时间管理第二课

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昨天我们认识到:若要提升单位时间内创造的价值,主要有两种思路:一是提高利用时间的效率,二是提高时间的含金量。
打个比方,如果时间是一间屋子,提高效率就是把它塞得更满,而提高含金量,就是往里面放更值钱的东西。
但无论是提高效率,还是提高价值,都需要先付出行动。不谈行动的时间管理,都是空谈。
在不想行动的时候,拖延给了我们一些理由,让我们心安理得。但从长期看,我们定会为此付出代价。而越是经常拖延,则越可能在面临新任务时拖延。
从根源上来说,这种恶性循环的背后有一种生理模式,即自我和感受之间的矛盾。


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在上图中,“自我”的小人想走A路线,达成长远的目标,最终收获大树上的果实(即长远利益);而“感受”的小人想走B路线,获得眼前的快乐,不断采摘路边的小花(即短暂利益)。
要想获得大树上的果实,需要付出一定的努力。而路边的小花,不用怎么费力就能摘下来。
这时,“我们”和“我们的感受”之间,就需要商量好,然后选择一条路线。
一般来说,“我们的感受”更容易说服“我们”。

其实,想要获得行动力也不难,如果我们充分了解了这种心理模式的应对策略,就能有效调动自己的行动力。
简单说,这可以从两个方面来突破。


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产生“启动力”的第一种方式:321法则。

如何获得启动力(1)
万事开头难,任何行动都需要先启动,我们先看看如何获得启动力。


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举例来说,假如你正葛优躺着看电视,突然想起来要把脏衣服从楼上拿下来放进洗衣机。
一般来说,这个时候如果再考虑个十秒钟,我们就会马上给自己找各种理由,拖着不去做了。
所以,当下需要做的就是,心里倒数:3,2,1,然后马上站起来。走过去拿衣服,你就会惊奇地发现自己像进入了自动化模式一样,真的行动起来了。


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  • 运用321法则,就是在你产生目标,感受上还来不及反应的时候,就先一步行动起来。
    • “动起来”这一点非常重要,只要你动起来,阻扰你的感受就明显变弱了很多。

    • 像这样,感受还没酝酿到位,你就已经迈出了第一步,它不得不先跟着你走。

    • 另外,321法则一定要记得及时发动,如果等感受反应过来再用就难以生效了。

    • 为了及时发动,我们可以提前设定“大脑开关”:“如果发生了某件事情,就立马发动321法则”。

示例:


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如果用一句话来总结这个法则的精髓,那就是:

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产生“启动力”的第二种方式:捆绑策略。

如何获得启动力(2)
我们看看如何通过提高短期自控能力的方式,获得启动力。
我们还是用早上起床为例。
到了早上起床的时间:我们的目标是早上早点起床,然后去锻炼,但我们感受上希望多睡点懒觉,只要上班不迟到。
这时,你可以对自己说:


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这个方法叫“捆绑策略”,它通过重新描述现状,在当下就考虑到未来可能做出的所有行为及其代价,让我们有更大的机会面对现实,战胜肤浅的感受。
就像下图一样,由于“捆绑策略”增强了自控力,所以“自我”的小人推着“感受”的小人跑:


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示例:
下午4点,你的同事给你买了一份下午茶,里面有你最爱吃的甜甜圈。但是,你正在执行减肥计划,你需要说服自己当下的感受,拒绝甜点的诱惑。你应该怎么用捆绑策略说服自己?
请先思考,继续点击将出现答案。

参考答案
现在不拒绝这个甜甜圈,意味着未来每次碰到食物的诱惑我都无法抵抗,这会毁了我整个减肥计划!还会让我一辈子都当个胖子!

如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:


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产生“启动力”的第三种方式:行动比选择更重要。

如何获得启动力(3)
还有一种情况容易导致失去自控力,那就是想做/要做的事情太多的时候。
比如终于等到周末放假, 你有好多计划:看书、练琴、写作。
这个时候,由于你缺乏明确的目标,很可能就进入自动化的拖延状态。
由于我们很难判断两个事情哪个更重要,比如两本书看哪一本更好,于是在犹豫中寸步难行,最后走上拖延的道路。
想要改变这样的情况,就要学会做出选择。
下面这个原则可以帮到你:


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这个原则的意思是说,只要是有价值的事情,不要纠结这件事情的价值多少,就直接去做。
哪怕是花一分钟时间背两个单词,也是在积累价值,比犹豫拖延要强得多——拖延的时间都足够背几十个单词了。
有了这个理念,我们便不会再“难以选择”。
就像下图中,“自我”的小人因为只有一条明确的路,所以能快速地拉着“感受”的小人往上走。


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总结:简化原则
只要我们去积累价值,无论这件事情的收益多少,我们都能聚沙成塔。
所谓成功的人生,就是这样无数个或大或小的价值,累积而成的结果。

