来,我明天早上出差带。”
小姜只好支支吾吾告诉老板:“还差点……”
老板黑着脸没说话转身走了,小姜倍感压力废寝忘食,终于在第二天下班前完成翻译,给老板发了邮件过去。项目谈判延迟了一天,而小姜由于没有时间检查,翻译的文档中错误频现。
Deadline迫近时,的确可以让人更专注、更有效率,但如果完全依赖最后的截止期限却很容易误事,造成不必要的损失。
如何才能利用好deadline,帮助我们对抗拖延,确保工作如期完成呢?
《死线效应》这本书融合了行为科学、心理学理论、学术研究。通过大量故事和描述性案例研究,揭示了7种方法帮助团队和个人利用deadline做出更好、更有效的决策,在保证按计划进行的情况下取得成功的时间管理策略。
作者克里斯托弗·考克斯曾为《纽约时报》《智族GQ》《哈珀斯》《连线》等杂志撰写政治、商业和科学方面的文章。他曾担任《哈珀斯》主编和《智族GQ》执行主编,在任职期间他撰写的故事获得了普利策奖、美国笔会新闻奖和美国国家杂志奖等。
我们可以使用一些小技巧,让deadline发挥正面作用:
方法2:从截止日开始,用倒推法给每项工作制订时间表
把一个项目拆分成若干任务,按执行的先后顺序排列,再根据最后的deadline给每个任务设置一个截止时间,并保证按时完成。比如,小姜可以把英文资料按自然章节分为9个小任务,每个章节分配2-3天,最后剩余的时间留作检查。每2、3天冲刺一次,确保每个章节都按时翻译完成,就可以保证总任务如期交付。
方法4:化繁为简,始终将注意力放在最重要的事情上
有时,我们可能同时面对多项任务,这时要先把这些项目按重要程度进行排序,优先处理最重要的任务,然后次之,不重要的事可以不做。比如,小姜在每个阶段要优先完成翻译任务,再做其他事;如果临时有更重要的任务,也要另外安排时间翻译,及时把落下的任务补上,不能拖延。
方法5:把截止日定早一点,留出足够的时间不断改进
小姜可以把各章节所用时间再压缩,内容少的用1-2天,把总截止时间提前3、5天,校对的时间留长一些,也可以提前两天把文档交给老板请他过目,这样老板在与客户沟通时也会有充足的准备。
把截止日提前还有一个优势,如果临时增加其他任务,可以把对这个项目的影响降到最低。
上面这些方法虽然各有千秋,但实质都包含最要的一点:设定截止日,而且截止时间越早越好,提前做好准备,留出充分的时间以应对不确定的变化。