笔记~发现问题的方法

小时候,在乡下,常听大人评判小孩的话,其中有一种说法,叫“有眼色”。

所谓“有眼色”,就是指眼里有活,观察力强,做人能注意细节,灵活应变,应对得体,做事积极主动,能主动发现该做的事,并做好。

我跟我姑姑同岁,虽然隔着一辈,但我们从小一起上学一起玩,感情上像姐弟一样。她就是出了名的“有眼色”的小孩,嘴巴能说会道,做事有条理。

那时候,大人常常去很远的地方下地干活,我们放学之后,家里没人,我小姑便常常带着我,在家里做家务,喂猪,喂羊,将屋里屋外打扫得干干净净,收拾得井然有序。

小姑其实只比我大几个月,却俨然真的大了一辈一样,啥事都会做。其实,我说是跟着做事,那是幌子,我往往就是象征性糊弄两下,就躲到一边看小人书去了,活全部都是她干的,我只是名义上干了一下,跟着沾光,接受夸奖而已。

实际上,我有时候还有抱怨,因为在我眼里看来,家里事很多不做其实也是可以的,挺合理的,看着没啥不顺眼的地方。我在这方面,就是个典型没眼色的小孩。

工作中,其实也有类似的想象。在同样的岗位上工作,有人会发现很多问题,整天忙碌个不停;有人却整天无所事事,同事不提,上司不要求,就觉得很合理,整天无所事事,不知道做什么。只是,此时的说法与我小时候的说法不同了而已。科学的说法,前一种人叫做“有问题意识”,自然,后一种人,就是没有问题意识的人。

小时候,姑姑发现问题的眼力,不知道是天生的,还是因为她是女孩子,被训练多做事,训练出来的。但在工作上,我知道,问题意识,也就是发现问题的能力,是可以训练出来的。

怎样训练呢?我自己一般是从以下四个方面来系统进行的。

1、转化角度。

同样一种现象,从不同的角度来看问题,问题就会不一样。

例如,有些公司要求全体员工做早操,怎么看待这个问题?

有位知情者说,这是老板对大家的关心的体现。怎么解?他解释,上次开会时有人身体差,在现场晕倒,老板跑下去仔细了解调研,发现,很多员工的工作需要他们整天坐在电脑前,而他们又没有机会活动,也不太走动,长期积累,便对健康造成了损伤,所以,做做早操,是为了迫使很多不爱和没有机会运动的员工,也有个运动机会,以便锻炼员工的体质,让员工有个饱满的精神状态。从这个角度,做早操是对员工的一种关心,而且,允许在上班时间内做早操,还是一项员工福利呢!

可是,从有些员工的角度看,就觉得是完全多余,他自己每日在上班路上,本来就得花一两个小时,又坐车,又走路,运动量足够了,跑去公司,还要做那些无聊的早操,真是吃饱了撑着没事干。在他看来,这就是那些手中有点权力的管理人员,狐假虎威,没事找事,体现自己权力意志的一种方法而已。

因此,当发现不了问题,但工作进展又极其不顺利的时候,不妨多转化一下角度观察,也许就可以发现问题了。

2、调整立场

比如,你是个工程师,你在规划产品制作流程,或者工艺途径的选择上,考虑的可能是在技术上如何打通,能顺利量产的问题。

但是,你的经理考虑的可能要多很多,比如成本浪费多不多,全体员工可复制操作的难度大还是小,一天的出货量能不能满足客户订单的需求,维修和出现瑕疵时重新返工会不会有问题……如果是站在这样的立场上观察和考虑,你立即会发现,在你原来所认识和观察到的问题之外,又会多出很多问题来。

所以,在职场上,训练自己快速提高发现问题和解决问题的能力,提升自己综合能力最有效方法之一,就是以高两个级别来看待同一个问题,这样一来,你能看到问题的高度、广度,就会完全不一样。若能养成这种站高角度看问题的方式,有助于你的潜能发挥及培养自己看问题的高度。

3、切分时间点

同样的一种情况,在不同的时间节点上去观察和分析,会发现出不同的问题出来。

比如说设备运转时零件的损耗问题,在第一年可能不是问题,因为新的零配件,很少会出现问题的,但到了第二年,就会开始出问题,第三年,可能问题就会变得频繁,第四年,你就要谨慎对待,不仅仅是坏了维修的问题,当机重启的问题,可能会酿成大祸。

还比如,现在的很多公司都会认证ISO。为了满足ISO的要求,公司会订很多的标准作业流程(SOP,Standard Operation),SOP不能制订了就完事,因为每年具体操作情况都会发生变化,一些条件因素也回发生变化,因此,就要及时(三个月、半年、一年或者两年)进行修订,否则可能会存在跟不上市场和客户要求的情况发生。

4、训练客观视野

中国古人有一叶障目之说,就是说,把一个叶子挡在眼前,遮住了整个视野,还有见木不见林之说,意思是只关注到了单个现象,却没有看到问题的全貌。所以,在训练自己看问题和挖掘问题的时候,要学会尽量拉宽自己的视野,用尽量客观的视野看待问题和分析问题,不要变得狭隘和主观,尽量能广泛地搜集信息,以便了解整体状况。你会发现,问题大不相同。

例如,以前在制造业时,我常常遇到的问题,是有人报告,产品出了xx严重缺陷了,得停机。产品上出现XX缺陷,是绝对不能用的,所以停机整顿解决,当然是正确选择。可是,再追问“多少数量,多少比例,是否有连续出来,还是只在单件上出现”等等情况时,会发现让你啼笑皆非的情况,很可能是检验岗位只是在1万件中发现了一件,这一件可能是某个操作意外造成的,而不是系统性的问题,不影响整体质量状况。

也会出现相反情况,品质部门只是轻描淡写报告出了某种问题,但你再仔细追问,发现这可能不是个别现象,而是有某种趋势,会有演变成大面积出现问题和造成报废的可能。

因此,在了解和分析问题的适合,不要预设立场,要尽量多搜集仔细,用尽量客观的数据和视野去观察分析问题,是一件非常重要的事情。

发现问题的方法,当然不止这四种,我在这里列举出来这些,主要是起到抛砖引玉的作用,希望引起大家的思考。实际上,发现问题和解决问题时,真正考验的是我们的逻辑思考力,而逻辑思考力的提升,则需要我们不断地对其进行训练。不断地探索发现问题的过程,就是一种培养思考,使其成为良好习惯的过程。

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