今天将时间表和工作表放在一起讲,因为它们两个相辅相成,缺一不可。当然,整个循环系统中的每一环和每个规则都相互联系,不可或缺,不过时间表与工作表的关系更加密切而已。
时间表是一天的时间安排表。工作表列安排好的项目和临时起意的想法。以下是依托于时间表和工作表,以一天为单位,运行的小循环。
第一步:创建每日时间表。
一天之始,我们拿出日程表,在时间表上填写该天日程。例如,日程表上写有,今天五点有饭局,那么就在时间表五点处写下:饭局。这样填写下来,这一天里被预定的时间,十分清楚。然后计算今天还剩有多少时间。
第二步:创建每日工作表。
在做好的时间表里,我们寻找没被占用的时间,摆放安排好的工作,或是临时加入的事情。例如,老板今天要参加一场会议,将发言稿交给你,这就是临时任务,预估这些任务的时间。对这些工作和临时任务的处理在第三步中。
第三步:排列优先级以及重新安排。
对工作表中的事情排列优先级。优先级排列最忌贪心不足蛇吞象。记住,优先级只有三种:期限在今天、期限很接近、其他。可以用ABC标示。
那么对超出今天时间余额的工作怎么办呢?有几个处理小技巧:
a 把低优先级的工作移到隔日
b 把较容易办的工作解决一部分,剩下的移到隔日
c 减少工作量,即缩小工作范围,不随意揽事
d 修改预估时间
e 委派他人处理
f 加班(不推荐)
在b技巧中还存在一个问题,即如何处理长期项目。这需要一种拆散大任务为小任务,并为之评估时间的能力。后续再说。
第四步:依照计划工作。
这里有些规则,可以帮大家更好得处理工作。
在有条件做A优先级任务时,一定要先做A。
可以设置闹钟提醒,避免忘了开会、约会等时间,也省掉大脑负担。
在完成一项工作时,接着开始下个工作。这是因为行动力具有“惯性”,身体和状态具有保持稳定的趋势,我们可以加以利用。
第五步:结束一天。
每天下班半小时前检查剩下的项目,如果有A优先级的任务没有完成,需要予以关注。在条件许可的情况下,可以委派给他人。如果该A优先级的任务是自我提升方面,可以移到隔日,但不要以此为借口偷懒哦。
第六步:离开办公室。
这一步的重点在于心态的改变,宁愿回家后,心知一切事都在正轨,也不愿回家后,脑中混沌如重担在身。你知道今天工作完成了,轻轻松松,明天的事儿,那都是明天该操的心。
第七步:重复。所以才叫小循环哪。
还是老话,重在坚持,第一天会觉得很麻烦繁琐,但这正表明你在改变,改变意味着脱离舒适区,意味进步的可能性。而真正的进步需要反思与坚持。一旦你习惯了这些,就能体会到改变的乐趣。
总结一下:一天的大致流程,有七步。第一、二、三步是准备工作,也是像火车头一样重要的部分。第四、五、六为执行,大块的时间在这里,但却井然有序。第七步是循环。
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