项目管理经验-《标准会议纪要模板》

红牌后卫

(如果有需求在文章最后有百度网盘的一个链接,可以下载使用).

What

标准会议模板:项目管理和日常工作中,开会是家常便饭,大大小小开了无数个会议,结合自己的经验,总结了一个标准会议模板。

Why

日常工作标准化是一项很重要的高效工作的方法,第一能有效节约时间,第二可以融于一些思考模型,处理问题能节省精力。

通过制作标准化的会议纪要模板,每次开会只需要复制一个,简单修改一下就可以使用。

在工作中,字不如表,表不如图。表格化的会议纪要,能更清晰的了解各种的任务。

How

工作中,会议的主要目的是充分讨论问题,达成决议,进而有下一步行动来推动任务的落实与完成,最主要的是需要有下一步行动,行动截止日期,责任人已经跟进下一步行动的状态。

如下是使用的一点说明;

1.  基础模块:会议名称,时间,地点,主持人,出勤状况,主题,下一步行动,截止日期,状况,责任人和备注。

2.  主题:a. 主题可以是并列/平行结构: 一次会议有时候会有几个主题进行,一个简短的会议主题可以启动提纲挈领的作用,也方便看会议纪要的人;

b. 主题可以是按照流程/时间/空间顺序写,体现的是一个结构化思考;(流程顺序:流程A,流程B,流程C等。时间顺序:早中晚等。 空间顺序:上-中-下等)

3.   待办事项: a. 在一个主题下面,可以写上背景,部门A意见,部门B意见,然后达成的决议;

b. 颜色的运用。 灰色  :当在会后通过检查,或者是下次会议核对的时候,完成的内容可以标注成为背景灰色,代表此事项已经完成,避免成为干扰(可以隐藏掉)。

黄色和红色:通过调整背景颜色来确认重要等级,黄色是紧急,红色是重要又紧急,以此来作为提醒预警。

c. 更新状况:在待办事项中,如果在下一次会议需要更新进展的情况下,可以使用如图中“【6/27】”,日期来代表当天问题核对的进展情况,并且用区别的眼色会比较醒目,在会后让看会议纪要的人清楚下一步行动的具体情况;

4.  状况:ongoing使用黄色代表 问题正在进行,open使用黄色代表问题没有解决方案,Closed使用绿色代表问题已经解决, delay 代表问题未解决并且超截止日期, pending 代表悬而未决使用红色)。

5.  在每次的会议之后需要按照会议纪要总结一下大家需要处理的任务,并告知具体情况,然后通知下一次会议的预计时间,地点。

6. 会议纪要模板可以因自己需求进行修改。

7.新浪微盘下载地址:https://pan.baidu.com/s/1eSmY4oi

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