今天办公室的经历让我再次体会到,一个人要想良好的与外界沟通,需要让自己的边界清晰,接口清晰(也就是专业素养,对接快速),并且时刻要知道自己在做什么,对方拥有什么,自己的接口如何与对方有效的插接在一起。
起因是我们部门要做一次业务培训,找的承办单位来负责会议各项任务。这几天都看到我们的头都在与对方沟通人员情况、多少人就餐、会议室安排、以及临时增加的学员手册等等。给我的感觉就是这些事早早的也就提出来了,但是到最后一两天还不能有效地确定下来,并且临时增加的学员手册也没有最终定稿。
在与承办方对接时,总感觉对方催促的太多,这边没有定下来无法给对方最终确认,就这么一直悬着。主要是头门都认为对方催的太多,并且会议承办是对方的事,这些都需要对方考虑。这实际上已经错了,会议承办方只是一个执行者角色,他需要确定很多事项后才能去行动,目的目标不清晰时,不敢随意行动,所以就要不断的沟通确认,所要最终的结果。
换个场景,假设我来做这件事,直接手拿一份工作清单,明确最终需要做什么准备,需要多少人,需要什么资料,在两三周之前就确定学员手册呈现的内容和展示方式,然后等待填充内容,并最终定稿。并且提前使用通知和分配指标的方式来确定最终参加培训的名单,及早的确定人数,越早确定越能让会议承办方做好准备,而不是临到头了在着急上火的去做准备,所有人都搞得很紧张。
这样的标准化操作流程,实际上就可以看做一个小系统,作为一个插件,需要用时直接插到自己身上,将任务输入系统,经过加工输出成果,一名靠谱青年诞生了。
从这一点发散来看,自己总结的小系统越多,封装的插件越多,自己在接受任务时就越加自由,因为自己都有对应的插件来满足任务的要求,哪怕是自己没有类似的插件,但由于自己插件足够多,有封装的经验,也能快速封装出新的插件来满足自己的需求。