如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:


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可以发现,这些方法有一个共性:


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为什么这些小小的方法这么有魔力呢?
这些方法提炼于一些神经科学原理,我们做这些动作,本质上影响了大脑的前额皮质(prefrontal cortex),即大脑里负责行动和注意力的部分,以促使我们做出行动。
除此之外,这些方法还刺激了我们的基底核(basil ganglia),也就是位于大脑皮质底下一群运动神经核,从而降低了发起行动所需要的活化能(activation energy)。

持续获得执行力(1)
在学习如何持续获得行动力之前,我们先来看看“拖延者”是如何持续丧失行动力的。
通常来说,拖延者因为拖延了一个重要的事情,后面时间来不及了,不得不补上,但拆西墙补上了东墙,西墙又得补。
这是因为在补欠下的事情时,其他重要但不紧急的事情,也变得紧迫起来。
补了一圈又一圈,最后让人精疲力尽——这就是拖延的负循环。
本来拖延的过程是为了躲避压力,但拖延的恶果又让人产生一系列负面感受,比如愧疚、懊悔、焦躁。
最后的结果是,我们不但没有因为拖延而缓解了压力,反而积累了更多负面感受,让我们压力更大。
这些感受带来的压力,又更容易让人进入下一轮拖延,最后越来越不自信。
改变拖延怪圈,获得持续行动力的关键,就是要从根本上让“自我”和“感受”达成一致。


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比如说,把大任务拆解成小任务,然后每完成一个小任务,就能从中得到成就感(如图中的小花),从而奖励自己的“感受”。
我们以“写年终总结”为例:
年终总结任务分解
1.通过资料和周报,回顾工作内容和工作成果
2.确定年终总结PPT的整体构成和页面分配
3.挑选模版,搭建年终总结的PPT框架
4.写完PPT的第一个部分“工作情况”
5.写完PPT的第二个部分“经验分享”
6.写完PPT的第三个部分“未来计划”
7.完成PPT相关数据填充和表格制作
8.检查并重新编写不足和不适当的部分
9.最后确定内容是否全部完成

像这样,看起来是不是容易完成多了?
甚至,我们可以在完成每个小任务后,主动给自己一些奖励,比如散步放松、吃点零食等等。
像这样,自我的目标和感受的目标都落在同一条路线上,就自然形成正循环了。

我们学习了如何通过分解任务,来持续获得行动力。
如果用一句话来总结这个方法的精髓,那就是:


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刚才我们学习了通过任务分解持续获得行动力——也就是把大任务拆解成小任务,然后每完成一个小任务,就能从中得到成就感或者自己设置的奖励。
不过,这种获得行动力的方式偏于短期,我们再来看看如何长期获得行动力。
持续获得执行力(2)
在攻破了短期获得行动力的方法后,我们再来看看如何长期获得行动力。
要想获得长期的行动力,我们需要记住武林江湖的一句话“天下武功,唯快不破”。
在时间管理的江湖里,“快”和“早”就是你获得长期行动力的利器。
快指的是提高做事的【效率】,早指的是能【提前】就提前。
效率和提前是一个整体,效率会带来提前,提前也会带来效率,从而形成正循环。
这个原则虽然听起来老生常谈,但只要具体落实,就能产生显著效果。
(一)提前思考
在正式工作之前,你就应该先发制人,提前思考,未雨绸缪。
例如你可以提前预料障碍和困难,想到相应的对策。
(二)提高效率
工作中,可以不断改进,提高效率的方向是无限的。
就拿打印文件来说,上个月我有份文档需要打印50份,每份文件3页,并且需要修改每一份文件的标题序号。
我最初是这么做的:
最初
复制文档>>打开文档更改标题(加序号)>>打印>>等待打印>>走几步路拿回打印的文件>>装订>>(继续下一份文档……)
打印了两份后,我就觉得这样做效率不高。
接下来,我开始尝试提升效率。
改进
1.通过百度寻找解决方法,例如搜索“如何批量重命名word文档标题”,最后找到了合适的答案。
2.不再使用复制文档并改文件名的方式,而是把50份文档都制作在同一个Word内,也就是150页。
3.使用Word自带的功能批量重命名文档内的50个标题,并且实现了每个标题序号递增。
4.连续打印150页改好标题的文档再去装订。
这样一来,我的效率直接提高了数倍。
(三)“快+早”形成的正循环效应
当你秉持着“早”和“快”的原则来推进工作的时候,工作本身就会朝着良好的方向自然发展——做事进展会越来越快、做事的成果也会越来越丰富。
因为,“感受”和“自我”能够在这种正循环中,长期相互激励,不断上进。
可见,“快+早”能让“感受”和“自我“的两个小人长期地走在一条路上。
总结一下今天的方法:


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