2016年11月13日 Lee公子 于重庆
在介绍时间管理的方法中，有几个罕有人提及但其实至关重要的观念需要明确。
之所以罕有人提及，是因为这些观念需要在长期的实践过程当中用心体会才能意识得到。
罕有人提及，不代表不重要，反而因为很少有人能够对这些观念理解到位，导致相应的软件在设计层面就考虑不到潜在的问题，无法满足用户深度长期使用的需求，沦为平庸的软件。
第一，时间的规划、计划、任务安排、日程是有实质区别的，几乎不可能在一个界面上完成。
- “规划”对应的时间周期比较长,一般是在一个月到一年周期内需要做的大事件。规划中记录的事项并不是那种一般的做完就需要划掉的任务事项，它是一种目标性的提醒或者是某种要求,规划中对事情的描述会比较笼统，不会是一个个具体的执行动作。这些事项可能一直需要保留。规划中记录的事项并不需要频繁的添加和修改。
- “计划”一般在一周到1个月之间需要做的事情，计划中记录的事项可能是一个信息提醒，也有可能是一个具体的执行动作，还有可能是包含多种事项的项目。计划中对事情的描述就会具体得多。
- “任务安排”是在一至三天内具体需要行动和执行的事件或者动作，我们传统意义上罗列的任务清单都是在做任务安排,任务的描述需要明确具体。任务安排是需要频繁调整添加修改的。任务安排具有主观可调整的特性。
- “日程”是某个有客观开始时间和终止时间的事件，需要提醒参与者开始的时间以做准备。
- 由于规划、计划、任务安排、日程存在比较本质的区别，因此罗列在一个列表或者视图界面中是非常不合理的。
第二，时间用“情境”划分会更有效。
时间并不是一个简单的数字和时点概念,而是一个过程和阶段概念。它在现实中一定对应着特定、具体的空间场景和环境因素，以及个人的精力特点。因此设定自己的时间段，一定要对应不同的情境，不能用“早上9点干什么，中午12点干什么，下午5点半干什么”这样的方式来安排任务，而用“要务思考时间（上班首小时）”“上午要务执行时间（10点12点）”“下午小事处理时间（5点6点）”这样的划分方式来安排任务会更加有效。
第三，任务要做类型区分，相同类型的任务一起处理。
待办任务一定要区分类型,不同类型的事情处理起来方式不同、环境条件不同，个人精力和情绪也不同。例如，思考问题，讨论沟通，执行工作，消化信息，就是几类需要在不同情境下完成的任务，很难混在一起做。
而相同类型的任务一起处理，效率会高效很多。
第四，长期和短期执行的事情做法是不同的，要分别记录，不要混淆在一起。
长期坚持要做的事情主要侧重于提醒你行动，而不是追求完成；短期要做的事情侧重于完成和结果。二者适合在不同的列表或者视图中查看，而不应该罗列在一起。
第五，个人任务和工作任务是有区别的，应该分别记录，不要混淆。
个人任务侧重于开始行动和执行过程，不一定有开始和结束任务的硬性时间要求；而工作任务侧重于创造绩效，任务往往就是需要完成的成果，大多都会有一个时间底线，而且大多需要配合他人的时间。两类事务在安排时候的弹性不同，不应该混杂在一个列表上，否则会出现任务列表中堆积了大量没有硬性完成时间的个人任务，造成自己总也完不成任务的巨大的心理压力。
第六，设定任务的“重要性”一定要有时间周期作为前提。
说一个任务的重要性的时候，一定要有时间前提，一定要明确是多长时间周期内的重要事情。眼前重要的事情，和三天后重要的事情，和一个月后重要的事情是绝对不一样的。很多很小的事情，都会因为迫在眉睫而变成一天中最重要的事情。
第七，每天聚焦最重要的三件事来完成，不要贪多。
事情的重要性是不一样的，一定要首先聚焦最重要的事，才能专注做事。而且不要贪多，每天上午明确今日最重要的三件事是什么，一天之内都要优先围绕这三件事来完成，更容易有成效和有成就感（我曾经按照某篇管理学段子里面传授的经验，设定为“一天最重要的六件事”，结果事情根本不能聚焦，效果很差，所以后来我就缩减为“一天最重要的三件事”了，我觉得这是目前对自己而言比较合理的数量）。一定不要被越列越多的工作事项搞得分不清楚重点，手忙脚乱加班熬夜之后，真正重要的事情却一事无成。
第八，用“计时”方式可以有效提高做事的专注程度。
采用柳比歇夫式的计时方法统计自己做事情的时间，对于真正了解某类事情的执行效率能够起到很好的帮助，并且能够从心理上提高自己的专注程度，是一种提高做事效率的辅助方法。
相关阅读：
