每天忙忙忙,真不是效率问题

Day 260 of 365

全文 2685 字 | 建议阅读 6 分钟
文 | mickjoust

“林子里有两条路,我选择了行人稀少的那一条,它改变了我的一生。”(——罗伯特·弗罗斯特,《未选择的路》)

现代都市人,每天的状态都是忙忙忙,上班忙忙忙,回家也是忙忙忙,按理说,效率是非常高的,可我们怎么却一点也没有感觉到幸福,除了焦虑还是焦虑?

最近,读了一本书《每天最重要的3件事》,看到了一个FAST原则,原本以为也是讲效率的,结果却意外的明白了忙忙忙的背后正解所在。

我们可能正是因为过度追求效率,才让工作生活变得更加混乱和痛苦。

书里将这种痛苦总结为三个字:忙、盲、茫。

忙——你总觉得年轻的时候忙碌一点儿,年纪大了就不忙了;能者多劳,过了这个阶段就好了,以后就不忙了。但真的是这样吗?事实证明,生活往往只会越来越忙。

盲——你常说目标导向,使命必达,不管这个目标是学习上、职场上,还是生活上的。有时候还特意加快脚步,披星戴月地冲刺。等你终于实现了目标,却发现生命没有任何实质性的变化。犹如在地图上移动,但没有GPS,已经回到了原点,你却浑然不知,此时就会很沮丧。

茫——你想要和一群人一起战斗、一起赢,但是每次只有自己在学习、自己在加班、自己在担当;你希望有一群人组成社群,相伴追寻成功和幸福,但是每次只能单枪匹马、单打独斗。

……

这本书看上去有点鸡汤,但实际上是一本行动指南,写得简单易懂,很有操作性。两位作者,一位是时间管理讲师,张永锡。曾举行了50多届“幸福行动家”时间管理公开班,并为腾讯、Google中国、清华大学MBA等知名企业与学术机构提供培训。另一位作者是李瑞文,国家二级心理咨询师,并通过中国就业培训技术指导中心生涯规划岗位培训考核。曾作为TEDDUT、TEDTJU、TED*DMU讲者,中央人民广播电台、北京人民广播电台多档节目嘉宾。曾合著图书《挑战拖延症》。

说实话,两位并不是很出名,不过不妨碍我们在读这本书时体会到智慧的感觉,而且这本书体现了行动实践的精髓——实操性很强,读起来非常有感觉,适合反复跟着关心的主题复盘阅读。

……

时间管理不是让人一味忙碌,而是让人有时间享受生活。书中的核心观点就是,每天做到以下三件事,你就可以拥有高效、有序、轻松的生活:
第一件事:吃掉那只青蛙,让重要的事情来得及。完成一件核心要事,胜过做十件琐碎小事。
第二件事:清空收件夹,让工作与生活不被杂事打败。把零散、繁杂、恼人的杂事,转化成迅速的行动。
第三件事:每日重开机,不断检视我们的时间管理系统。只有做好时间管理的防护与更新,才能长久维持生活和工作高效能的状态。

读这本书有两种读法,第一种,顺序阅读,每天读一篇,遵循课后练习进行巩固。这样练习21天后,你的时间管理习惯就会有所改变。

第二种,先翻到144页(第十二章),按照指引填写《时间管理帝王表》空白表格。这张表格的目的是让你重新检视自己的工作系统,找出原有系统的不足,并且通过表格构思改进方法,存档记录;在做完21天练习后,再填写一次。通过对比,你会更清晰地看到自己的成长。

我推荐你用第一种,第二种方法切入点虽然是我常推荐的方法,但是这本书顺序通读一遍,再读一遍做笔记,最后再使用表格对比,效果才能更好。

书中着重讲了一个原则——FAST原则:

FAST = Frog(目标) + Action(行动) + Slice(拆解) + Time(时间)

