上次谈到王健林的日程表,我提到了“时间颗粒度”的概念。王健林的时间颗粒度是十五分钟,比尔.盖茨的时间颗粒度是五分钟,大部分人的时间颗粒度是半天或一小时。这样就给我们一个感觉:对时间管控能力越强的人,时间颗粒度就越细。
所以我们就会这样跟自己说,我肯定没有那些牛人厉害,不可能把时间分得那么细,先从简单的开始,把自己的时间颗粒度定为半小时吧。但我想说,恰恰相反,越是对时间管控能力差的人,越要把自己的时间颗粒度定得细一点。
比如,假设你的时间颗粒度是半小时,那你的时间安排大致是半小时完成一项工作。但关键是你能否在这半小时内全身心地投入工作呢。通常,对时间管控能力越强的人,它能持续专心工作的时间就越长,而时间管控能力弱的人,则很难长时间专心工作,既然这样,那我们就不妨将时间分得更细,比如每15分钟为一个时间节点。我们只要保证在这15分钟内能专心工作就OK了。每15分钟切换一个活动任务,这样我们对时间的利用率更高。
通常,我们安排工作有两种方式,一种是任务优先,就是规定自己一天要完成哪几项任务,只要把当天的事情做完,其他时间想干嘛就干嘛,甚至可以挥霍浪费,反正事情已经做完了。
另一种是时间优先,即在规定的时间做规定的事情,时间到了,不管事情有没有做完,都停止当前的工作,再按计划做其他事情。这有点类似于学生上课,每天都有规定的学习、休息时间,在规定的时间做规定的事情。
这两种方式都有其各自的优势,我们该怎样取舍呢?
对于有创造性的,需要耗费更多脑力的工作,比如设计、写作等。我们就选择任务优先。尽量在一个时间段内完成工作,不然,如果中途暂停,再继续工作时,就需要更高的时间精力成本。
对于重复、琐碎的工作,比如做家务、健身等。我们就选择时间优先,规定什么时候工作,什么时候休息,这样既不会因为长时间的繁杂工作而感到无聊,也不会因为拖延而浪费大把时间。
但是,我们生活中的事情往往没那么简单,不一定能这样简单地非黑即白的划分,它可能一会是富有创造性的,一会又是简单无聊的工作。那我们该怎么办呢?这时,我们就可以结合前面提到的时间颗粒度。脑子中有一个15分钟的概念,平时多留意,哪些工作是在十五分钟能完成的,哪些工作是需要分成好几个15分钟的。
当我们了解这些后,对于大部分事情,我们就能将任务优先与时间优先结合起来,即在15分钟的时间段内,我们既是完成了一项任务,又能在这段时间全身心投入。
我们再看看王健林的行程,他一天的活动内容大致是这样的:健身、会见领导、签约仪式、办公室加班。从工作任务来看,其实他一天也没做几件事情。而且我们认为的最重要的两件事情:会见领导和签约。分别只花了15分钟和20分钟。从这个角度看,我们大部分人一天的工作内容和时间,都要比他多呀。
但是,对于像王健林这样珍惜时间的人,他应该是不会在一天中的大部分时间无所事事的,比如他在去机场的时间,在飞机上的时间,应该都有合理的时间安排,可能是休息养神,也可能是看书或者是工作邮件等。估计这段时间,他又分出好几个15分钟出来,完成了好多项工作任务,只是我们不知道罢了。
确定自己合适的时间颗粒度时长,在正确的时间做正确的事情,这样才是对时间最大的尊重。