首先,F是英文单词“Frog”(青蛙)的缩写。你看到这里也许会想:“吃青蛙?好恶心!”放宽心,这里不是魔法学校,并不是真的要大家吃什么青蛙。“青蛙”的概念是博恩·崔西(Brian Tracy)在《吃掉那只青蛙》这本著作中提出的,代表的是需要完成的工作。

高效的人并不是每天做很多小事,而是把时间花在最重要的几件事情上。

其次,A代表“Action List”,英文中的行动清单的意思。把今天要做的事情列成清单,之后就专注地一项一项做完。

每天早上花点儿时间,列出包含1~3只青蛙、5~7只蝌蚪的每日行动计划。青蛙之后的其他任务就是“蝌蚪”,就是我们所说的琐事或小任务,相对来说不是非常重要的事。蝌蚪意味着如果今天做不完可以适当舍弃。这份清单除了自己使用,还可以和团队共享,让队员互相了解彼此的进度。

第三,S是“Slice”的缩写,代表切成小片。有些青蛙,不是一口能吃完的,需要分成几天甚至几周才能吃完,那么就需要切成小片。

在你的人生中,是否有过这样的体验:一项工作庞大且重要,但恰恰因为其庞大且重要,所以总觉得还没有做好准备,明日复明日地踌躇满志却裹足不前。生死线临近时,我们惊呼一声,手忙脚乱,最终事情将将完成。这样的情形,可能出现在你写论文、考职业资格证、筹备婚礼或计划换个工作时,更可能在你的人生中屡次出现。

当你面对那些很有压力、复杂的高难度任务时,如果将它们切成小片,找到合适的下一步行动,执行起来就会顺畅得多。

最后,T代表“Time”,也就是时间。在惊涛骇浪和塞壬的歌声中,时间感可以帮助航海家们保持速度和方向感。在每天吃青蛙的过程中,时间感知能力也可以帮助我们合理地制订并遵守日程。书里介绍的番茄工作法和SWEET原则会使我们面对日程更从容。掌握了这两种方法,只要利用简单的倒计时,就可以帮助你制订合理的日程或计划,让你做事井井有条,准时下班。

书里推荐了几本书,列在这里供你参考:

《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog ),博恩·崔西,还有他的《博恩·崔西的时间管理课》、《涡轮教练:教练式领导力手册 》也值得读
《思维导图》东尼·博赞(Tony Buzan)著,东尼·博赞写了很多书,其中这本是最基础、最值得看的,堪称思维导图的经典教科书,可以通过阅读本书初步掌握思维导图这个工具
《曼陀罗九宫格思考术》松村宁雄著,九宫格思考术入门作,但是目前只有繁体中文版。
《搞定》(Getting Things Done ),戴维·艾伦(David Allen),作者说他2008年去美国向戴维·艾伦学习,后来这本书每年都要翻几遍。书中扼要介绍了时间管理领域的经典系统GTD以及实施的方法。不过这本书有点儿厚,想要详细了解GTD的可以仔细阅读。
《晨间日记的奇迹》,佐藤传,我最早开始写晨间日记就是受到这本书的启发。日本人写书总是很专注,一本书写清楚写透彻一件事。对于想深入研究晨间日记的,我推荐先读这本。

作者还提到,FAST原则除了可以帮你个人完成一天的重要任务,其实也可以管理一个团队的工作流程:

F,就是找出团队专案里最重要的事情有哪些。
A,就是列出整个团队专案的进度清单。
S,就是分配任务、切割任务,根据每个团队成员的能力去分配工作。
T,就是分配专案时间,让每个团队成员有时间去完成任务。

在我看来,FAST原则是非常实用的一个原则,值得在持续践行中反复使用,而且作者有整本书有一个洞见,就是如何通过合理的使用工具将平时一些杂事小事,大块的重要的事,通过分析拆解转化为行动清单。

我很赞同他们的这个观点,原则本身的步骤并不难,难得是做出实质性的行动。

罗伯特·弗罗斯特说过,在约束中能感到自如,那你就是自由的了。


持续践行,我们一路同行。

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